Блог

При направлении работника в командировку необходимо оформить

Оглавление:

Оформление служебной командировки в 2019 году

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

В соответствии со статьей 166 ТК РФ , служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как оформить командировку сотруднику в 2019 году и какие формы для этого использовать?

Оформление командировки в 2019 году: документы

Оформление командировочных документов в 2019 году вытекает из норм Трудового кодекса РФ. Поэтому, при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание.

При этом, начиная с 8 января 2015 года, согласно постановления Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки” (далее- Постановление №749) организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Однако для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сорудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено. Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно ото него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.

Требования к первичным учетным документам определены Федеральным законом от 6.1.2 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”. Поэтому оформление командировочных документов в 2019 году должно отвечать следующим стандартам:

  • формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем;
  • командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете закона, к которым относятся:
  1. наименование регистра;
  2. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  3. дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
  4. хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
  5. величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
  6. наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
  7. подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Итак, мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2019 году. После этого, по возвращению сотрудника, обязательно нужно правильно оформить итоги командировки.

Оплата расходов сотрудника

По возвращению работника необходимо правильно оформить и оплатить произведенные им расходы. При этом, как было отмечено выше, к расходам относяться и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании, а также порядок расчета и выплаты суточных определен постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих локальных нормативных документах. При этом, в соответствии с нормами Налогового кодекса РФ , при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей, и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке, не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных, а также подтверждает произведенные расходы документами — проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма N АО-1. Предоставить авансовый отчет сотрудник обязан в течении 3-х дней по возвращению из командировки. В противном случае, расходы ему могут быть не возмещены.

Образец приказа о направлении в командировку (подготовлен с помощью коммерческой версии Консультант Плюс):

Образец заполненного авансового отчета (подготовлен с помощью коммерческой версии Консультант Плюс):

Командировка: оформляем документы 2018

Обязателен только приказ

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Как и любое событие, происходящее в организации, командировка должна быть оформлена документально. В данном случае еще перед отправкой работника в командировку нужно издать соответствующий приказ (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749). Приказ о направлении в командировку можно составить, используя унифицированную форму или самостоятельно разработанный бланк (подробнее об этом см., «Составляем приказ о направлении с служебную командировку (образец 2018)»). Оформление приказа – это первый этап в пошаговой инструкции по оформлению командировки в 2018 году.

Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Объясняется это тем, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются (подробнее об этом см., «Служебная поездка внештатного сотрудника командировкой не является»).

Принимая решение о командировке того или иного сотрудника нужно помнить о том, что:

  • некоторых работников в командировку направлять нельзя (подробнее об этом см., «Для некоторых работников командировки запрещены»);
  • нужно получить согласие работника, имеющего семейные обязанности (подробнее об этом см., «Берем согласие на командировку у женщины с ребенком до 3 лет (образец)»).

Количество документов сокращено

Направляя работника в командировку, нужно знать, что в настоящее время составление некоторых документов, связанных со служебными поездками, стало необязательным. Какие же это документы? Перечислим их:

В данных материалах содержатся актуальные изменения и образцы для оформления командировки в 2018 году.

С 8 января 2015 года оформление данных документов стало не обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 №1595). Однако прежде чем воспользоваться данной нормой и сократить документооборот, лучше все тщательно обдумать. Ведь использование, например, служебного задания и журнала учета командированных работников, может быть полезно самому работодателю. Так, служебное задание позволит сохранить в документальном виде информацию о служебной поездке, а журнал – вести учет командированных сотрудников.

Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы (подробнее об этом см., «Сверхнормативные расходы возмещаем по заявлению (образец 2018)»).

Отметим, что по такому алгоритму происходит оформление командировки в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Особенности оформления краткосрочных командировок

Практически каждый работодатель порой сталкивается с необходимостью направлять работников в однодневные поездки в представительства организации, расположенные в близлежащей местности, или иные организации, расположенные в удаленных районах города. Должны ли такие поездки оформляться в качестве командировок? Какие документы необходимо оформить в случае такой поездки и какие выплаты произвести работнику? Как правильно решить вопрос налогообложения таких выплат? Как поступить, если возвращение работника в конце дня нецелесообразно? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Общие положения законодательства

Порядок направления работников в командировку регламентирован нормами главы 24 Трудового кодекса РФ и принятым в соответствии с ними Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749; далее — Положение о командировках).

