Блог

Распорядительные документы приказ распоряжение решение протокол

Распорядительные документы приказ распоряжение решение протокол

Для этого разрабатывается рабочая программа обследования и проектирования. При ее составлении следует исходить из того, что в документах отражаются функции управления, поэтому необходимо уяснить, что является объектом исследования, тем более что специалисты иногда неправильно представляют себе объекты исследования. Нередко таким объектом являются только документооборот и связанные с ним вопросы механизации составления, размножения, копирования документов, регистрации, контроля исполнения и т. п. Этого достаточно для малых организаций, но не для крупных фирм. Вследствие этого в крупных организациях не занимаются внутренней документацией учреждения, тогда как в ее составе имеется распорядительная документация (постановления, распоряжения, решения, приказы, инструкции и др.), характеризующая основную деятельность учреждения. Кроме того, не учитываются и такие вопросы, как классификация документов, использование документной информации, и др. [c.193]

Приказ является одним из видов документов, составляющих систему распорядительной документации, в состав которой кроме приказа входят такие виды документов, как постановления, указания, решения, распоряжения. Часть из названных документов создается в условиях единоличного (административного) принятия управленческих решений (приказ, указания, распоряжения), часть — в результате работы коллегиального (совещательного) органа (коллегии, правления, комиссии, совета и т. п.). [c.5]

К распорядительным документам относятся постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы носят властный административный характер и обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам, трудовым коллективам и организациям. [c.113]

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или [c.157]

С 1 июля 1998 г. введен в действие новый стандарт ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов . Согласно этому стандарту организационно-распорядительные документы, фиксирующие решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов управления и предприятий, организаций и их объединений, независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности, должны соответствовать единым требованиям. Речь идет о таких документах, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. 21 января 2000 г. постановлением Госстандарта России № 9-ст в ГОСТ Р 6.30-97 были внесены изменения, вводимые в действие с 1 апреля 2000 г. [c.29]

На основе и во исполнение Законов СССР и иных решений Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР Совет Министров СССР издает постановления и распоряжения и проверяет их исполнение. Постановления и распоряжения Совета Министров СССР обязательны к исполнению на всей территории СССР. Государственные комитеты, комитеты и комиссии издают согласно действующему законодательству и сложившейся практике такие распорядительные документы, как постановления, приказы, инструкции, указания, а главные управления и управления при Советах Министров СССР, союзных и автономных республик — приказы, инструкции и указания. [c.23]

К распорядительным документам относятся постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. Бухгалтерия, как правило, получает для сведения копии распорядительных документов по основной деятельности и обязательно копии приказов по личному составу. На основании последних производится начисление заработной платы, ее изменение или прекращение выплаты, выдача премий, командировочных денег и т.п. [c.73]

К распорядительным документам относятся постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы играют важную роль в управлении организацией, предприятием, учреждением. Они носят административный характер и обращены к нижестоящим или подчиненным должностным лицам или организациям. [c.83]

В пособии освещается весь комплекс необходимых сведений по подготовке и оформлению важнейших видов управленческой документации — приказов по основной деятельности и личному составу организации. Излагаются требования к оформлению других распорядительных документов распоряжений, указаний, постановлений, решений. Особое внимание уделено оформлению реквизитов распорядительных документов, составлению бланков согласно требованиям ГОСТ Р 6.30.-97. Приводятся многочисленные иллюстрации, тщательно отработанные образцы и примеры оформления реальных документов. [c.2]

Уважаемый читатель Приказ и другие распорядительные документы (распоряжения, постановления, указания, решения) являются важным средством управления подчиненными. Умение грамотно, правильно, в соответствии с действующими нормами и правилами документировать свои решения в форме распорядительного акта составляет одну из черт профессионализма руководителя любого ранга, секретаря-референта, специалиста. [c.3]

Нетрудно видеть, что подготовка любого распорядительного документа заключается прежде всего в умении правильно оформить его реквизиты. Отсюда то большое внимание, которое в данном пособии уделено их оформлению в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-97. Изложение правил и требований к оформлению реквизитов и бланков документов сопровождается большим числом иллюстраций, образцов и реальных примеров приказов, постановлений, решений, указаний и распоряжений по основной деятельности организации. [c.3]

