Блог

Как оформить аренду квартиры для сотрудника

Аренда жилья работнику: НДФЛ и страховые взносы

По мнению Минфина России при оплате аренды жилья работнику, у него возникает «натуральный» доход, а значит, компания должна исчислить и уплатить с него НДФЛ и страховые взносы. Так ли это на самом деле?

Чиновники приводят стандартные аргументы (письмо Минфина России от 17.07.2015 № 03-08-05/41253). При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). К доходам в натуральной форме относится оплата организацией или предпринимателем товаров, работ, услуг (в т.ч. коммунальных) в интересах физлица (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Таким образом, оплата аренды квартиры, в которой проживает иногородний сотрудник, является его доходом, полученным в натуральной форме. Следовательно, работодатель, который в этом случае признается налоговым агентом, должен включить суммы оплаты аренды жилья в доход работника, облагаемый НДФЛ.

Подобные разъяснения Минфин России давал и ранее (письма Минфина России от 19.09.2014 № 03-04-06/46997, от 22.10.2013 № 03-04-06/44206, от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369). При этом выводы чиновников касаются ситуаций как с предоставлением жилья сотрудникам, так и с возмещением им расходов на проживание. Разница в том, что в первом случае договор аренды с арендодателем заключает сама компания, и она же оплачивает напрямую арендодателю сумму аренды. А во втором случае сотрудник сам подыскивает себе квартиру, сам заключает договор аренды с арендодателем и сам же ее оплачивает, а затем уже компания-работодатель возмещает понесенные им на аренду жилья расходы (либо сразу выплачивает ему предполагаемую сумму компенсации за аренду).

НДФЛ с аренды жилья работнику не удерживают

Позицию Минфина России нельзя назвать бесспорной. Дело в том, что оплата аренды жилья работников из других городов непосредственно связана с выполнением ими своих трудовых обязанностей и имеет компенсационный характер. Следовательно, оплата аренды жилья не должна включаться в налоговую базу по НДФЛ. И арбитражные суды с таким аргументом соглашаются. Например, в одном из постановлений (пост. ФАС ВСО от 11.09.2013 № Ф02-4189/13) был сделан акцент на статью 169 ТК РФ, в которой прописана обязанность работодателя обеспечить возмещение работнику расходов по обустройству на новом месте жительства в случае переезда на работу в другую местность. Суд признал оплату аренды жилья работника обустройством на новом месте жительства (с учетом того, что порядок этих выплат определяется именно в трудовом договоре) и, ссылаясь на норму НК РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ), освобождающую от НДФЛ выплаты компенсационного характера, установленные законодательством РФ, принял сторону налогоплательщика.

В другом деле (пост. ФАС УО от 08.06.2012 № Ф09-3304/12) решающим аргументом послужило то, что произведенные обществом выплаты арендодателям жилых помещений связаны с исполнением иногородними сотрудниками своих должностных обязанностей. Иначе говоря, сотрудник не мог бы исполнять свою работу, если бы жил в другом месте. Поэтому оплата аренды жилья работника произведена прежде всего в интересах работодателя.

Это далеко не полный перечень судебных решений, вынесенных в пользу налогоплательщиков. Есть и другие (пост. ФАС ДВО от 25.01.2013 № Ф03-5923/12, ФАС ЗСО от 02.09.2011 № Ф04-4186/11, ФАС МО от 21.03.2011 № Ф05-1300/2011), поэтому, если компания готова судиться, она может не начислять НДФЛ с жилищных расходов.

Момент исчисления НДФЛ с оплаты аренды жилья

У тех же, кто не готов отстаивать свою позицию в суде, возникает вопрос: в какой момент нужно исчислить НДФЛ в случае, когда работодатель сам договаривается и рассчитывается с арендодателем? Ведь зачастую оплата аренды квартиры производится авансом, порой даже за несколько месяцев вперед. Обратимся к подпункту 2 пункта 1 статьи 223 НК РФ, в котором сказано, что датой фактического получения дохода является день передачи дохода в натуральной форме.

На момент уплаты авансового платежа, по мнению автора, нельзя говорить о возникновении у работника дохода, облагаемого НДФЛ. Ведь, во-первых, сотрудник еще не воспользовался арендной услугой, а значит, нельзя говорить о том, что оплата была именно за нее. Есть только предоплата, а это разные понятия. Во-вторых, договор аренды может быть расторгнут, и тогда неиспользованный аванс возвращается арендатору (работодателю). Очевидно, что в этом случае у работника «натуральный» доход не возникнет до момента получения арендной услуги. Доход возникает лишь после того, как сотрудник воспользовался материальным благом, то есть пожил какое-то время в квартире. Значит, удерживать НДФЛ компания должна при выплате заработной платы за тот месяц, в котором сотрудник воспользовался арендованной квартирой.

ПРИМЕР В январе 2016 г. компания оплатила авансом аренду за февраль, март и апрель 2016 г. Соответственно, начиная с февраля у работника появляется «натуральный» доход. И при выплате февральской зарплаты (в марте) организация должна будет удержать НДФЛ за аренду квартиры в феврале.

Следует отметить, что у чиновников на сей счет иное мнение. В одном из писем Минфина России (письмо Минфина России от 26.08.2013 № 03-04-06/34883) сказано, что «дата получения дохода в рассматриваемом случае определяется как дата оплаты найма квартиры, включая авансовые платежи».