Согласно абз. 1 ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии с п. 3 Положения о командировках местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором.

Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Указание места работы сотрудника согласно абз. 8 ст. 57 ТК РФ является обязательным условием трудового договора. При этом в соответствии с данной нормой в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении, условие о месте работы включается в трудовой договор с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. В связи с тем, что в трудовом законодательстве отсутствует определение термина «местонахождение структурного подразделения», и учитывая тот факт, что правовое положение участников гражданского оборота определяется гражданским законодательством (п. 1 ст. 2 Гражданского кодекса РФ), для определения содержания данного понятия целесообразно обратиться к положениям ст. 54, 55 ГК РФ.

Так, согласно п. 1 ст. 55 ГК РФ представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту. Местонахождение юридического лица определяется местом его государственной регистрации (п. 2 ст. 54 ГК РФ). Представляется, что аналогично (в силу п. 1 ст. 6 ГК РФ) должно определяться и местонахождение представительства юридического лица, т.е. в соответствии с местом государственной регистрации.

Другие публикации:  Госпошлина на загран на 10 лет

Государственная регистрация представительства происходит посредством постановки юридического лица на налоговый учет по местонахождению его обособленного подразделения 1 . В этих целях заявитель заполняет заявление по форме № 1–2-Учет «Заявление о постановке на учет российской организации в налоговом органе по месту нахождения ее обособленного подразделения на территории Российской Федерации» (Приложение № 2 к приказу ФНС России от 1 декабря 2006 г. № САЭ-3–09/826@ «Об утверждении форм документов, используемых при постановке на учет и снятии с учета российских организаций и физических лиц»). В заявлении указывается адрес обособленного структурного подразделения: почтовый индекс, район, город, населенный пункт, улица (проспект, переулок и т.д.), номер дома (владения), номер корпуса (строения), номер квартиры (офиса).

Из приведенных положений законодательства следует, что место работы сотрудника с указанием структурного подразделения и его местонахождения также является обязательным условием трудового договора. Местонахождение структурного подразделения определяется посредством указания его адреса. В этой связи, по мнению авторов, под постоянным местом работы работника необходимо понимать наименование и юридический адрес (местонахождение) структурного подразделения юридического лица, по которому данное подразделение расположено и который указан в трудовом договоре с работником.

В отличие от ранее действовавшего определения, содержащегося в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» 2 , командировкой признается поездка работника для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы вне зависимости от того, расположено оно в иной местности или нет. Другими словами, в качестве командировки необходимо рассматривать поездку работника как в иной населенный пункт, так и в место, отличное от местонахождения организации или ее обособленного структурного подразделения, расположенное в том же населенном пункте, но имеющее иной адрес, нежели адрес организации или ее подразделения. При этом такая поездка признается командировкой, даже если длительность ее составляет не более одного дня.

Таким образом, направление работников организации, например, в удаленный район города или соседний населенный пункт следует рассматривать в качестве служебной командировки вне зависимости от срока пребывания работника в этом месте по поручению работодателя. Организация вправе самостоятельно решить вопрос о необходимости ежедневного возвращения работника к месту постоянного жительства с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха. Данное условие закреплено в абз. 5 п. 11 Положения о командировках. При этом, по мнению авторов, в случае принятия работодателем решения о нецелесообразности возвращения работника то обстоятельство, что работник имеет физическую возможность вернуться из командировки в тот же день, не является препятствием для признания командировки многодневной.

В то же время необходимо помнить, что согласно абз. 1 ст. 166 ТК РФ не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ст. 1681 ТК РФ), а характер работы указывается в трудовом договоре с сотрудником (ст. 57 ТК РФ). На практике к подобным категориям работников, как правило, относятся водители автотранспортных средств, курьеры и т.д. Значит, в рассматриваемом случае при решении вопроса о признании поездки того или иного работника командировкой следует учитывать, что в круг этих работников не включаются те, работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, если такие работники имеются в организации.

Возмещение расходов сотрудникам организации

Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, является обязанностью работодателя (ст. 167, 168 ТК РФ). Решение вопроса о видах командировочных расходов, подлежащих возмещению работодателем работнику в связи с командировкой, зависит от срока, на который работник направляется в командировку.