Распорядительные документы являются после деловых писем наиболее распространенным видом документации. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность заключается в разработке и последующей реализации управленческих решений, документируемых в распорядительных документах — приказах, постановлениях, указаниях, решениях, распоряжениях. [c.12]

Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актам,и органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения. [c.60]

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций,, учреждений, предприятий — издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы администрации предприятий (объединений), учреждения, организаций — приказы, инструкции, указания кооперативные организации — решения общественные организаций — постановления, распоряжения. [c.63]

Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний). [c.65]

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе. [c.69]

К распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность советских учреждений, относятся постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные и объяснительные записки, справки, акты, отчеты и др. [c.70]

Совет Министров СССР объединяет и направляет работу общесоюзных и союзно-республиканских министерств и государственных комитетов СССР, других подведомственных ему органов. Эти органы управления несут ответственность за состояние и развитие порученных им отраслей управления, издают приказы, инструкции, указания на основе и во исполнение законов СССР, решений Верховного Совета СССР и его Президиума, постановлений и распоряжений Совета Министров СССР организуют и проверяют их исполнение. Министерства и государственные комитеты управляют непосредственно отдельными предприятиями, объединениями, комбинатами, трестами, фирмами. Администрация органов этого уровня управления издает такие распорядительные документы, как приказы, инструкции, указания. Администрация предприятий может также издавать распоряжения. Исполнительные комитеты Советов народных депутатов издают решения и распоряжения, управления и отделы исполкомов — приказы. [c.24]

Подготовка основных видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) я единоначалие (приказ, распоряжение). [c.38]

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» — ъ постановлении «решает» («решил») — в решении «предлагаю» — в распоряжении «приказываю» — в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова с отдельной строки от нулевого положения табулятора. В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа. [c.40]

Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления Совета Министров СССР публикуются в Собрании постановлений Правительства СССР (СП» СССР), а в случае необходимости широкого обнародования доводятся до всеобщего сведения средствами массовой информации. Аналогично доводятся до сведения акты правительств союзных республик. Акты министерств и государственных комитетов публикуются в Бюллетене нормативных актов министерств и ведомств СССР — органе Министерства юстиции СССР и в ведомственных изданиях. Решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа. [c.43]

Другие публикации:  Что делать если не страхуют осаго без страхования жизни

Принятие решения о назначении и времени проведении подрядных торгов осуществляется заказчиком путем издания официального распорядительного документа приказа, постановления, распоряжения и т. д. В этом документе заказчик определяет подразделение своей организации, которому поручается выпол- [c.283]

Важнейшими организационно-распорядительными документами, применяющимися в бухгалтерии, являются устав, положение о бухгалтерии, должностные инструкции на работников этого структурного подразделения, инструкции и правила, штатное расписание, приказы по основной деятельности и личному составу, постановления, решения, распоряжения, указания. [c.38]

Организационные документы проходят обязательную процедуру утверждения. В зависимости от вида документа они могут утверждаться вышестоящей организацией, руководителем данной Организации, руководителем структурного подразделения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением). Датой организационного документа является дата его утверждения. Бланк организационного документа должен иметь обязательный набор реквизитов название организации или подразделения (если документ утверждает руководитель подразделения), наименование вида документа, заголовок к тексту подпись, гриф утверждения. Текст организационных документов содержит ПУНКТЫ, нумеруемые арабскими цифрами. [c.76]

Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначенной в соответствии с приказом или иным распорядительным документом руководителя организации (решением, постановлением распоряжением). Путем полного пересчета комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе. Результаты инвентаризации должны быть оформлены актом в двух экземплярах, подписаны всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей и доведены до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально ответственного лица. В случае, смены материально ответственных лиц акт должен составляться в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, а третий — в бухгалтерию. [c.159]

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-97 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы -постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Государственный стандарт РФ устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, — 29-В документе конкретного вида их будет гораздо меньше. [c.5]