Также не нужно забывать, что работодателю придется выступить налоговым агентом по НДФЛ и в отношении лица, предоставившего свое жилое помещение в аренду (если, конечно, арендодатель не зарегистрирован в качестве ИП). Ведь в данном случае работодатель является источником выплаты дохода (письма Минфина России от 07.09.2012 № 03-04-06/8-272, от 07.10.2009 № 03-04-06-01/259).

Страховые взносы с оплаты аренды жилья работника

Чиновники считают, что суммы ежемесячного возмещения расходов по найму жилого помещения в полной мере соответствуют всем элементам объекта обложения страховыми взносами, а значит, облагаются ими (письмо ФСС России от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Но ведь сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и работниками, в том числе на основании трудового договора, не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. Оплата аренды жилья для работника относится к выплатам социального характера и не является стимулирующей выплатой. Она также не зависит от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы. Поэтому здесь нельзя говорить о скрытой форме оплаты труда и начислять взносы нет оснований.

К тому же в Законе о страховых взносах (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ) четко сказано, что не подлежат обложению страховыми взносами законодательно установленные компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность. А обязанность по предоставлению гарантий и компенсаций сотрудникам при переезде на работу в другую местность как раз предусмотрена в статье 165 ТК РФ.

Альбина Островская, ведущий налоговый консультант консалтинговой группы «Такс Оптима»

Аренда квартиры для сотрудника: расходы, налоги, бумаги

(«ЭЖ-Юрист», 2011, N 40)

АРЕНДА КВАРТИРЫ ДЛЯ СОТРУДНИКА: РАСХОДЫ, НАЛОГИ, БУМАГИ…

Юлия Матюкова, ведущий юрисконсульт, г. Дзержинск.

Часто встречающаяся практика при оформлении трудовых отношений с иностранным работником или работником, переведенным из другой местности, — включение пункта в трудовой договор или ознакомление работника с положением действующего на предприятии коллективного договора о предоставлении жилья работнику. Причем не стоит сразу думать о том, что подобное жилье дается работнику бесплатно. Предприятие, как правило, арендует для работника квартиру.

Как обезопасить организацию от рисков, которые таит в себе договор аренды жилья для работника предприятия и как заключить правильный договор с арендодателем?

Кому служебные помещения?

Сначала уточним, имеет ли организация право арендовать жилье для сотрудников и чем оно отличается от служебных помещений.

Служебные жилые помещения предназначены для проживания граждан в связи с характером их трудовых отношений с органом государственной власти, органом местного самоуправления, государственным унитарным предприятием, государственным или муниципальным учреждением, в связи с прохождением службы, в связи с назначением на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации либо в связи с избранием на выборные должности в органы государственной власти или органы местного самоуправления (ст. 93 ЖК РФ).

Как видим, данные помещения предоставляются строгому перечню граждан и только в связи со спецификой их работы, когда требуется проживать непосредственно по месту работы или рядом с ним. Причем порядок предоставления подобных помещений четко регламентирован ЖК РФ. По смыслу ст. 100 ЖК РФ можно понять, что с собственником помещения и работником заключается договор найма специализированного жилого помещения.

По договору найма специализированного жилого помещения одна сторона — собственник специализированного жилого помещения (действующий от его имени уполномоченный орган государственной власти или уполномоченный орган местного самоуправления) или уполномоченное им лицо (наймодатель) обязуются передать другой стороне — гражданину (нанимателю) данное жилое помещение за плату во владение и в пользование для временного проживания в нем.

Договор найма специализированного жилого помещения заключается на основании решения о предоставлении такого помещения.

Таким образом, прекращение трудовых отношений влечет прекращение действия договора.

Если ты не госработник

Что касается работников негосударственной организации, то они не вправе претендовать на получение служебного жилого помещения, однако это происходит путем заключения организацией договора аренды самостоятельно с физическим или юридическим лицом или путем компенсации части затрат на съем жилья работнику.

Так какое же правовое основание у организации по аренде жилого помещения для своего сотрудника? Юридическому лицу жилое помещение может быть предоставлено во владение и (или) пользование на основании договора аренды или иного договора (п. 2 ст. 671 ГК РФ). Такой договор оформляется в письменной форме независимо от срока его действия (п. 1 ст. 609 ГК РФ). Кроме того, исходя из норм п. 2 ст. 609 и п. 2 ст. 651 ГК РФ договор аренды квартиры на срок не менее года подлежит государственной регистрации. Напомним, что жилое помещение предназначено исключительно для проживания граждан (п. 2 ст. 288 ГК РФ и п. 1 ст. 17 ЖК РФ). Юридическое лицо может использовать жилое помещение лишь для проживания в нем граждан (п. 2 ст. 671 ГК РФ). Поэтому заключить договор аренды организация может. Другое дело, как происходит компенсация затрат?

Если работодатель самостоятельно заключает договор аренды и оплачивает соответствующие платежи, арендная плата рассматривается как оплата труда работника в натуральной форме (ст. 131 ТК РФ). В письме от 18.12.2007 N 03-03-06/1/874 Минфин России уточнил, что согласно ст. 131 ТК РФ в соответствии с трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству РФ и международным договорам. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% начисленной месячной заработной платы.

