Блог

Как заверить бухгалтерский баланс

Конференция ЮрКлуба

Как заверить копию бухгалтерского баланса

Primma:) 24 Ноя 2009

Помогите найти решение: наша компания регулярно участвует в тендерах, и периодически сталкивается с требованием предоставить оригинал или нотариально заверенную копию бухгалтерского баланса. Оригинал, понятное дело мы предоставить не можем, а нотариусы наотрез отказываются заверять копию баланса, объясняя это тем, что такие документы нотариальной регистрации не подлежат. Проконсультируйте, пожалуйста:
Если регистрировать копию бухгалтерского баланса действительно незаконно, то на каком основании (нужна ссылка на статью закона, положение и т.п.) и можно ли в этом случае где-то получить официальное заключение, что требовать нотариально заверенную копию баланса неправомерно?

Наконец, есть ли какой-то другой выход, которого мы не знаем?

Заранее всем спасибо. Буду благодарна всем за ответы.

Как правильно заверить копию документа

Копия документа — документ, который в точности воспроизводит формат и содержание оригинального документа. Следует отметить, что в некоторых случаях копией документа может признаваться только та копия, которая заверена в установленном законодательством порядке. Именно в связи с этим очень часто возникает вопрос как правильно заверить копию документа.

В копии, которая была снята с оригинального документа, должны быть воспроизведены все реквизиты этого документа. При этом оформление копии может осуществляться на специальном бланке или же на стандартном листе бумаги. Регистрационный индекс, место и дата составления, которые указаны в копии, должны в точности соответствовать оригиналу вне зависимости от того, кем и когда была подготовлена копия.

Заверение того, что копия полностью соответствует оригинальному документу осуществляется при помощи специального реквизита. Данный реквизит содержит в себе: слово «Верно» (пишется с прописной буквы), наименование должностного положения, а также личную подпись того лица, которым была заверена копия. Ниже этих реквизитов указывается дата заверения соответствия копии документа оригиналу. Пример:

Верно
Менеджер по персоналу Подпись
И. И. Иванов
30.08.2010

Как можно заметить слово «копия» в отметке, подтверждающей соответствие оригиналу, не указывается. Это связано с тем, само слово «Верно» по своей смысловой нагрузке свидетельствует о том, что это именно копия документа.

Организация имеет право заверять копии лишь собственно созданных документов. Подготовка копий документов, произведенных сторонними организациями, разрешается только при условии разрешения уполномоченными лицами этих организаций. При этом разрешение от сторонних организаций не требуется в случаях разрешения вопросов, связанных с приемом граждан на работу, а также при оформлении личных дел на сотрудников, работающих в организации.

Одна из наиболее распространенных разновидностей копий — копии, которые в множественном числе распечатываются на принтере или же создаются на пишущей машинке. Подобного рода копии называют умноженными экземплярами. Таким образом, первый отпечатанный экземпляр после удостоверения (проставления печатей, регистрации и т. п.) является подлинником, а все иные экземпляры — копиями оригинала.

Как правильно заверить копию документа

Итак, давайте более детально рассмотрим, каким образом производится заверение копии документа на основании действующих норм и правил делопроизводства.
Ниже текста копии документа указывается следующие реквизиты и информация:

  • местонахождение оригинала документа — многие пропускают этот пункт, хотя указывать его настоятельно рекомендуется;
  • слово «Верно» — заверительная надпись;
  • наименование должностного положения того, кто заверяет копию;
  • подпись уполномоченного лица, которым заверяется подлинность копии;
  • расшифровка поставленной должностным лицом подписи;
  • дата проведения заверения подлинности копии;
  • печать — для возможности отправки копии в стороннюю организацию.