Особое место в управленческой деятельности и исследовательской работе занимает система организационно-распорядительной документации. В нее входят документы организационного (положения, уставы, инструкции, правила), распорядительного (приказы, указания, распоряжения, решения, протоколы, постановления), справочно-инфор-мационного (письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, сводки) характера, а также документы о личном составе (штатное расписание, характеристики, личные дела, записки о переводе и т.п.), предложения и заявления граждан. [c.208]

Включает три группы документов 1) организационные (положения, инструкции, правила, уставы) 2) распорядительные (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания) 3) справочно-информа-ционные (письма, отчеты, акты, протоколы, обзорные и докладные записки, перечни, справки, списки). [c.799]

Стандарт распространяется на документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)1 и используемые в деятельности [c.12]

Требования к оформлению документов регулируются ГОСТ Р 6.30-97, введенным в действие с 1 июля 1998 г. Этот стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности. [c.40]

Управленческие документы- по наименованию, форме/и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации другим нормативными Документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы решения, постановления, распоряжения, приказы,, указания, поручения, инструкции. [c.8]

Данный стандарт распространяется, в частности, на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее — документы) постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., фиксирующие решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности предприятий, организаций и объединений независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности. [c.63]

При документировании управленческой деятельности используется несколько десятков видов и разновидностей документов. Часть из них входит в унифицированные формы организационно-распорядительной документации акт, деловое письмо, докладная записка, заявление, инструкция, кадровая анкета, объяснительная записка, положение, постановление, правило, представление, приказ, протокол, распоряжение, решение, структура и штатная численность, устав, штатное расписание. С 1 июля 1979 г. введены в действие 73 формы, входящие в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). Они обеспечивают пока три подсистемы создание, реорганизацию и ликвидацию организаций, учреждений и предприятий обеспечение кадрами органов управления функционирование автоматизированного контроля исполнения документов. [c.43]

Статья 112. Министерства, ведомства, учреждения, предприятия, исполнительные и (распорядительные органы местных Советов депутатов трудящихся, кооперативные и иные общественные организации, а также должностные лица обязаны по требованию прокурора иаправлять ему приказы, инструкции, решения, распоряжения, постановления и иные документы, а также представлять необходимые сведения и объяснения. [c.48]

Распорядительные документы

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности.

Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-расспорядительной документации — распорядительные документы. В данной статье мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.

Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:

  • нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;
  • конкретные поручения вышестоящих органов;
  • осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;
  • потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Состав распорядительной документации

К распорядительной документации относятся:

Постановление – правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения[1].

Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:

1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;

2) перечня рассматриваемых в них вопросов.

Рассмотрим эти отличия более подробно.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия). Поясним, что представляет интересы организации и действует от ее имени в отношениях с другими предприятиями, а также государственными учреждениями исполнительный орган. Он воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью юридического лица. При этом он может быть:

  • единоличным, при котором во главе органа управления (предприятия, учреждения или организации) стоит одно лицо, правомочное принимать юридически обязательные решения (например, генеральный директор);
  • коллегиальным, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа (например, правление (дирекция)).

В учредительных документах организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор (директор) или правление (дирекция), там же указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с учредительными документами. Для примера приведем следующую формулировку из Устава:

Другие публикации:  Договор перевозки древесины образец

8.5. Генеральный директор Общества:

издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества…

Кроме того, право подписи организационно-распорядительных документов, изданных единоличным исполнительным органом, находит отражение и в законах о соответствующих организационно-правовых формах юридических лиц.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.2005 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

(в ред. от 28.12.2010)

Статья 69. Руководитель акционерного общества

2. […] Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества.

Извлечение

из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

(в ред. от 02.07.2010)

Статья 21. Руководитель унитарного предприятия

1. Руководитель унитарного предприятия (директор, генеральный директор) является единоличным исполнительным органом унитарного предприятия. […]

Руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, осуществляет прием на работу работников такого предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке, установленном законодательством. […]

Общая схема классификации распорядительных документов в зависимости от порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся перечня рассматриваемых в них вопросов.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации (п. 2.1.4 ГСДОУ[2]). К основным вопросам компетенции организации относятся вопросы, связанные с основным направлением деятельности, будь то производство или продажи, инвестирование или строительство, страхование или оказание иных услуг, вопросы, связанные с финансированием, подготовкой отчетности предприятия, реализацией функции планирования, управления персоналом, развитием научно-технической базы.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов (п. 2.1.4 ГСДОУ). К оперативным вопросам относятся вопросы управления текущими событиями, а именно: оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль, координация.

