Блог

Компенсация за использование личного транспорта нормы 2019

Оглавление:

Компенсация за использование личного автомобиля

Во многих организациях востребованы выездные работники. Это могут быть агенты, менеджеры по продажам, торговые представители и другие выездные специалисты. Эффективность труда таких сотрудников напрямую определяется степенью их мобильности, и наличие автомобиля становится обязательным. Но далеко не всегда имеет смысл для работодателя обеспечивать работников служебным транспортом. Вместо этого очень часто на работу принимаются сотрудники, имеющие собственный автомобиль.

Сегодня мы предлагаем выяснить, как оформляется и выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

Оформление необходимых документов

В трудовом договоре между работодателем и водителем должен быть пункт о том, что работнику полагается компенсация за использование автомобиля в служебных целях.

Выглядит данный пункт (из трудового договора) приблизительно так:

9. При использовании личного автомобиля, работнику будет выплачиваться компенсация. Размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя предприятия.

Далее должен быть составлен приказ руководителя, в котором отражают размер компенсации, а также сведения относительно автомобиля, который будет использован в служебных целях. Это может выглядеть таким образом:

Общество с ограниченной ответственностью «Гамма»

о назначении компенсации за использование личного имущества работников

г. Санкт-Петербург 01.08.2018

Приказываю назначить Петренко Б.П. ежемесячную компенсацию за использование его легкового автомобиля марки Рено Логан с объемом двигателя 1598 см3, регистрационный номер С 243 НА 78. Номер технического паспорта 35 MT 987567, цвет «синий» в служебных целях в размере 1150 рублей. Компенсацию выплачивать с 15 августа по 29 декабря 2018 года.

Основанием служит пункт 9 трудового договора, который мы приводили в качестве примера выше.

После того как срок действия договора истечет, нужно будет составить приказ. В документе следует указать причину разрыва договора, а также дату, с которой прекращается выплата компенсации. Приказ обязательно должен быть подписан главным бухгалтером предприятия.

От чего может зависеть сумма компенсации?

Согласно ст.188 ТК РФ , работник вправе рассчитывать на два вида компенсации:

  • за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
  • на возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

В некоторых случаях компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях может облагаться НДФЛ.

Приведем пример. Предположим, что водитель не является собственником автомобиля. Транспортное средство принадлежит его брату. В этом случае работник заключает договор аренды со своим родственником. В такой ситуации на размер компенсации, получаемой служащим за использование автомобиля, будет начислен и подоходный налог.

Кроме того, на выплату компенсации за использование транспортного средства может влиять объем двигателя автомобиля. Размер выплаты компенсации меняется следующим образом:

  • при объеме мотора до 2 тысяч см 3 выплачивается 1 200 рублей;
  • при объеме мотора более 2 тысяч см 3 выплачивается 1 500 рублей;
  • для мотоциклов – 600 рублей.

Эти нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 .

Нормы компенсации по грузовым автомобилям не установлены. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностью ( пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ ).

Сумма компенсации за использование автомобиля зависит от вида транспортного средства и от объема его двигателя из-за различного расхода бензина.

При выплате компенсации в превышении установленных норм, на суммы превышения начисляется НДФЛ.

Организация или ИП должны иметь определенный перечень документов, подтверждающих, что отсутствует база для начисления НДФЛ:

  • документ, подтверждающий принадлежность используемого автомобиля работнику;
  • расчет компенсации;
  • путевые листы (несмотря на то, что Федеральный арбитражный суд Центрального округа в своем Постановлении по делу № А62-5333/2008 от 25.05.2009 года считает, что путевые листы в данном случае необязательны, во избежание споров с ИНФС рекомендуем не игнорировать их оформление);
  • кассовые чеки на ГСМ, парковку и мойку.

Согласно п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ , расходы, понесенные работником на ремонт, техобслуживания, запчасти, уплату транспортного сбора, прохождение техосмотра, являются доходом работника и облагаются НДФЛ.

Порядок выплаты компенсации

Существует ряд определенных правил выплаты компенсации:

  • размер компенсации работнику за использование личного автомобиля в производственных целях выплачивается один раз в месяц;
  • компенсация не начисляется, если личный автомобиль не эксплуатируется в производственных целях (работник находится в отпуске, командировке, на больничном);
  • в случае использования автомобиля в организации не полный месяц, компенсационные выплаты должны быть меньше нормы ( письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63 ). В этом случае расчет размера компенсации производится пропорционально количеству отработанных дней в месяце.