Другие публикации:  Есть ли налог на дарение денег

В тех случаях, когда разрешается частичная выплата заработной платы в виде пособия натурой, принимаются соответствующие меры для обеспечения того, чтобы подобного рода пособия удовлетворяли личное потребление работника и его семьи или приносили ему пользу и стоимость такой выдачи была справедливой и разумной. Потребность работника в жилье является чуть ли не первоочередной. Здесь проблем у предприятия не будет, тем более если в тексте трудового договора такое положение прописано.

Если же договор аренды заключен работником, а работодатель компенсирует стоимость арендной платы денежными средствами, то при включении такого условия в трудовой договор соответствующая компенсация будет считаться частью заработной платы сотрудника, выплачиваемой в денежной форме.

Чтобы подтвердить величину фактически произведенных затрат, работник должен представить в организацию копию договора на аренду квартиры. Однако, если договор аренды был заключен не в письменной форме (это право у физических лиц есть в силу толкования ст. 609 ГК РФ), работник подтверждает расходы иными документами, например распиской арендодателя в получении арендной платы. Если стороны договора аренды оформляли акт приема-передачи арендуемой квартиры, целесообразно запросить у работника копию и этого документа.

Не мешает знать историю квартиры

Прежде чем заключать договор, необходимо узнать историю квартиры:

— кто является собственником квартиры (если квартира не приватизирована, то сдать ее можно лишь с согласия наймодателя; если квартира в общей собственности, то договор аренды должен быть заключен со всеми собственниками);

— не находится ли квартира в залоге.

Ответ на данные вопросы можно получить, взяв в регистрационной службе выписку из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним, которая может быть получена любым лицом, обратившимся с запросом в регистрационную службу.

Сведения, содержащиеся в Едином государственном реестре прав, предоставляются в срок не более чем пять рабочих дней со дня получения органом, осуществляющим государственную регистрацию прав, соответствующего запроса (ст. 7 Федерального закона от 21.07.1997 N 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»). В выписке отражается описание недвижимого имущества, зарегистрированные на эту недвижимость права, информация о существовании (об отсутствии) ограничения (обременения) прав, существовании заявленных на недвижимое имущество правопритязаний и требований.

Выписка из Единого государственного реестра прав содержит те же общедоступные сведения на недвижимое имущество, что и свидетельство о государственной регистрации права, выданное правообладателю после проведения государственной регистрации. Однако выписка из ЕГРП может содержать изменения в отношении прав на недвижимое имущество, произошедшие после того, как правообладатель получил свидетельство о государственной регистрации права.

Итак, выписка получена, квартира ничем не обременена. Можно заключать договор.

Рассмотрим заключение двустороннего договора аренды жилого помещения (организация — арендатор, собственник помещения — арендодатель) для проживания сотрудника.

В договоре сотрудник не фигурирует, но по тексту указывается, что квартира будет использоваться для проживания сотрудника арендатора. Также указываются существенные условия договора: условия об объекте, о сроке аренды и цене.

Если трудовым договором предусмотрена частичная компенсация сотруднику за аренду жилья, то в договоре аренды она и указывается. Если арендная плата больше данной компенсации, то сотрудник самостоятельно выплачивает оставшуюся сумму собственнику помещения по договору, предмет которого организацию волновать не должен, так как в этих отношениях она уже не участвует.

Интересен момент с гарантийным платежом. Иногда он предусматривается в договоре и по окончании срока действия договора возвращается арендатору за вычетом сумм ущерба (в случае причинения материального ущерба или неуплаты обязательных платежей по договору гарантийный платеж идет на покрытие образовавшихся задолженностей или ущерба). Получается, что предприятие отвечает за действия сотрудника, повлекшие за собой порчу имущества собственника.

В договоре можно также прописать, что арендатор оплачивает коммунальные услуги самостоятельно. Однако, если будет предусмотрена обязанность жильца самостоятельно оплачивать подобные услуги, то это целесообразно предусмотреть в акте приема-передачи жилого помещения.

В разделе «Права и обязанности» рекомендуется указать, что арендодатель предоставляет жилое помещение и имущество (при его наличии) в состоянии, соответствующем условиям договора аренды, назначению арендованного жилого помещения и его пригодности для проживания, что он обеспечивает свободный доступ в жилое помещение работника арендатора.

Арендатор обязан использовать жилое помещение и имущество по назначению, своевременно производить арендные платежи, а также оплачивать коммунальные услуги, электроэнергию и т. д., а также содержать жилое помещение в технически исправном и надлежащем состоянии, соблюдать санитарные требования.

Немаловажен вопрос, касающийся цены договора. В договоре необходимо четко зафиксировать сумму, которую арендатор обязан платить за квартиру, указать порядок оплаты: наличными, на расчетный счет, срок, в который необходимо произвести оплату, последствия просрочки платежа.

Чтобы арендодатель не поднимал арендную плату через каждый месяц, лучше всего зафиксировать в договоре, что пересмотр платы по договору может быть не чаще чем один раз в год (по усмотрению сторон).

Акт при таком варианте договора нужно составить между предприятием и собственником. Но если организация предусмотрела в обязанностях плату за коммунальные услуги, электроэнергию и т. д., а фактически это обязан осуществлять работник, то можно составить второй акт между предприятием и работником, в котором прописать все интересующие вас моменты.