Как же обстоят дела с распорядительными документами на практике?

В деятельности коммерческих организаций применяются распорядительные документы, принимаемые единоличным исполнительным органом: приказы, распоряжения, указания (как правило, указания издаются органами государственного управления, но руководители предприятий также имеют право на издание такого рода документа). Иногда, хотя и очень редко, издается такой распорядительный документ, как решение, принимаемое коллегиальным исполнительным органом. Постановление как акт управления, издаваемый высшими исполнительными и распорядительными органами государственной власти, интереса для коммерческих организаций не представляет. Несмотря на это следует учитывать, что постановления могут приниматься не только на государственном уровне, но и руководителями коллегиальных органов общественных организаций по основным вопросам их деятельности.

Когда издается приказ?

Если президент компании, генеральный директор, директор предприятия или иной единоличный исполнительный орган организации решит издать правовой акт по основному направлению деятельности, то в этом случае необходимо будет подготовить приказ. В приказе отражаются наиболее важные вопросы, связанные с основной деятельностью организации. Цель издания приказа – решение конкретной задачи, стоящей перед организацией.

Приказом утверждаются локальные нормативные акты, номенклатуры, перечни (например, перечень лиц, имеющих право пользоваться мобильной связью, с указанием лимитов для каждой должности), планы развития производства, планы ввода в действие различных объектов, прайс-листы, отчеты, организационные структуры и штатные расписания, учетная политика предприятия, типовые формы документов.

Следует помнить, что документ может утверждаться не только приказом, но и должностным лицом (т.е. единоличным исполнительным органом), правлением, дирекцией (коллегиальным исполнительным органом). Иногда способ утверждения документа (коллегиальным исполнительным органом или единоличным исполнительным органом) может определяться законодательством. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» предусмотрено утверждение общим собранием акционеров внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (включая выплату (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года.

В практической деятельности имеют место два вида утверждения (приказом и исполнительными органами), но чаще используется утверждение приказом, так как он позволяет не только утвердить какой-либо документ, но и указать, когда этот документ вводится в действие[3].

Приказом утверждается состав различных комиссий (для проведения инвентаризации, уничтожения печати, списания основных средств и др.), рабочих группы (например, по разработке основных направлений стратегического развития предприятия).

Приказом предоставляется право подписи каких-либо документов, отменяются (отзываются) доверенности, прекращается (приостанавливается) производство каких-либо видов продукции, оборудования, вводятся новые виды продукции, определяются проведение мероприятий, связанных с гражданской обороной (например, проведение штабной тренировки по гражданской обороне), проведение различных проверок (включая филиалы), изготовление печатей, проведение годового аудита предприятия, переход на централизованные закупки и поставки отдельных видов сырья и материалов, меры противопожарной безопасности и усиления охраны в праздничные дни, подготовка планов и др. (Примеры 1, 2).

Когда издается распоряжение?

Если руководитель предприятия решит издать правовой акт по оперативным и текущим вопросам деятельности организации, то необходимо будет подготовить распоряжение. Распоряжение, в отличие от приказа, издается с целью решения отдельных (узких, конкретных) вопросов, которые необходимы для претворения в жизнь определенных задач предприятия. Так, если приказом был утвержден план ремонта производственных цехов предприятия (т.е. определены основные этапы, сроки процесса модернизации производственных мощностей предприятия) (см. Пример 2), то в распоряжении решается вопрос о подготовке цеха № 2 к проведению ремонта (Пример 3), т.е. это отдельный вопрос в рамках общей задачи модернизации производственных мощностей предприятия.

Распоряжение, как правило, касается узкого круга работников и не является документом длительного действия.

Распоряжение может издаваться по таким вопросам, как предоставление копий документов (например, договоров, счетов-фактур, товарных накладных и др.), предоставление и согласование графика отпусков, отчетных материалов и т.д.

Распоряжение может быть подготовлено также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Когда нужно подготовить указание?