Можно ли уменьшить налог на прибыль при выплате компенсации?

В 2018 году сумма компенсации за использование автомобиля работника в служебных целях может быть отнесена к расходам, которые уменьшают налог на прибыль. Обратите внимание, что в такой ситуации необходимо подтверждение эксплуатации транспортного средства служащим в целях работы. Работодатель должен издать приказ и указать причину (например, у организации нет в наличии автомобилей).

Возможность учитывать расходы на содержание служебного автомобиля для учета налога на прибыль прописана в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса . При этом подавляющее большинство предприятий предпочитают возмещать расходы на бензин своим служащим, когда те используют свой личный автотранспорт в рабочих целях.

При налогообложении прибыли расходы на бензин можно учитывать, если они направлены на производственную необходимость, на основании судебных решений. В качестве примера приведем решение судей Западно-Сибирского округа. Они проанализировали договоры об использовании личных автомобилей служащих в рабочих целях.

В частности, в договорах было указано, что в обязанности сотрудников входило:

  • эксплуатация транспортных средств в служебных целях по заданию предприятия;
  • поддержание исправного состояния автомобилей на период, который указан в договоре;
  • ремонт автомобилей — капитальный и текущий;
  • нести прочие расходы на содержание транспортных средств;
  • предъявление предприятию документов, которые подтверждают эксплуатацию транспортных средств в рабочих целях (путевой лист);
  • покупка горюче-смазочных материалов для заправки.

В обязанности предприятия входило:

  • поручение таких заданий служащим, при которых автомобиль использовался бы исключительно в служебных целях;
  • возмещение расходов на горюче-смазочные материалы.

В связи с тем, что служащие использовали личный автотранспорт по усмотрению организации, выполняя ее задания, то по решению суда расходы на бензин были признаны обоснованными и понесенными в ходе рабочей деятельности. Это означает, что данные расходы могут уменьшить налогооблагаемую прибыль (на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ ).

Помимо этого, судьи указали на то, что компенсация фактических расходов – это не выплата возмещения за эксплуатацию личного автотранспорта в служебных целях. То есть, в данном примере, который мы рассмотрели, сотрудникам был возмещен только бензин. Компенсация за использование личного автомобиля в рабочих целях не была им начислена.

Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта TBis.ru посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос — обращайтесь в форму онлайн консультанта. Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК — 74999385226. СПБ — 78124673429. Регионы — 78003502369 доб. 257

Компенсация за использование личного автомобиля: когда можно не удерживать НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ и страховые взносы не удерживаются с компенсационных выплат за использование личного автомобиля в служебных целях только при соблюдении определенных условий.

Об этом предупреждает Минфин РФ в письмах от 12.09.2018 N 03-04-06/65168 и от 12.09.2018 N 03-04-06/65170.

Ведомство отмечает, что компенсационные выплаты за использование личного автомобиля в интересах работодателя освобождаются от НДФЛ в размере, определенном соглашением работника и работодателя. Это предусмотрено пунктом 3 статьи 217 НК РФ.

Для применения этой нормы организация должна иметь:

  • копию документа, подтверждающего право собственности работника на используемый автомобиль;
  • расчет компенсации;
  • документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя и осуществление расходов на эти цели.

Кроме того, оплата расходов работника по использованию личного имущества в служебных целях также не облагается страховыми взносами в размере, определенном в соглашении между организацией и сотрудником.

Как уточняет Минфин, это освобождение применяется исключительно при документальном подтверждении указанных расходов.

Использование личного транспорта в служебных целях

Автор: Шадрина Т., эксперт журнала

В предыдущих номерах нашего журнала тема использования личного имущества работника в служебных целях освещалась на раз. В этой статье более подробно рассмотрим эксплуатацию личного автомобиля. Необходимость его использования может возникнуть уже в процессе работы, а может оговариваться при приеме на работу. В любом случае использование личного автомобиля в служебных целях должно быть оформлено надлежащим образом. Кроме того, работник вправе рассчитывать на компенсацию за использование, износ (амортизацию) автомобиля. Расскажем, какие документы нужно оформить и в каком случае работнику полагается компенсация.