Например, что касается упомянутого выше гарантийного платежа, то предлагаем такую формулировку в акте: «В случае удержания из суммы гарантийного платежа в результате причинения материального ущерба или неуплаты обязательных платежей по договору жильцом последний обязуется возместить удержанную сумму арендатору в течение пяти банковских дней с момента выставления требований жильцу арендатором».

Кроме того, необходимо указать характеристику помещения и находящегося в нем имущества (взять формулировки и перечень из акта между предприятием и собственником), отметить, что жилец ознакомлен с условиями договора, заключенного между предприятием и собственником помещения, и согласен их исполнять.

При таком варианте организация компенсирует работнику лишь часть арендной платы, а в случае каких-либо нарушений со стороны работника она всегда может свои требования адресовать сотруднику. Но несоблюдение условий договора невыгодно в первую очередь самому работнику.

Что касается заключения трехстороннего договора аренды жилого помещения, то арендодателем является собственник, арендатором — организация, а сотрудник — сторона договора, которая имеет свои права и обязанности.

Помещение предоставляется также в целях проживания сотрудника предприятия. Обязанность по оплате коммунальных услуг и т. д. можно возложить на жильца. Арендную плату производит арендатор — предприятие. Обязанность по возмещению материального ущерба лежит на жильце. Он и отвечает за не вовремя оплаченные коммунальные услуги и т. д., за порчу имущества и помещения.

Акт составляется трехсторонний, в котором подробно указывается имущество и состояние помещения. Это нужно как арендодателю, чтобы в случае утраты или причинения вреда имуществу со стороны арендатора можно было доказать, что на момент передачи квартиры такое имущество было в наличии и в нормальном состоянии, так и арендатору.

Если имущество было с недостатками, то все надо подробно изложить в акте, чтобы впоследствии собственник не смог предъявить претензии по поводу имущества. Например, пожилая женщина через несколько лет (при заключении договора аренды на неопределенный срок) может напросто забыть, что ножка у стола была сломана на момент передачи квартиры.

Предприятие в данном варианте риски несет минимальные. Полагаем, что второй вариант является предпочтительным.

Не забыть про НДФЛ

При аренде квартиры у физического лица нужно удержать НДФЛ. Доходы, полученные физическим лицом от сдачи в аренду имущества, находящегося в РФ, облагаются НДФЛ в силу ст. ст. 208 и 209 НК РФ. С указанных доходов исчисляется НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

У организации, арендующей квартиру у физического лица, возникают обязанности налогового агента. То есть согласно п. 1 ст. 226 НК РФ она должна исчислить НДФЛ, удержать его у арендодателя при фактической выплате арендного платежа и перечислить сумму налога в бюджет.

Однако данное правило не действует, если компания арендует квартиру у физического лица, которое зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя. Тогда организация не обязана удерживать НДФЛ. Ведь индивидуальные предприниматели самостоятельно исчисляют и уплачивают этот налог в бюджет и отчитываются о полученных доходах (п. 2 ст. ст. 226 и 227 НК РФ), то есть являются налоговыми агентами. Чтобы этот факт был документально подтвержден и организация не была введена в заблуждение относительно лица, с которым заключается договор аренды, нужно запросить у ИП — арендодателя копии двух свидетельств: о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя и постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории РФ.

Аренда квартиры для сотрудника

Вопрос-ответ по теме

Может ли фирма арендовать для своего сотрудника квартиру. Как это оформить и какие проводки при этом нужно сделать. Если фирма на УСН (доходы-расходы), можно ли аренду включить в расходы?

Да, арендовать квартиру для сотрудника Вы можете. Порядок учета таких затрат при налогообложении зависит от цели и порядка оформления найма жилья.

  1. Если Вы арендуете квартиру в другом городе для проживания сотрудников в командировке, то учесть расходы на аренду квартиры можно в качестве расходов на командировки, но только за те дни, когда там проживали сотрудники. Плату за аренду за период, когда квартира пустовала, списать нельзя (письма Минфина России от 15.01.2016 № 03-03-07/803 и от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178). Несмотря на то что указанные письма адресованы организациям на общей системе налогообложения, приведенные в них выводы можно распространить и на организации на «упрощенке» (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).

В бухучете отразите эти операции проводками:

Дт 76 – Кт 51 (50,71) – оплачена аренда квартиры;

Дт 20, 26, 44 – Кт 76 – отражена стоимость аренды квартиры в затратах компании.

2) Если Вы арендуете квартиру для сотрудника и это предусмотрено системой оплаты труда в организации (трудовыми, коллективными договорами и прочим), то такие затраты можно учесть в качестве оплаты труда, выданной в натуральной форме. Но лишь в размере, не превышающем 20 процентов от начисленной месячной зарплаты работника. Так как, согласно статье 131 Трудового кодекса РФ, натуральная форма зарплаты не может превышать указанного предела. Такие выводы содержат письма Минфина России от 19 марта 2013 г. № 03-03-06/1/8392, от 18 мая 2012 г. № 03-03-06/1/255 , от 2 мая 2012 г. № 03-03-0/1/216. Хотя суды данную точку зрения не поддерживают, по их выводам в качестве расходов на оплату труда в этом случае можно учесть всю сумму выплат.

Отметим, что при таком оформлении выплат по аренде жилья с доходов сотрудника организация должна исчислить НДФЛ и страховые взносы.