Образец правильного заверения копии документа:

Оригинал документа в деле ООО «Фаворит» № 01–03 за 2012 год.
Верно
Начальник отдела кадров Подпись
Т. В. Сергеева
28.12.2012 Печать

Каких-либо стандартов по заверению документов, которые содержат сразу несколько страниц, на данный момент не существует. То есть, какие-либо стандарты по скреплению страниц документа, оформлению надписей на наклейке и т. п. отсутствуют.

Другие публикации:  Судебная практика раздел ипотеки при разводе

Как правило, при необходимости оформления копии многостраничного документа поступают следующим образом:

  • все листы последовательно нумеруются;
  • все листы скрепляются металлической скобой или же нитью;
  • на место скрепления, при помощи канцелярского клея наносится бумажная наклейка;
  • на наклейке проставляются данные о количестве листов в документе, а также ставится подпись заверяющего должностного лица с расшифровкой его подписи.
  • ставится печать, оттиск которой немного захватывает часть наклейки.

Следует отметить, что допускается не скреплять листы документа, а заверять каждую страницу реквизитом «Верно» на каждой отдельно взятой странице.

Вот собственно и все — тема как правильно заверить копию документа раскрыта полностью, если у вас остались вопросы — внимательнее посмотрите на картинку слева и у вас не останется вопросов, как оформить копию документа.

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговика м статьи 88, 93 НК РФ , во внебюджетные фонд ы статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах. » , для выдачи работника м ст. 62 ТК РФ , участника м п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) , для участия организации в конкурсе (аукционе ) п. 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

  • нотариус;
  • сама организация (сам предприниматель).

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган е подп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ . Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи и подп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта. утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8 .

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны ´ х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копи и статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1 :

  • главой местной администрации;
  • специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах. Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан » Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009 .

Другие публикации:  Налог на прибыль нк рф расходы

Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характе р п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 .

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч. ) п. 1 Указа № 9779-Х . Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Банк запрашивает у ИП на УСН документацию

Я — ИП. Банк обязует меня заполнить анкету, к которой необходимо приложить след. документацию (приведена ниже), но я впервые слышу о таких бумагах. Я работаю на упрощенке, сотрудников нет, деятельность не лицензируется, предоставляю услуги по организацию праздников. Бухгалтерию сдаю через систему Эльба_контур
Подскажите, пожалуйста, что я должен предоставить? Спасибо.

копия годовой бухгалтерской отчетности:
бухгалтерский баланс;
отчет о финансовом результате.
Не представлено (укажите причину) _____________________________________________.

копия годовой налоговой декларации;
копия квартальной налоговой декларации;
с отметками налогового органа об их принятии;
без отметки налогового органа об их принятии;
с приложением копии квитанции об отправке заказного письма с описью вложения (при направлении по почте);
с приложением копии подтверждения отправки на бумажных носителях (при передаче в электронном виде).
Не представлено (укажите причину) _____________________________________________.

копия аудиторского заключения на годовой отчет за прошедший год, в котором подтверждаются достоверность финансовой (бухгалтерской) отчетности и соответствие порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации.

Не представлено (укажите причину) _____________________________________________.

справка об исполнении налогоплательщиком (плательщиком сборов, налоговым агентом) обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, выданная налоговым органом.

Не представлено (укажите причину) _____________________________________________.

Цитата (mhat13): Я — ИП. Банк обязует меня заполнить анкету, к которой необходимо приложить след. документацию (приведена ниже), но я впервые слышу о таких бумагах. Я работаю на упрощенке, сотрудников нет, деятельность не лицензируется, предоставляю услуги по организацию праздников. Бухгалтерию сдаю через систему Эльба_контур
Подскажите, пожалуйста, что я должен предоставить? Спасибо.

копия годовой бухгалтерской отчетности:
бухгалтерский баланс;
отчет о финансовом результате.
Не представлено (укажите причину) Отсутствие обязанности вести бух.учет (пп1.п.2 ст.6 ФЗ №402 от 06.12.11г).