Другие публикации:  Передача крестьянам в собственность земельных наделов

Есть два способа оформления использования личного автомобиля работником в служебных целях:

1. В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему предусматривается возможность использования имущества работника и определяется размер компенсации за использование, износ, амортизацию.

Рассмотрим эти варианты подробнее.

Трудовой договор или дополнительное соглашение.

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:

работник использует транспортное средство в интересах работодателя;

работодатель знает об этом или согласен на это;

размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.

Суды, рассматривая иски работников о возмещении расходов за использование личного имущества, говорят, что обязательным условием для возникновения у работодателя такой обязанности является использование работником автомобиля с согласия (ведома) работодателя и в его интересах. А это подтверждается письменным соглашением. Например, Пермский краевой суд в Апелляционном определении от 16.08.2017 по делу № 33-8949/2017 указывал, что соглашение о размере компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника в интересах работодателя, должно быть выражено в письменной форме, может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее в качестве дополнительного условия трудового договора. Письменная форма названного соглашения является обязательной. Поскольку подобное соглашение работник представить не смог, во взыскании расходов и компенсации было отказано. Аналогичное решение было вынесено Санкт-Петербургским городским судом в Апелляционном определении от 05.04.2018 № 33-7704/2018 по делу № 2-2512/2017.

Нужно ли компенсировать расходы сотруднику, который использует для работы автомобиль и управляет им на основании доверенности?

Да, нужно. Однако спорным в такой ситуации является вопрос обложения страховыми взносами этой компенсации. В частности, Минтруд в Письме от 13.11.2015 № 17-3/В-542 и ФСС в Информационном письме от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615 считают, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом работника. Трудовым кодексом не предусмотрено возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества. Следовательно, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Однако есть иное мнение, высказанное судами: транспортное средство, полученное по доверенности, принадлежит работнику на законных основаниях, поэтому относится к личному имуществу. Следовательно, компенсация за его использование выплачивается в соответствии с Трудовым кодексом и не облагается страховыми взносами. Об этом говорится в определениях ВС РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 и ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14.

Определяем размер компенсации.

Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.

При определении размера работодатели руководствуются:

1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;

легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;

мотоциклы – 600 руб.

2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:

легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;

легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;

мотоциклы – 1 200 руб.

необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;

времени использования личного транспорта в служебных целях;

объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Оформляем условие о компенсации за использование автомобиля и возмещении расходов, связанных с его использованием

Допустим, при заключении трудового договора стороны договорились, что работник будет использовать свой автомобиль в служебных целях. В таком случае условия о компенсации за его использование и возмещении расходов, связанных с использованием автомобиля, должны быть прописаны в трудовом договоре.

Выглядеть это может следующим образом.

5.2. При использовании личного имущества Работника Работодатель обязан выплачивать ему компенсацию. Ее размер определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя учреждения.

В процессе работы заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируются точное наименование и марка автомобиля, реквизиты документов, подтверждающих право владения этим автомобилем (ПТС, свидетельство о государственной регистрации и т. д.), а также размер и порядок выплаты компенсации и виды расходов, которые будут компенсироваться. Приведем выдержку из дополнительного соглашения.

1. В соответствии со ст. 188 ТК РФ дополнить трудовой договор пунктами следующего содержания:

«5.3. С 01.09.2018 Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (свидетельство о государственной регистрации 52ОХ 123456) – легковой автомобиль марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.

5.4. С 01.09.2018 Работнику выплачивается ежемесячная компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 1 200 (одна тысяча двести) руб., а также возмещаются расходы:

  • на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива и смазочных материалов, указанным в методических рекомендациях (утверждены Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р), на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;
  • на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов на основании дополнительного соглашения Сторон в каждом конкретном случае.

5.5. Работник в течение трех рабочих дней после окончания месяца использования автомобиля в служебных целях представляет отчет с отражением общей информации о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходов на приобретение горюче-смазочных материалов с приложением путевых листов и чеков ККТ АЗС. Работодатель утверждает отчет Работника в течение двух рабочих дней.

5.6. Компенсация за использование транспортного средства в служебных целях выплачивается в последний день месяца за текущий месяц использования, а возмещение расходов производится не позднее трех рабочих дней с даты утверждения Работодателем отчета Работника».

Для того чтобы работник смог получить компенсацию, издается приказ.