Если командировка работника длится более одного дня 3 , то в соответствии со ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках работнику должны быть возмещены:

  • расходы по проезду и найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Вместе с тем при определении круга расходов, подлежащих возмещению работнику, направляемому в командировку на один день, следует учитывать, что согласно абз. 4 п. 11 Положения о командировках при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются 4 .

Тем не менее работодатель может установить дополнительные гарантии для работников (по сравнению с законодательно установленными), поскольку ст. 8 ТК РФ дает ему право принимать локальные правовые акты, содержащие нормы трудового права. В частности, во внутреннее положение о командировках можно включить условие о выплате суточных при направлении работника в однодневную командировку, которое может быть сформулировано следующим образом: «В период нахождения работника в однодневной командировке ему возмещаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), в размере ________». Такой подход обоснован тем, что согласно абз. 6 ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Из сказанного следует, что в зависимости от того, какое решение примет работодатель (целесообразно или нет работнику возвращаться в тот же день), и будет определяться, какие расходы на командировку должны быть возмещены работнику: все виды расходов, предусмотренные ст. 168 ТК РФ, или расходы, не включающие суточные, если работник все же отправится в другой район и вернется в тот же день.

Налоговые риски

Налог на прибыль организаций.

По мнению авторов, налоговые риски в анализируемой ситуации отсутствуют, поскольку даже в случае разногласий с налоговыми органами в части признания служебной поездки работника командировкой расходы на нее носят производственный характер, связаны с деятельностью организации и осуществляются в интересах работника. Тем не менее данный факт должен быть подтвержден соответствующим отчетом о выполненной работе вне местоположения представительства (за рамками офиса). По этой же причине расходы, связанные с такой поездкой: транспортные, суточные, расходы на проживание в гостинице — являются расходами, осуществленными в рамках уставной деятельности организации. Следовательно, критерий применения льготы, установленный подп. 36 п. 1 ст. 251 Налогового кодекса РФ, в рассматриваемой ситуации выполняется.

При расходовании денежных средств, выданных под отчет работникам организации, либо при возмещении им личных денежных средств, потраченных в интересах работодателя, объекта обложения НДС не возникает, поскольку отсутствует факт реализации товаров (работ, услуг) со стороны организации. При этом характер расходования (целевое или нецелевое) денежных средств значения не имеет. Это означает, что при возмещении работнику расходов, связанных с выполнением производственных заданий работодателя, объекта налогообложения по НДС также не возникает и налоговые риски по данному налогу отсутствуют. Налог, предъявленный организации поставщиками товаров (работ, услуг) (например, НДС по услугам проживания в гостинице), вычету не подлежит, если у организации отсутствует деятельность, облагаемая НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ). Предъявленный организации НДС учитывается в стоимости приобретенных товаров (работ, услуг) (п. 2 ст. 170 НК РФ).

НДФЛ и страховые взносы.

Так как производимые работнику выплаты, связанные с осуществлением им трудовых функций за рамками расположения офиса организации, носят компенсационный характер и начисляются в целях обеспечения выполнения заданий организации (не в личных интересах сотрудника), указанные выплаты не облагаются НДФЛ и соответствующими страховыми взносами в пределах установленных законодательством норм. При документальном подтверждении производственного характера поездки работника (наличие надлежаще оформленного служебного задания и отчета о его выполнении) налоговые риски, на наш взгляд, отсутствуют. В данном случае, по мнению авторов, достаточно будет указать во внутреннем положении о командировках в качестве месторасположения организации (ее структурного подразделения) юридический (фактический) адрес организации (подразделения).

Налоговые последствия при выплате суточных по однодневным командировкам

На основании п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ все виды закрепленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных согласно законодательству РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ.

При этом, как уже отмечалось, законодательством РФ не предусмотрена выплата суточных при однодневных командировках, из которых работник может вернуться в тот же день. Как свидетельствует арбитражная практика, ключевым вопросом для целей налогообложения суточных в данном случае является установление факта отсутствия у работника возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства в разумные сроки. Если такая возможность имеется, то суточные при однодневных командировках, выплаченные за рамками обязанностей работодателя, возложенных на него трудовым законодательством, но на основании внутренних документов работодателя, облагаются НДФЛ.

По аналогичным причинам такая выплата согласно подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ подлежит обложению страховыми взносами в соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ 5 ).