В бухучете отразите эти операцции проводками:

Дт 76 – Кт 51 (50) – оплачена аренда квартиры;

Дт 70 – Кт 76 – стоимость аренды квартиры зачтена в счет выплаты зарплаты;

3) Если же наем жилья не связан с командировками и не предусмотрен системой оплаты труда, то учесть эти расходы при расчете единого налога не удастся, так как перечень расходов, которые можно признать при упрощенке, является строго ограниченным. Он приведен в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Другие публикации:  Международный агентский договор образец

Из статьи журнала «Упрощенка», №3, март 2016
Аренда квартиры для командированных сотрудников учитывается в расходах при УСН частично

При «упрощенке» можно учесть расходы на наем жилья в командировке (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Причем учитывать такие траты разрешается в полном объеме. Главное, чтобы они были подтверждены документами — счетами, чеками из гостиницы, бланками строгой отчетности (подп. 13 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ). Однако иногда в командировку сотрудники ездят в один и тот же город. В таком случае работодатели, чтобы сократить свои затраты, арендуют работникам квартиры. Это выгоднее, чем постоянные расходы на гостиницу. Можно ли списать всю сумму арендной платы за месяц?

Минфин считает, что нельзя. Учесть расходы на аренду квартиры можно только за те дни, когда там проживали сотрудники. Плату за аренду за период, когда квартира пустовала, списать нельзя (письма Минфина России от 15.01.2016 № 03-03-07/803 иот 25.03.2010 № 03-03-06/1/178).

Таким образом, если вы арендуете квартиры работникам в командировке, то вам придется самостоятельно посчитать сумму арендной платы, которую можно отнести на расходы по итогам месяца. Для этого составьте бухгалтерскую справку. В ней укажите стоимость и срок аренды, а также время, в течение которого жили работники, — на основании приказов о командировке, авансовых отчетов, билетов и пр. Затем цену аренды поделите на количество дней в месяце и умножьте на число дней проживания работников. Так вы получите сумму, которую можно списать при «упрощенке».

Однако с такой позицией специалистов финансового ведомства можно и поспорить. Ведь НК РФ разрешает полностью списывать расходы на аренду жилья в командировке. Поэтому вы можете списать траты в полном размере. Но будьте готовы отстаивать свою позицию в суде. Судьи зачастую встают на сторону налогоплательщиков, особенно если стоимость аренды квартиры ниже трат на гостиницу (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 03.10.2014 № Ф06-14949/2013).

КНИГА «ЗАРПЛАТА, ВЗНОСЫ И ДРУГИЕ ВЫПЛАТЫ В СТРОИТЕЛЬНОЙ КОМПАНИИ»

1.7.1. Аренду оплачивает работодатель

Свою позицию по налогообложению жилья, которое работодатель предоставляет работнику (или оплачивает для него), Минфин России изложил в письме от 19 мая 2015 г. № 03-03-06/28809. Схожие разъяснения содержит письмо ФНС России от 12 января 2009 г. № ВЕ-22-3/6@. Оно размещено на сайте налоговой службы (nalog.ru) в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами».

1.7.1.1. Натуральная часть зарплаты

Официальная позиция в целом благоприятна для компаний.

Контролирующие органы не возражают против того, чтобы признать затраты на оплату аренды жилья в расходах, уменьшающих прибыль. Но только если они оформлены как часть оплаты труда и это закреплено в трудовом договоре.

А что требуется для того, чтобы считать оплату жилья частью заработка?

Размер оплаты труда считается установленным, если из условий трудового договора можно достоверно определить, какая сумма зарплаты причитается работнику за фактически выполненный объем работ. То есть если работник, не получив причитающуюся плату (в денежном или натуральном выражении), может на основании трудового договора потребовать от работодателя уплатить ему за работу конкретную сумму.

По общему правилу организация платит зарплату деньгами – в рублях (ст. 131 Трудового кодекса РФ). В то же время в соответствии с коллективным или трудовым договором по письменному заявлению работника оплачивать его труд работодатель может и в других формах, не противоречащих законодательству.

Таким образом, если оплата жилья предусмотрена в трудовом договоре как часть зарплаты и установлен ее конкретный размер, то подобная выплата является составной частью заработка в неденежной форме. Строительная компания вправе учесть ее в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда как заработную плату в натуральной форме. Но лишь в размере, не превышающем 20 процентов от начисленной месячной зарплаты работника. Так как, согласно статье 131 Трудового кодекса РФ, натуральная форма зарплаты не может превышать указанного предела. Такие выводы содержат письма Минфина России от 19 марта 2013 г. № 03-03-06/1/8392, от 18 мая 2012 г. № 03-03-06/1/255 , от 2 мая 2012 г. № 03-03-06/1/216, от 17 января 2011 г. № 03-04-06/6-1 (п. 1 разд. II). А также УФНС России по г. Москве от 24 марта 2009 г. № 16-15/026382, от 11 января 2008 г. № 21-08/001105@.

1.7.1.2. Выплата социального характера

Если же указанные расходы не являются формой оплаты труда и носят социальный характер, по мнению финансового ведомства, учесть их при исчислении прибыли нельзя. Причем независимо от того, предусмотрены они трудовыми договорами или нет (п. 29 ст. 270 Налогового кодекса РФ).