Муниципальное бюджетное учреждение
дополнительного образования «Специализированная
детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва № 16

по художественной гимнастике»

(МБУ ДО СДЮСШОР № 16)

14 августа 2018 г. г. Н. Новгород

На основании ст. 188 ТК РФ и дополнительного соглашения от 14.08.2018 к трудовому договору от 11.09.2017 № 12

1. Установить с 01.09.2018 водителю И. И. Иванову ежемесячную компенсацию в размере 1 200 (одна тысяча двести) рублей за использование в служебных целях его личного транспортного средства марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.

2. Возмещать водителю И. И. Иванову следующие расходы, возникающие при использовании в служебных целях личного транспортного средства:

– на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;

– на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов, на основании дополнительного соглашения в каждом конкретном случае.

3. Главному бухгалтеру Е. Е. Петровой производить выплаты И. И. Иванову за использование личного транспортного средства в следующие сроки:

– ежемесячную компенсацию – в последний день месяца;

– выплату, связанную с возмещением расходов, – не позднее трех рабочих дней с даты утверждения предоставленного И. И. Ивановым отчета, в котором отражена информация о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходах на приобретение горюче-смазочных материалов.

Директор Сидоров С. С. Сидоров

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер Петрова, 15.08.2018 Е. Е. Петрова

водитель Иванов, 14.08.2018 И. И. Иванов

Страховые взносы и НДФЛ.

В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.

Другие публикации:  Дисциплинарная ответственность сотрудников полиции

При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.

Заключаем договор аренды.

В данном случае руководству спортивного учреждения нужно обратиться к нормам ГК РФ. Статьями 632 и 642 предусмотрена возможность заключения договора аренды транспортного средства с экипажем (то есть с водителем) и без такового. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и проводить его техническое обслуживание сам работник, во втором это делают иные лица.

При таком варианте за использование автомобиля работника учреждение не платит компенсацию, а вносит арендную плату.

Договор аренды транспортного средства, вне зависимости от того, арендуется он с экипажем или без такового, должен быть заключен в письменной форме.

В договоре обязательно указываются:

транспортное средство (марка, документы-основания владения им работником и т. д.);

размер, порядок, условия и сроки внесения арендной платы;

иные условия, согласованные сторонами.

При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, несет арендатор, то есть учреждение (ст. 646 ГК РФ).

В полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

Отметим, что спортивное учреждение при каждом внесении арендной платы сотруднику, у которого арендует транспортное средство, должно удерживать НДФЛ в размере 13 %.

А вот страховые взносы на арендную плату не начисляются (ст. 420 НК РФ).

При расчете налога на прибыль учреждение может уменьшить сумму дохода на величину арендной платы и иных произведенных в соответствии с договором аренды расходов. Главное, чтобы такие расходы были документально подтверждены.

Отметим, что нередко возникает путаница: учреждение арендует у работника автомобиль, но выплачивает ему компенсацию, а не арендную плату. Некоторые сотрудники пытаются воспользоваться этим и обращаются в суд с требованием о взыскании арендной платы по договору. Суды, рассматривая такие споры, тщательно исследуют все материалы дела.

Например, работодатель взял в аренду автомобиль сотрудника. В договоре определен размер арендной платы, но работник данных выплат не получал и обратился в суд с требованием об их взыскании. Суд первой инстанции удовлетворил требования работника. Однако апелляционная инстанция отменила это решение. Рассматривая жалобу, суд установил, что между сторонами фактически сложились правоотношения по использованию личного имущества в служебных целях, компенсация за использование имущества истца (автомобиля) выплачена ему в полном объеме. Согласно расчетным листкам и справкам по форме 2-НДФЛ работнику ежемесячно выплачивались заработная плата и компенсация за использование автомобиля. Кроме того, выяснилось, что автомобиль на протяжении всего времени находился у работника, он единолично осуществлял пользование транспортным средством, то есть фактически автомобиль ответчику не передавался. В полисе ОСАГО значится только работник, сведения об иных сотрудниках организации в страховой полис не вносились. Значит, фактически автомобиль в аренду не передавался. Следовательно, и арендная плата взыскана быть не может (Апелляционное определение Омского областного суда от 14.02.2018 по делу № 33-107/2018).