Указания обычно издаются органами государственного управления, но руководитель коммерческой организации также может издать такой распорядительный документ. Указания могут быть изданы по вопросам оперативного, информационно-методического, административного характера или по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений. Если организация примет решение использовать указание, то в инструкции по делопроизводству следует четко разграничить назначение приказов, распоряжений и указаний.

Особенностью оформления такого распорядительного документа, как указание, является то, что вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» используются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (Пример 4).

Когда используется решение?

При необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров) используется такой документ, как решение (Пример 5). Решение касается основного вопроса деятельности предприятия, в нашем примере – выпуска оборудования.

Необходимо учитывать следующую особенность оформления решения: текст решения, также как и других распорядительных документов, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» прописными буквами на отдельной строке.

Обратите внимание

На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Причем нормативных актов, регулирующих использование того или иного вида распорядительной документации в коммерческих организациях, нет. Поэтому использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации.

Например, мэр Москвы не может издавать приказы, а только указы и распоряжения.

Извлечение

из Регламента Правительства Москвы

3.1.2. Указы и распоряжения Мэра Москвы

Мэр Москвы по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает указы и распоряжения, которые обязательны для исполнения на всей территории города Москвы. […]

В свою очередь, приказы могут издавать руководитель Аппарата Мэра и Правительства Москвы, министры Правительства Москвы (п. 3.1.1 Регламента Правительства Москвы).

Особенности подготовки и оформления распорядительных документов

Право подписи распорядительных документов имеет единоличный исполнительный орган – генеральный директор (директор, президент) в соответствии с учредительными документами. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые могут подписывать приказы наряду с единоличным исполнительным органом. Однако на практике такое бывает редко. Чаще всего право подписи приказов по основной деятельности делегируется на основании приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать в пределах своих полномочий (Пример 6).

Другие публикации:  Приказ мчс россии 500 от 28082006

Обратите внимание: подготовка доверенности связана только с теми документами, которые будут направляться в сторонние организации, на подписание внутренних документы доверенность не выдается. Так, в нашем примере доверенность будет подготовлена на заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. с правом подписи договоров, связанных с хозяйственным обеспечением общества. Распорядительный документ коллегиального органа власти – решение – подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.

Распорядительные документы могут быть совместными, т.е. подготовленными организациями, издающими одинаковые по форме документы для решения каких-либо вопросов совместной деятельности.

Распорядительный документ состоит из констатирующей и распорядительной частей, последнюю можно делить на пункты, в которой указывают, кто делает, что делает и в какой срок, например:

3. Коммерческому директору Абрамову П.Е. подготовить план продаж на 2012 год и представить на рассмотрение Совета директоров к 01 октября 2011 года.

4. Заместителю коммерческого директора Епифанову А.К. подготовить отчет о реализации продукции по заключенным государственным контрактам в III квартале 2011 года и представить генеральному директору к 15 октября 2011 года.

5. Заместителю генерального директора по экономике и финансам Прошкину В.В. предоставить отчет о дебиторской задолженности по договорам поставки продукции предприятия, заключенным в период с 11.01.2011 по 30.06.2011, в срок до 1 октября 2011 года.

Распорядительный документ вступает в действие с даты подписания или даты, указанной непосредственно в самом документе. Например, приказ об утверждении регламента по списанию дебиторской задолженности может содержать следующую формулировку:

2.1. Утвердить Регламент по списанию дебиторской задолженности в ОАО «Синтез» и ввести его в действие с 1 июля 2011 года.

Сам приказ будет датирован 20 июня 2011 года, он вступит в действие с этой даты, а вот регламент, утверждаемый данным приказом, вступит в действие только 1 июля 2011 года.

Распорядительный документ может быть длительного действия или носить характер разового поручения, т.е. касаться исполнения отдельных вопросов.

■ Распорядительный документ должен содержать пункт о доведении данного документа до исполнителей, т.е. кто и в какой срок и до кого должен довести распорядительный документ. Например, что касается распорядительных документов длительного действия, то основная проблема доведения их до исполнителей заключается в том, что распорядительный документ может действовать в течение нескольких лет (например, приказ о создании комиссии по списанию основных средств), а порядок доведения приказа до вновь принимаемых сотрудников не прописан должным образом. Вот и получается иногда так, что сотрудник является членом комиссии, подписывает документы, а с приказом не ознакомлен, так как был принят на работу через год после подписания приказа.