1.7.1.3. Арбитражная практика

Суды точку зрения чиновников не разделяют.

По их мнению, статья 131 Трудового кодекса РФ не может регулировать налоговые правоотношения и устанавливать применительно к ним какие-либо ограничения. На это указано в постановлении ФАС Центрального округа от 29 сентября 2010 г. № А23-5464/2009А-14-233. В нем также отмечено следующее. Перечень предусмотренных трудовым (коллективным) договором выплат в пользу работника, которые учитывают при исчислении налога на прибыль, является открытым. И если затраты на обеспечение работников жильем вызваны производственной необходимостью и предусмотрены трудовыми договорами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль в силу прямого указания статьи 255 Налогового кодекса РФ.

Однако следует предостеречь компанию. За несоблюдение норм трудового законодательства ее могут оштрафовать на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб., а ее руководителя – на сумму от 1 тыс. до 5 тыс. руб. Такая ответственность предусмотрена в пункте 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. То есть установить работнику размер неденежной доли зарплаты выше 20 процентов нельзя – это нарушение трудового законодательства.

Добавим: не все суды согласны, что затраты на жилье можно учесть лишь в составе расходов на оплату труда. Например, ФАС Московского округа в постановлении от 30 июля 2010 г. № КА-А41/8336-10 пришел к такому выводу. Организация правомерно включила их в состав прочих расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Достаточным основанием для этого арбитры сочли то, что затраты являются экономически оправданными и связаны с производственной деятельностью компании.

Аналогичный вывод содержит и постановление ФАС Центрального округа от 15 февраля 2012 г. по делу № А35-1939/2010. В нем подчеркнуто, что глава 25 Налогового кодекса РФ не содержит закрытого перечня расходов, учитываемых в целях налогообложения. Следовательно, позволяет уменьшить налоговую базу на любые расходы при условии, что они связаны с деятельностью, направленной на получение доходов.

Из статьи журнала «Учет в образовании», №5, май 2015
НДФЛ и взносы за аренду жилья можно не уплачивать

По результатам выездной проверки Пенсионный фонд РФ доначислил бюджетному учреждению суммы взносов на обязательное страхование.

Кроме того, за занижение облагаемой базы и неуплату контролеры насчитали неустойку.

Основанием для такого решения послужил вывод о том, что выплата компенсаций за аренду жилья является составной частью заработной платы сотрудников. Кроме того, такие расходы обусловлены трудовыми отношениями и напрямую связаны с трудовой деятельностью. А так как выплата компенсации носила систематический характер, контролеры сочли, что ее необходимо облагать страховыми взносами на основании норм статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ (далее – Закон № 212-ФЗ).

Учреждение, не согласившись с таким решением, обратилось в суд с иском к ПФР.

Судьи встали на сторону учреждения. При этом они пояснили следующее.

Взносы можно не начислять

Согласно части 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, объектом обложения страховыми взносами признают выплаты и иные вознаграждения, которые начисляют учреждения-работодатели в пользу физических лиц по трудовым и гражданским правовым договорам. В частности, компенсация – это денежная выплата, цель которой возместить сотрудникам затраты, связанные с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных законом обязанностей. Так, в силу статьи 169 Трудового кодекса РФ при переводе специалиста в другую местность по предварительной договоренности с работодателем последний обязан возместить расходы на переезд, провоз имущества и обустройство на новом месте жительства. При исследовании материалов дела арбитры установили, что учреждение заключало срочные трудовые договоры с иногородними специалистами. Причина – потребность в профильных работниках, которых не получилось найти в своей местности. В частности, чтобы привлечь работников, учреждение установило ежемесячные выплаты новым специалистам в виде компенсаций за наем квартир. Позже их выплачивали работникам на основании приказов руководителя. Судьи посчитали, что данные суммы не были стимулирующими и не зависели от сложности, качества, количества и условий работы. Кроме того, выплата компенсаций не входила в систему оплаты труда учреждения. На этих основаниях спорные выплаты не подлежали включению в базу для исчисления страховых взносов.

Вопрос уплаты НДФЛ не урегулирован

Что касается налога на доходы физлиц, то чиновники настаивают: суммы оплаты работнику расходов на переезд к новому месту работы и наем жилья необходимо облагать налогом на доходы физических лиц в установленном порядке. Данная позиция озвучена в письме Минфина России от 5 августа 2014 г. № 03-04-06/38542. При этом не имеет значения, какой способ оплаты был выбран: оплата самого жилья или компенсация расходов сотруднику. Финансисты указали, что положения статьи 169 Трудового кодекса РФ в данном случае применять недопустимо. Это касается только тех ситуаций, когда сотрудник переезжает с одного места работы на другое по согласованию с работодателем. То есть на момент переезда специалист уже должен состоять в трудовых отношениях с учреждением. А возмещение новым сотрудникам таких расходов законодательно не предусмотрено.

В связи с этим чиновники сделали вывод, что на данную выплату не распространяется действие пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, согласно которому компенсацию за наем жилья освобождают от обложения налогом на доходы физических лиц. Однако суды считают, что статья 169 Трудового кодекса РФ применима к отношениям с вновь принятыми иностранными работниками. Суммы компенсаций, связанных с их переездом, не облагают налогом на доходы физических лиц (см., например, постановление ФАС Дальневосточного округа от 22 февраля 2012 г. № Ф03-417/2012).