Подводя итог, скажем, что использование работником личного автомобиля в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданского законодательства. В первом случае заключается письменное соглашение, в котором определяются размеры компенсации за использование транспортного средства и расходов, связанных с его использованием. Во втором случае спортивное учреждение может заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем или без такового.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Поговорим, кому и в каком размере выплачивается компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году.

Главные новости января для бухгалтера

Кому нужно выплачивать компенсацию

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 208 году положена сотрудникам, которые часто выезжают по служебным делам. Определяет таких сотрудников руководитель. А список оформляет соответствующим приказом.

Кроме компенсации сотруднику нужно возместить расходы, которые он понес при эксплуатации своего имущества (ст. 188 ТК РФ).

Обратите внимание, с пециалисты Минфина считают — нужно оформлять путевые листы, чтобы выплачивать компенсацию. Но М интранс России изменил состав реквизитов путевого листа. Посмотрите, как его теперь оформить правильно, в статье » Правильный путевой лист оправдает расходы на ГСМ и зарплату водителя».

Как оформить выплату компенсации

Условие о том, что работнику положена компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2019, можно оформить соответствующим приказом руководителя. Но проще всего предусмотреть в отдельном пункте трудового договора или дополнительном соглашении к нему. Образцы оформления смотрите ниже.

Если выплата компенсации будет оформлена приказом руководителя, укажите в нем конкретные сроки выплаты. При досрочном прекращении выплаты издайте соответствующий приказ. Образец смотрите ниже.

Как начислить компенсацию за использование личного транспорта

Компенсацию нужно начислять ежемесячно и в твердой сумме. Ее размер сотрудник и работодатель определяют в письменном соглашении. Количество календарных дней в месяце значения не имеет. Если сотрудник не выполнял на автомобиле служебные обязанности, компенсацию ему за это время не начисляйте.

Например, Иванов А.И. с 1 по 7 августа находился на больничном. С 8 по 19 августа был направлен в командировку. А с 20 августа ушел в ежегодный отпуск. За август Иванову А.И. компенсация не положена.

Не допустить ошибок в расчетах с работниками просто – надо оформить подписку на журнал «Зарплата». Ведь в каждом номере журнала вас ждут решения по самым горячим проблемам – все написано доступным и простым языком со ссылками на законодательство и арбитражную практику.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2019: учет

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но только в пределах установленных норм. А нормы определяются трудовым договором или приказом на выплату компенсации (письма Минфина России от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 № 550-19).

Есть случаи, когда при выплате компенсации нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Например, сотрудник управляет автомобилем, которым владеет его брат. Удержите в этом случае НДФЛ и начислите страховые взносы на сумму компенсации.

Сумму компенсации разрешено учесть при расчете налога на прибыль и единого налогу по УСН с объектом доходы минус расходы в пределах норм. Допустимые для этих целей размеры компенсаций утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Нормы ежемесячной компенсации такие:

  • объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно) — 1200 руб.;
  • объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб.;
  • мотоциклы — 600 руб.

Пример. Иванов А.И. исполняет служебные обязанности на своем транспорте. Руководитель ООО «Альфа» установил ему ежемесячную компенсацию в размере 2000 рублей. Объем двигателя автомобиля Иванова А.И. 1600 куб. см.

При расчете налога на прибыль бухгалтер учел компенсацию в размере 1200 рублей. Он включил ее в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

800 рублей бухгалтер прибыль не учел, так как эта сумма превышает установленные нормы.

Путевые листы на компенсацию

Итак, работнику начислена компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году. А нужно ли оформлять путевые листы, чтобы ее выплатить? Специалисты Минфина считают, что нужно.

Путевой лист – это первичный документ. Он подтвердит, что транспорт сотрудника действительно использовался для служебных поездок. Это поможет обосновать понесенные расходы (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406).

Путевой лист нужен, чтобы подтвердить возможность не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, не начислять страховые взносы. А также он потребуется, чтобы учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и единого налога при УСН.

Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Многие профессии предполагают разъездной характер работы. Если компания не предоставляет корпоративный транспорт, то сотрудник, использующий для рабочих нужд личный автомобиль, может воспользоваться правом на денежную компенсацию. Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2018 году должна покрыть расходы на бензин и частично на амортизацию автомобиля.

Денежные выплаты осуществляются в том случае, если личный автомобиль используется в служебных целях по договоренности с представителями компании. Разберемся, как оформляется выплата компенсации.