Поэтому можно рекомендовать включать в распорядительные документы длительного действия такую формулировку:

6. Начальнику службы делопроизводства Авдеевой А.К. довести данный приказ до всех членов комиссии в течение трех рабочих дней с даты его подписания и доводить данный приказ до сведения вновь принимаемых сотрудников, которые являются членами комиссии по списанию основных средств, в течение трех рабочих дней с даты приема их на работу.

Обычно в организации формируется отдельная папка с распорядительными документами длительного действия, с которыми должны быть ознакомлены вновь принимаемые сотрудники. Кроме того, в приказах длительного действия можно рекомендовать указывать только должности сотрудников без указания фамилии, имени, отчества. Если распорядительный документ доводится до ограниченного круга сотрудников, то их можно приводить непосредственно в самом приказе; если же перечень включает много сотрудников, то можно рекомендовать составлять реестр рассылки, причем на предприятии они могут быть стандартными (например, реестр рассылки для руководителей структурных подразделений, директоров филиалов и т.д.) или индивидуальными (составляться отдельно для каждого распорядительного документа).

Срок исполнения распорядительного документа (отдельных его пунктов) может быть указан периодом времени в обычных календарных днях, в рабочих днях или такой документ может иметь конкретную дату исполнения. Это правило не распространяется на документы длительного действия. Возможны следующие формулировки:

3. Начальнику юридической службы подготовить доверенность на заместителя генерального директора Иванова А.В. в срок до 1 августа 2011 года.

Такая формулировка не вызывает вопросов по сроку исполнения.

4. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, то довести его до исполнителей необходимо по 21 июня 2011 года, т.е. в течение трех рабочих дней, исключив из срока выходные дни – 18 и 19 июня.

5. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, довести его до исполнителей необходимо с 17 июня по 19 июня 2011 года, т.е. в течение трех календарных дней, но учитывая, что 18 и 19 июня – выходные дни, приказ должен быть доведен до исполнителей в течение одного дня – 17 июня 2011 года.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) другим распорядительным документом организации. Например, внесение изменений в приказ осуществляется путем подготовки соответствующего приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ. Если отменяется действие какого-либо приказа, то в соответствующем приказе об отмене ранее действующего приказа необходимо указать, с какой даты действие приказа отменяется, а также указать его номер, дату, наименование, например:

1. Отменить приказ ОАО «Синтез» «О создании комиссии по списанию основных средств» от 20 июня 2010 года № 365 с 1 июля 2011 года.

Следует учитывать, что действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

■ Для учета и четкой организации работы с распорядительными документами их необходимо регистрировать.Регистрационным номером является порядковый номер, присвоенный в пределах календарного года, который иногда может быть дополнен буквенными или цифровыми обозначениями. Так, приказы разделяются на две группы: по основной деятельности и по личному составу. Для каждой группы могут использоваться свои буквенные обозначения: номер приказа по личному составу – № 267 л/с, по основной деятельности – № 534 о/д.

[1]Здесь и далее за основу взяты определения из «Краткого словаря видов и разновидностей документов» (Главное архивное управление при Совете министров СССР, Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Центральный государственный архив древних актов. М., 1974).

[2]Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

[3]Документ, утверждаемый единоличным исполнительным органом, вводится в действие с даты его утверждения. Но если организация достаточно большая, с сетью филиалов, то потребуется время, чтобы довести данный документ до исполнителей. Кроме того, исполнителям потребуется время для ознакомления с данным документом, а если этот документ касается какого-либо направления деятельности, то еще потребуется время и для перестройки работы. Время на ознакомление с документом появится, если его утвердить приказом, так как именно в приказе можно указать дату ввода документа в действие, которая будет отличаться от даты приказа. Кроме того, приказ об утверждении документа позволит назначить ответственного за доведение приказа до исполнителей, указать, в какой срок это необходимо сделать.

Е.Г. Юсипова,
член Гильдии Управляющих Документацией