Приведенная позиция подтверждается, в частности, в Постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 16 августа 2007 г. по делу № А28–1084/2007–3/29 и от 31 октября 2006 г. по делу № А82–6004/2004–27. Аналогичные выводы содержат Постановления ФАС Поволжского округа от 27 июня 2006 г. по делу № А12–1880/06-С60, ФАС Северо-Западного округа от 1 марта 2006 г. по делу № А05–5899/2005–12 и от 4 февраля 2005 г. № А26–6025/04–29.

Однако в Постановлении от 7 февраля 2007 г. по делу № А62–3895/06 ФАС Центрального округа признал, что выплаты взамен суточных работникам, совершающим служебные поездки на расстояние более 150 км, независимо от времени нахождения в поездке носят компенсационный характер. На этом основании данные выплаты не облагаются НДФЛ.

Документальное подтверждение командировки

На основании норм трудового законодательства факт направления работника в командировку должен подтверждаться в организации следующими документами:

  • приказом о направлении работника в командировку (ст. 166 ТК РФ) — для оформления применяются унифицированные формы № Т-9, № Т-9а 6 ;
  • служебным заданием (п. 6 Положения о командировках) — для оформления применяется унифицированная форма № Т-10а 7 ;
  • командировочным удостоверением (п. 7 Положения о командировках) — для оформления применяется унифицированная форма № Т-10 8 ;
  • журналом учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации 9 .
Другие публикации:  Ст 821 коап рф судебная практика

Кроме того, согласно п. 26 Положения о командировках по возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К нему прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой, — для оформления применяется унифицированная форма № АО-1 10 ;
  • отчет о выполненной работе в командировке (в письменной форме), согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, — для оформления применяется унифицированная форма № Т-10а.

Таким образом, наряду с командировочными удостоверениями, приказами и заданиями на командировки в организации должен оформляться журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки. По возвращении из командировки работник также обязан представить работодателю авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих фактические расходы, и отчет о выполненной работе.

В отличие от ранее действовавшего законодательства 11 Положение о командировках не ограничивает и не расширяет круг документов, оформляемых при направлении работника в командировку, в зависимости от ее срока. Следовательно, подтверждение факта принятия работодателем решения о нецелесообразности возвращения работника в тот же день должно найти свое подтверждение в документах, обычно оформляемых при направлении работника в командировку.

В них следует отразить как минимум два факта: срок направления работника в командировку и причины, побудившие работодателя принять решение о командировании работника на срок более одного дня.

Срок командировки

Если работодатель принимает решение о нецелесообразности возвращения работника из командировки, прибытие работника в место постоянной работы произойдет как минимум на следующий день. Это означает, что поездка работника не может рассматриваться в качестве однодневной командировки, поскольку дата такого прибытия согласно абз. 2 п. 4 Положения о командировках является днем приезда работника из командировки, т.е. такая командировка считается многодневной. Следовательно, в документах, оформляемых при направлении работника в командировку, день выезда и день приезда не будут совпадать, что подтверждает факт нахождения работника в многодневной командировке.

Законодательство не обязывает работодателя прямо указывать причины принятия им решения о командировании работника на несколько дней при наличии у последнего физической возможности вернуться в место постоянного жительства с учетом дальности расстояния и транспортного сообщения. Однако поскольку целесообразность возвращения работника определяется с учетом характера выполняемого задания (т.е. исходя из сложности, объема и графика выполнения задания и т.д.), а также необходимости создания работнику условий для отдыха (т.е. с учетом интенсивности работы, ее сложности и т.п.), полагаем, что обосновать нахождение работника в месте командирования в течение нескольких дней можно следующим образом:

  • в служебном задании указывается содержание задания работника, при этом целесообразно указать объем запланированной ежедневной работы и сроки ее выполнения;
  • работник составляет отчет о выполненной работе, в котором отражает объем ежедневной работы и сроки ее выполнения;
  • оформляются документы, подтверждающие факт привлечения работника к сверхурочным работам (уведомление работника, приказ, письменное согласие работника, табель учета рабочего времени и т.д.), — необязательное условие.

Для большей определенности целесообразно включить в локальный акт, регулирующий вопросы направления работников в командировки, условия, при которых работодатель принимает решение о пребывании работника в месте командирования в течение определенного срока, т.е. более одних суток (например: «В случае окончания рабочего совещания после ___ часов работник в место постоянного жительства не возвращается»).