Основания для выплаты компенсации расходов

Право на выплату компенсации за использование личного автомобиля в 2019 году и порядок оформления выплаты указаны в статье 188 Трудового кодекса РФ. Сотрудник может получить деньги не только за постоянное использование личной машины, но даже за единоразовую поездку. Для получения выплаты необходимо предоставить работодателю соответствующее заявление.

Другие публикации:  Заявление на выдачу ксерокопии трудовой книжки

Работник имеет право на получение двух видов выплат: оплата за использование и амортизацию личного транспорта и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества. Основанием для выплаты является соглашение между работником и работодателем. Если такового не предусмотрено, и работник использует личный транспорт по своей инициативе, работодатель имеет право не оплачивать расходы.

Основания для получения выплаты за использование личного транспорта в 2019 году:

  • Локальный нормативный акт (это может быть договор аренды автомобиля или другое соглашение);
  • Трудовой договор;
  • Должностная инструкция сотрудника;
  • Соглашение об использовании личного имущества в служебных целях;
  • Приказ руководителя об установлении выплаты.

При заключении соглашения между компанией и сотрудником необходимо указать марку и год выпуска автомобиля, а также длительность и периодичность использования в рабочих целях, обязанности, для исполнения которых используется личная машина. Компенсация выплачивается при наличии всех перечисленных документов и на основании приказа руководителя (в свободной форме). Работник также должен предоставить физические доказательства использования личного транспорта (чеки с АЗС, моек и т.д.)

Размер компенсации

Компенсация может производиться на основании предоставленных документов или по нормативам, предусмотренным государством. Фактически, государство устанавливает нормы выплат, которые необходимы в дальнейшем для расчета налога на прибыль и единого налога.

Работодатель заранее оговаривает размер и порядок расчета при заключении договора с сотрудником. В таком случае работодатель покрывает фактические расходы: проведение текущего ремонта, расход на бензин, плата за парковку, мойку, иные необходимые затраты. Работа водителя (управление транспортом) не учитывается, только расходы на использование ТС.

Размер компенсации в 2019 году составляет:

  • 1.200 рублей для автомобилей с двигателями объемом до 2 тыс. куб.м.;
  • 1.500 рублей для автомобилей с двигателями объемом более 2 тыс.куб.м.;
  • 600 рублей для мотоциклов.

Для грузового транспорта установленных нормативов не предусмотрено. Нормы являются максимальными критериями, однако работодатель вправе оплачивать фактическую компенсацию, превышающую нормы.

Полезные статьи на тему:

Учет автомобиля в бюджетном учреждении

Как учитывать время работы водителей по новым правилам

Как возместить сотруднику средства за покупку

Расчет сумм производимых выплат

Работодатель может договориться о выплате работнику фиксированной суммы. В таком случае сумма рассчитывается на основании фактического использования транспорта (по дням).

В случае, когда договоренности о фиксированной сумме нет, работнику необходимо собрать все чеки и иные документы, подтверждающие использование своего транспорта с рабочими целями. Компенсация в таком случае рассчитывается индивидуально по фактическим расходам.

Пошаговая инструкция получения компенсации расходов

Для получения денежных средств сотруднику следует проделать несколько простых шагов.

1 шаг. Подача заявления. Если в трудовом договоре указана возможность использования личного автомобиля и порядок выплаты, то заявление можно не подавать – выплаты будут оформляться автоматически.

2 шаг. Предоставление документации на машину. Документ должен содержать характеристики транспортного средства (ПТС, доверенность на управление).

3 шаг. Подписание арендного соглашения и иных документов. Факт использования личного автомобиля, а также условия компенсации в 2019 году необходимо зафиксировать документально.

4 шаг. Акт приема-передачи автомобиля. Подтверждает факт передачи транспортного средства в аренду.

Выплаты производятся раз в месяц на основании подписанного соглашения.

Налогообложение и страховые взносы

Согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ компенсация за использование личного транспорта в 2019 году не облагается НДФЛ, страховые взносы также не начисляются. НФДЛ может начисляться в случаях, когда заключен договор аренды транспортного средства. Размер налога составит 13% для резидентов и 30% для нерезидентов.