Чиновники и арбитры по-разному трактуют статью 169 Трудового кодекса РФ. А значит, имеют разные мнения в вопросе начисления страховых выплат и НДФЛ в случае, если учреждение арендует для работника или соискателя квартиру либо выплачивает компенсацию за наем жилья. Поэтому, если учреждение принимает решение не начислять налог на доходы и страховые выплаты на суммы компенсации для оплаты жилья новому работнику, свою позицию, скорее всего, придется отстаивать в суде.

Аренда жилья для работников

Каковы налоговые последствия для компании

Мы благодарим бухгалтера Светлану Костыренко (Республика Коми, г. Усинск) за предложенную тему статьи.

Другие публикации:  Полис осаго купить в улан-удэ

Руководители организаций который год жалуются на дефицит квалифицированных сотрудников. Вот и приходится «выписывать» работников из других регионов и из-за рубежа. А порой еще и предоставлять им жилье, для чего работодатели снимают квартиры или комнаты. Поговорим о том, как учесть аренду жилья для работника или возмещение ему расходов на наем жилья для целей налогообложения.

Организация сама оплачивает аренду напрямую собственнику жилья

Здесь возможны два подхода.

ПОДХОД 1 (безопасный, но не самый выгодный)

Контролирующие органы считают, что расходы на аренду — это оплата труда в натуральной форме, которая образует доход работника. Поэтому обязанность обеспечить работника жильем должна быть прописана в трудовом договоре с ним.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Если договор аренды с собственником жилья будет заключен на год или более, то его нужно будет регистрировать в органе Рос­ре­естр а п. 2 ст. 651 ГК РФ .

При этом в соответствии с ТК РФ часть оплаты труда, выплаченная в натуральной форме, не может превышать 20% от суммы зарплаты сотрудник а ст. 131 ТК РФ . И по мнению Минфина, из всех трат на аренду квартиры в «прибыльных» расходах компания может признать в качестве расходов на оплату труда только сумму, не превышающую указанный лими т ст. 255 НК РФ; Письма Минфина от 19.03.2013 № 03-03-06/1/8392, от 02.05.2012 № 03-03-06/1/216, от 28.10.2010 № 03-03-06/1/671, от 17.01.2011 № 03-04-06/6-1 .

Хотя однажды суд признал, что такие расходы можно учесть для целей налогообложения прибыли полностью. ФАС Центрального округа указал на то, что расходы были направлены на обеспечение производственного процесса и без них приглашенные издалека сотрудники не смогли бы выполнять свои трудовые обязанности. А также отметил, что нормы ТК не могут регулировать налоговые отношения и довод о 20%-м ограничении неправомерен. Ведь перечень расходов в пользу работника, которые можно учесть при расчете налога на прибыль, является открыты м Постановление ФАС ЦО от 29.09.2010 № А23-5464/2009А-14-233 .

Доход работника в виде уплачиваемой за него арендной платы должен облагаться НДФ Л подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ; п. 2 Письма Минфина от 07.09.2012 № 03-04-06/8-272; Письмо Минфина от 05.07.2013 № 03-04-06/25983 . Поэтому из денежных доходов работника придется удерживать нало г пп. 1, 2 ст. 226 НК РФ .

Не забудьте о том, что, оплачивая аренду напрямую собственнику жилья, являющемуся физическим лицом — непредпринимателем, ваша компания в любом случае становится налоговым агентом и в отношении доходов, полученных арендодателем, поэтому должна удержать из них НДФЛ п. 5 ст. 3, пп. 1, 4 ст. 226, подп. 1 п. 1, п. 2 ст. 227 НК РФ; Письмо Минфина от 29.04.2011 № 03-04-05/3-314 .

Также сумму арендной платы нужно будет включить в базу по страховым взносам. Так как она формирует «натуральный» доход работника, полученный им в рамках трудовых отношени й ч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ) .

Что касается бухучета, то для отражения операций, связанных с арендой жилья, надо будет сделать следующие проводки.

Как оформить и учесть съемную квартиру сотрудника

Компания может снять квартиру для иногороднего сотрудника или специалиста на время командировки. Рекомендации бухгалтеру по учету жилья.

Миграция кадров с каждым годом только растет: компании приглашают на работу иногородних сотрудников с условием предоставления жилья, или, наоборот, работниками берутся в аренду квадратные метры во время длительных командировок. Тем временем бухгалтеру нужно решить всего один вопрос – а как, собственно, оформить и учесть апартаменты напрокат?

Итак, в соответствии с трудовым или коллективным договором организация при приеме на работу нового сотрудника предоставляет иногородним гражданам жилье. Это могут быть комнаты в общежитии, в гостинице, отдельная квартира или комнаты в квартире. В любом случае мы имеем дело с договором найма жилого помещения. Как его оформить?

Договор напрямую

Первый вариант – заключить договор найма жилья с физическим лицом напрямую от организации. Арендную плату по такому контракту в этом случае можно производить либо перечислением на личный банковский счет арендодателя, либо выдавать проживающему в квартире сотруднику наличные деньги под отчет для оплаты жилья.