Таким образом, обязанность работодателя оформлять какие-либо дополнительные документы при принятии решения о нецелесообразности возвращения работника из командировки в тот же день законодательно не закреплена. Вместе с тем, по мнению авторов, причины многодневного пребывания работника в командировке при наличии возможности возвращения из нее должны явно следовать из содержания обычно оформляемых документов.

1 См. п. 1 Раздела 1 Порядка постановки на учет, снятия с учета в налоговых органах российских организаций по месту нахождения их обособленных подразделений, принадлежащих им недвижимого имущества и (или) транспортных средств, физических лиц — граждан Российской Федерации, а также индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента, утвержденного приказом Минфина России от 5 ноября 2009 г. № 114н.

2 В настоящее время Инструкция применяется в части, не противоречащей ТК РФ и Положению о командировках (ст. 423 ТК РФ). Согласно п. 1 Инструкции служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Таким образом, в части определения понятия командировки имеется явное противоречие.

3 Положения законодательства о свободе работодателя при решении вопроса о сроках командировки и целесообразности задержки работника подтверждаются правоприменительной практикой (см., например, письмо Минфина России от 29 марта 1999 г. № 04–02–05/6).

4 В соответствии с Решением ВС РФ от 4 марта 2005 г. № ГКПИ05–147 выплата суточных обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов, следовательно, для целей расчета суточных командировка признается однодневной, если она составляет менее 24 часов.

5 Федеральный закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».

6 См. письмо ФНС России от 25 ноября 2009 г. № МН-22–3/890.

7 Утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

8 Требования к заполнению и форма журнала утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».

9 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

10 В соответствии с п. 2 Инструкции командировочное удостоверение могло не выписываться, если работник должен был возвратиться в место постоянной работы в тот же день. В настоящее время данное положение Инструкции не применяется ввиду его противоречия Положению о командировках (п. 15 данного Положения предусмотрен только один случай, при котором командировочное удостоверение не выписывается, а именно при командировке за границу).

11 Для оформления применяется унифицированная форма № Т-11, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Служебная командировка в 2018 году: правила и важные нюансы

Какие тонкости нужно учитывать работодателям при отправлении сотрудников в командировки? Разбираемся, каков размер суточных в 2018 году и как правильно учитывать дни командировки.

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ, в которой содержится определение этого термина: «Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются».

Как отмечает Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету Контур.Школы и ведущая вебинара «Служебные командировки: от оформления до оплаты», из ст. 166 ТК РФ следует, что:

  1. Служебная командировка должна нести производственный характер.
  2. Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
  3. Командировками не являются служебные поездки работников, работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такой характер работы прописан в трудовом договоре.
  4. Длительность служебной командировки должна быть целесообразна. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что, «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».

В Письме Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается домашний адрес, по которому он работает.

Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Размер суточных в 2018 году

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2018 году:

  • 700 руб. в день — для поездок по России;
  • 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Другие публикации:  Образец заявления побои

Легко рассчитать зарплату, начислить больничные и отпускные, отправить отчетность через интернет

При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Это документ работник предоставляет по возвращении из командировки. К ней прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля. Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз.2 п. 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». Это то, что должно быть закреплено в локальных нормативных актах.

Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте.

Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность, и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

Как оформить командировку: необходимые документы

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

Итак, работник направляются в командировку на основании письменного решения работодателя на определенный срок. Обязательно нужно издать приказ (форма Т9 или своя форма) – в нем указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание, которые отменили.

Если у работодателя есть желание продолжать использовать командировочное удостоверение и служебное задание, то он вправе это делать.

Следующий этап — выдача аванса на командировочные расходы и проставление соответствующих отметок в табеле учета рабочего времени (код «К» или «06»).

Если работник отработал день, а вечером этого дня уезжает в командировку, то в табеле учета рабочего времени проставляется код «Я» и выплачивается зарплата за этот день, та как фактически этот день сотрудник находился на рабочем месте.

Если командировка со вторник по понедельник, то для субботы и воскресенья проставляется код «К». Если во вторник сотрудник не приходит на работу и находится в пути по договоренности с работодателем, то в табеле тоже указывается код «К».

По возвращении из командировки работник представляет работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах и производит окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и др.). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым по возвращении из командировки.