Пример: Платим сотруднику компенсацию за использование автомобиля, которым он управляет по доверенности. Машина зарегистрирована на жену. Можно ли учесть компенсацию в расходах, облагается ли она НДФЛ? Ответ

Бухучет операций по учету компенсации

Расходы компании логичнее всего списывать на те же счета, где отражена заработная плата работника, это могут быть счета 44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство» и другие. Бухгалтер должен стараться выплачивать компенсацию работнику в месяц ее начисления, иначе могут возникнуть затруднения в бухучете.

Выплата в 2019 году отражается в проводке:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) КРЕДИТ 73. Начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника.

Про бухучет и налогообложение в бюджетных, казенных и автономных учреждениях смотрите в рекомендации. А какие КОСГУ и КВР указывать при компенсации расходов сотрудникам читайте в отдельной статье.

Пример расчета компенсации

Допустим, компенсация рассчитывается в фиксированной сумме с учетом норматива. Работник использовал транспорт в рабочих целях 17 дней из 22 рабочих (согласно рабочему календарю). Рассчитаем сумму.

Бухгалтер должен начислить компенсацию в размере 927 рублей.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Трудовым кодексом предусмотрена компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году, в статье о том, как ее оформить и выплатить правильно.

Работодатель должен не только возмещать эксплуатацию личного авто сотрудника, но и компенсировать его расходы, связанные с такой эксплуатацией. Это износ автомобиля, расходы на ГСМ, техобслуживание. Как работнику подтвердить такие расходы, и какими документами закрепить их компенсацию внутри компании — в нашей статье.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году: НДФЛ и справка 2-НДФЛ

Когда сотрудник использует свой автомобиль в работе, а работодатель не против такого использования, сотруднику полагается компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году (ст. 188 ТК РФ). Амортизация авто, затраты на ГСМ также подпадают под действие этой статьи ТК.

Такие выплаты не облагаются НДФЛ, а также не включаются в справку о доходах работника. Об этом есть разъяснения: письма Минфина от 20.04.15 № 03-04-06/22274, ФНС от 27.01.10 № МН-17-3/15@, Минтруда от 27.07.16 № 17-3/В-291.

Внимание: Минфин разрешил не начислять взносы на компенсации «разъездным» сотрудникам. В каких случаях это возможно, смотрите в статье «Стало проще обосновать освобождение от взносов компенсации за разъездную работу».

Размер компенсации расходов за использование личного транспорта

Независимо от режима налогообложения, который применяет компания, компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2019 включается в расходы на дату выплаты (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Размер возмещения определяется, например в дополнительном соглашении к трудовому договору, посмотрите на рисунок ниже.

Но обращаем внимание на один нюанс. Если работник использует легковой автомобиль, размер компенсации, учитываемой в расходах, не может превышать утвержденный норматив (п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Его величина зависит от мощности двигателя (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Таблица нормативов для легковых автомобилей

Объем двигателя легкового автомобиля

Норматив (руб/мес.)

до 2000 куб. см включительно

свыше 2000 куб. см

Размер возмещения за использование грузового авто не ограничен. Принадлежность автомобиля к легковому или грузовому виду транспорта можно определить по ТС или ПТС.

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта в 2019 году

Чтобы оформить компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году, работнику надо согласовать все условия с работодателем. Размер возмещения за использование личного транспорта сотрудник и его наниматель определяют сами (ст. 421 ГК РФ). Он может быть больше тех нормативов, по которым такие расходы учитываются при налогообложении прибыли.

Проще всего включить соответствующий пункт в трудовой договор или составить доп. соглашение к нему. На основании этого работодатель отдает распоряжение производить выплату возмещения в согласованном размере. Не лишним для работника будет написать соответствующее заявление с просьбой о выплате такой компенсации.

Использование авто в служебных целях на правах аренды

Еще одним способом назначения компенсации за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году является аренда авто. Для этого компания заключает договор аренды с работником и берет его транспорт во временное пользование.

При этом, авто можно арендовать «с экипажем» и тогда им будет управлять сам работник, либо без него – когда за транспорт будет отвечать лицо, уполномоченное компанией. Все, что нужно в обоих случаях — это заключить договор аренды, где согласовать размер арендных платежей (компенсации), и передать авто по акту.

Обращаем внимание на важный момент: арендные платежи работодатель должен включить в доход работника и обложить их НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226 НК РФ).