При этом в договоре необязательно указывать фамилии вселившихся в квартиру работников, достаточно наличия записи – «для проживания сотрудников нанимателя». Кроме того, в контракте лучше сразу оговорить, будет ли компания-наниматель удерживать из суммы арендной платы налог на доходы физических лиц в качестве налогового агента. Если это условие не прописать, то собственник квартиры не позднее 30 апреля следующего года обязан будет самостоятельно подать декларацию о доходах за истекший год и затем уплатить НДФЛ.

Самообслуживание

Второй вариант. Сотрудник сам заключает контракт о найме жилья непосредственно с собственником квартиры или комнаты, где он будет проживать, а копию договора предоставляет в организацию. Оплату за жилье работник производит из собственных средств. Для подтверждения своих расходов и получения компенсации ежемесячно составляет авансовые отчеты по оплате жилья.

Обратите внимание, что акты по оказанным услугам аренды составлять не нужно, достаточно наличия договора.

На практике также возможен вариант предоставления жилья сотруднику по договору поднайма (субаренды) жилого помещения. Такой вид договора предусмотрен статьей 685 Гражданского кодекса РФ. В этом случае компания сначала заключает договор найма жилья непосредственно с собственником квартиры, но с условиями возможности поднайма. Параллельно заключается контракт поднайма жилого помещения со своими работниками. Нанимателем будет являться работодатель, а поднанимателем сотрудник организации. При этом поднаниматель не приобретает самостоятельного права пользования жилым помещением. Срок договора поднайма должен совпадать со сроком договора найма.

Расходные на гастарбайтеров

Сейчас многие компании привлекают на работу иностранных граждан. Этим работникам компания предоставляет общежитие. В этом случае налоговики не разрешают учитывать в расходах затраты на оплату найма жилья для иностранных работников. И вот почему. Согласно пункту 4 статьи 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся, в частности, стоимость жилья, бесплатно предоставляемого работникам в соответствии с порядком, установленным законодательством РФ. Обязанность работодателя предоставлять бесплатное жилье иностранным гражданам трудовым законодательством не предусмотрена. Следовательно, при расчете налога на прибыль организации нельзя учесть и расходы по найму жилья для иностранцев. Такие разъяснения даны в письме УФНС по г. Москве от 24марта 2009 года №16-15/026382.

Налоговые обременения

Теперь что касается расходов по аренде жилья. Здесь нужно учесть один очень важный момент: если аренда жилья за счет работодателя предусмотрена в трудовом договоре, то сумму стоимости квартиры вы можете учесть в составе расходов на оплату труда на основании пункта 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Однако, по мнению налоговых инспекторов, эта сумма не должна превышать 20 процентов от начисленной зарплаты сотрудников. Объясняют контролеры это тем, что согласно статье 131 ТК РФ, заработная плата, выплачиваемая в натуральной форме, не может превышать 20 процентов.

Например. Сотруднику начислена зарплата в размере 10 тыс. рублей и при этом ему предоставлена комната в общежитии за 5 тыс. рублей в месяц. Организация оплачивает за работника стоимость проживания. В расходах компании бухгалтер вправе учесть только 20 процентов от 10 тыс. рублей – то есть 2 тыс. рублей. Если же сотрудник оплачивает жилье сам, а затем эти затраты ему компенсируют, то сумму компенсации вообще нельзя учитывать в расходах. Такая позиция изложена в письмах Минфина России от 17 января 2011 года №03-04-06/6-1,17 марта 2009 года № 03-03-06/1/155, ФНС России от 12 января 2009 года №ВЕ-22-3/6.

Что касается НДФЛ, то оплата организацией жилья является доходом, полученным сотрудниками в натуральной форме (пп. 1 пункта 2 ст. 211 НК РФ). Следовательно, этот налог необходимо удерживать со стоимости проживания.

Если оплата аренды жилья работником предусмотрена в трудовом договоре, то в этом случае на сумму арендной платы нужно начислять взносы в государственные внебюджетные фонды. Это прописано в статье 7 Федерального закона от 24 июля 2009 года №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». Но тут обратите внимание на следующий момент: взносы нужно начислять только на те 20 процентов арендной платы, которые учитываются в расходах при расчете налога на прибыль. Начисленные взносы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, в составе расходов на оплату труда.

Если же найм жилья за счет работодателя трудовым договором не предусмотрен, то учесть в расходах сумму арендной платы нельзя. Следовательно, и взносы во внебюджетные фонды в таком случае начислять не надо. Посмотрите письмо Минфина России от 3 июня 2008 года №03-04-06-01/149. Оно касается ЕСН, но действительно и для взносов во внебюджетные фонды, поскольку порядок начисления и уплаты не менялся.

Если компания оплачивает жилье для сотрудников и вместе с актом оказанных услуг получает счет-фактуру, то тут могут возникнуть споры с налоговиками по поводу принятия к вычету суммы входного НДС. По мнению чиновников, если затраты в налоговом учете не признаются или признаются не в полном объеме, то и НДС по этим затратам нельзя принимать в полном объеме.

Например. На основании трудового договора организация предоставляет сотрудникам комнаты в общежитии. Получен счет от ТСЖ за проживание работников на сумму 20 тыс. рублей (в том числе НДС – 3,05 тыс. рублей). Начисленная зарплата составила за месяц 40 тыс. рублей – в налоговом учете организация может учесть только 3,39 тыс. рублей (20 000-3 050))х20%), остальные расходы компания списывает за свой счет. НДС к вычету в данном случае составит 610 рублей.

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.