копия годовой налоговой декларации;
копия квартальной налоговой декларации;
с отметками налогового органа об их принятии;
без отметки налогового органа об их принятии;
с приложением копии квитанции об отправке заказного письма с описью вложения (при направлении по почте);
с приложением копии подтверждения отправки на бумажных носителях (при передаче в электронном виде).
Не представлено (укажите причину) _____________________________________________.

копия аудиторского заключения на годовой отчет за прошедший год, в котором подтверждаются достоверность финансовой (бухгалтерской) отчетности и соответствие порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации.

Не представлено (укажите причину) Отсутствие обязанности вести бух.учет (пп1.п.2 ст.6 ФЗ №402 от 06.12.11г)

справка об исполнении налогоплательщиком (плательщиком сборов, налоговым агентом) обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, выданная налоговым органом.

Другие публикации:  Как писать правильно заявление на увольнения

Не представлено (укажите причину) _____________________________________________.

ИФНС рассказали, как заверить распечатку электронной отчетности

Заверить распечатку электронной годовой отчетности – сиюминутное дело для инспекций Ленинградской области. Но чтобы этого добиться, надо соблюсти определенные правила. В каждой инспекции они свои. Мы выяснили их, опросив все налоговые области.

В МИФНС № 2, 3, 4, 5, 6, 7 и 8, а также в ИФНС по Всеволожскому, Лужскому, Приозерскому и Тосненскому районам налоговики готовы без проблем заверить бумажные копии электронной отчетности компании. Основное требование в этих инспекциях одно – бумажные версии отчетов надо распечатать самостоятельно, еще до визита в инспекцию. Этого будет достаточно, чтобы получить отметку.

А вот компаниям, прикрепленным к ИФНС по Выборгскому району, понадобятся только распечатка протокола входного контроля и чистые листы бумаги. Налоговики сами отыщут нужные отчеты, распечатают и поставят печать. «Так будет быстрее, – объясняют инспекторы, – нам не надо будет терять время на сверку данных из бумажного варианта отчетности компании с данными в нашей программе».

В большинстве налоговых инспекций Ленинградской области завизируют распечатки отчетности без доверенности любому сотруднику компании. Так, в МИФНС № 5 и 6, а также в ИФНС по Всеволожскому, Выборгскому, Лужскому, Приозерскому и Тосненскому районам считают, что отвлекать генерального директора или главбуха по этому поводу ни к чему.

В МИФНС № 2, 3, 4, 7 и 8, напротив, заверят бумажные копии электронной отчетности только по доверенности. Налоговики не станут закрывать глаза на ее отсутствие, даже если придет главбух. Ведь только генеральный директор имеет право представлять интересы компании в налоговой без доверенности. А в МИФНС № 4 и 8 также напомнили, что представителю компании необходимо иметь при себе паспорт.

Во всех инспекциях проштамповать распечатанные копии отчетности получится сразу в день обращения. Хватит и нескольких минут, добавили в МИФНС № 5.

Но в ИФНС по Выборгскому району сообщили, что срок заверения может затянуться. Если компания принесет только баланс и отчет о прибылях и убытках, инспекторы поставят печать сразу. Но если налогоплательщик захватит еще и декларации по налогам, то проштампованные документы получится забрать лишь на следующий день после обращения.

Практически во всех налоговых заверить отчетность можно в любое время в течение рабочего дня. С понедельника по четверг с 9.00 до 18.00, в пятницу с 9.00 до 17.00. Обед с 13.00 до 14.00. Особый график только в ИФНС по Тосненскому району, здесь нужную отметку готовы поставить с 9.00 до 17.00 в любой рабочий день.

ФНС пояснила, как заверять копии документов

При представлении налогоплательщиком копий документов, заверена должна быть каждая копия документов, а не подшивка.

Дело в том, что если в инспекцию представляют документы на бумажном носителе, их копии необходимо заверить.

При заверении соответствия копии документа подлиннику проставляют заверительную надпись «Верно».