Документы для оформления командировки в 2019 году: бланки, образцы, порядок заполнения

При направлении работника в командировку в 2019 году надо заказать билеты, снять гостиницу, выплатить суточные и т. д. И одними чеками, билетами, квитанциями здесь не обойтись. Самой организации нужно оформить много внутренних документов, к которым, например, относятся приказ руководителя, авансовый отчет. Список документов довольно существенный, и важно ничего не упустить, чтобы без рисков списать расходы и избежать претензий со стороны контролеров. Так какой список документов для оформления командировки?

Из этой статьи вы узнаете:

  • Как оформить командировку
  • Полный перечень документов
  • Почему отменили удостоверения
  • Как зафиксировать в табеле учета

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

В 2019 году применение командировочного удостоверения не является обязательным, законодатели исключили такое требование. Вместе с тем, если в соответствующих локальных нормативных актах предприятия описана обязанность выписывать командировочные удостоверения, то оформление этого документа необходимо.

При этом следует иметь в виду, что предприятие, куда командирован сотрудник, может и отказать ему в проставлении штампа, руководствуясь отменой такого документа.

В данный момент основанием для начисления суточных, а также основанием для соответствующей отметки в табеле рабочего времени, является распоряжение руководителя о командировании сотрудника и проездные документы или служебная записка в случае отсутствия проездных документов по какой-либо причине (как утере, так и из-за использования личного транспорта). Подробнее читайте в статье: Кто заполняет командировочное удостоверение в 2019 году: бланк, образец, правила

Оформление командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем по шагам:

  1. Перед отъездом сотрудника оформите приказ
  2. Факт выезда сотрудника зафиксируйте в табеле учета рабочего времени
  3. После возвращения сотрудника получите от авансовый отчет с чеками
  4. Если работник едет на своем авто, возьмите с него служебную записку

Перед отъездом сотрудника оформите приказ

Особенности направления работников в служебные командировки утверждены постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Обратите внимание, что оформление удостоверений отменено. Это следует из постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Теперь время пребывая можно подтвердить по билетам и чекам из гостиницы. Кроме того, с недавнего времени отменена обязанность вести журнал учета командированных сотрудников (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 № 771). Этот журнал теперь можно вести по желанию.

Раньше документы для направления работника в командировку оформлялись по унифицированным формам, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Сегодня это постановление продолжает действовать. Но брать из него формы уже не обязательно — «первичку» теперь организации могут разрабатывать самостоятельно или дорабатывать с помощью компьютера формы Госкомстата с учетом своих потребностей.

Далее для удобства мы будет ссылаться на утвержденные Госкомстатом формы. А вы уже сами решайте, использовать именно их или разработать свои.

Итак, вам не нужно оформлять служебное задание. Такое требование отменено.

Поэтому самый первый документ, который нужно оформить для командировки, — приказ (форма № Т- 9а, образец). В нем указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.

Обратите внимание: форму Т-9а нужно доработать, исключив из нее упоминание о служебном задании (вторую снизу строку).

Бланк приказа на командировку

Факт выезда сотрудника зафиксируйте в табеле учета рабочего времени

Как только сотрудник уедет в командировку, этот факт нужно зафиксировать в специальных документах. Ведь, например, за дни командировки выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). И бухгалтерия должна знать, сколько дней сотрудник отсутствовал на работе.

Итак, дни командировки нужно отмечать в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. При этом количество отработанных часов указывать не нужно.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. Это будет означать, что сотрудник трудился в командировке в выходной день.

Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ).

После возвращения сотрудника получите от него авансовый отчет с чеками

После того как работник вернулся из поездки, он должен составить вместе с бухгалтером авансовый отчет о потраченных в командировке суммах (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. Обратите внимание: авансовый отчет заполнять обязательно. Такое требование сохранено в порядке направления работников в служебные командировки.

К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. И на основании этого комплекта документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

При поездке заграницу время определяется по отметкам в паспорте (сделайте ксерокс и приложите к авансовому отчету). При направлении работника в поездку на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, дата пересечения государственной границы Российской Федерации будет определять по проездным документам (билетам).

Бланк авансового отчета по командировкам

Служебная записка на командировку

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Служебную записку нужно заполнить в произвольной форме и представить по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). То есть служебную записку нужно приложить к авансовому отчету.