Блог

Договор о хранении документов

Оглавление:

Договор хранения документов

Подборка наиболее важных документов по запросу Договор хранения документов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты: Договор хранения документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Договор хранения документов

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Формы документов: Договор хранения документов

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Примерная форма договора на хранение документов между архивом и организацией (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Договор на хранение документов между архивом и организацией

[ место заключения договора ]

[ число, месяц, год ]

[ Полное наименование юридического лица ], в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ наименование документа, подтверждающего полномочия ], именуемый в дальнейшем «Исполнитель», «Архив» с одной стороны и [ полное наименование юридического лица ], в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ наименование документа, подтверждающего полномочия ], именуемое в дальнейшем «Заказчик», с другой стороны, а вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. В соответствии с условиями настоящего договора Заказчик передает на хранение Архиву документы, а Архив на возмездной основе принимает и обеспечивает их сохранность.

1.2. Архив предоставляет Заказчику следующие услуги:

— прием дел долговременного хранения по личному составу, а также документов депозитарного и временного хранения;

— проведение комплекса работ по упорядочению документов, составлению описей, переплету и постраничной нумерации документов, оформлению обложек;

— отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

— изготовление копий документов по запросу Заказчика;

— выдача Заказчику дел во временное пользование, в том числе и для работы в читальном зале Архива;

— оказание консультативно-методической помощи в совершенствовании организации работы с документами;

1.3. Настоящий договор заключается сроком на [ значение ] лет.

2. Порядок передачи документов

2.1. Состав передаваемых на хранение документов определяется в соответствии со сдаточной описью, согласованной Сторонами.

2.2. Прием-передача документов на хранение оформляется Актом приема-передачи (Приложение N 1), который подписывается обеими Сторонами.

Если при передаче обнаружено отсутствие каких-либо документов, числящихся в передаточной описи, то их номера оговариваются в Акте приема-передачи документов с изложением причин их отсутствия.

2.3. При передаче документов проводится проверка физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

При обнаружении дефектов их физического состояния (разрыве листов, размывке текста документов и т. п.) составляется акт произвольной формы, в котором указываются соответствующие номера документов и листов.

2.4. В случае, если передаваемые документы заражены грибком или плесенью, Архив имеет право не принимать такие документы на хранение без проведения соответствующей обработки за счет Заказчика.

2.5. Принятые Архивом на хранение документы немедленно обрабатываются и описываются в соответствии с действующими правилами и нормами работы архивов.

2.6. Передача документов в Архив осуществляется силами и за счет средств Заказчика.

3. Стоимость услуг и порядок расчетов

3.1. Стоимость услуг по настоящему договору составляет [ сумма цифрами и прописью ] рублей в месяц.

3.2. Оплата оказанных услуг производится ежемесячно не позднее [ значение ] числа месяца, следующего за отчетным.

3.3. Дополнительные услуги оплачиваются Заказчиком отдельно в соответствии с прейскурантом цен Исполнителя.

3.4. Оплата Заказчиком услуг производится путем [ указать способ оплаты ].

4. Права и обязанности сторон

4.1. Исполнитель обязуется:

4.1.1. Оказать Заказчику услуги в полном объеме и надлежащего качества в соответствии с настоящим договором.

4.1.2. В процессе хранения документов Заказчика соблюдать охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический режимы.

4.1.3. Выдавать по запросу Заказчика документы, переданные на хранение.

4.1.4. Сохранять конфиденциальность и не допускать разглашения третьим лицам сведений о составе, объеме, содержании передаваемых на хранение документов.

4.1.5. Извещать Заказчика обо всех обстоятельствах, способных привести к порче или утрате передаваемых на хранение документов.

4.2. Исполнитель имеет право:

4.2.1. Запрашивать и получать необходимую информацию у Заказчика.

4.2.2. Требовать своевременной оплаты оказанных услуг в соответствии с условиями настоящего договора.

4.2.3. Требовать оплаты штрафных санкций.

4.2.4. Отказаться от исполнения обязательств по настоящему договору при условии полного возмещения Заказчику убытков.

4.3. Заказчик обязуется:

4.3.1. Производить оплату оказанных услуг в установленные настоящим договором сроки.

4.3.2. Создать необходимые условия для обеспечения полного и своевременного оказания Исполнителем услуг.

4.4. Заказчик имеет право:

4.4.1. Требовать надлежащего исполнения обязательств по настоящему договору.

4.4.2.Отказаться от исполнения настоящего договора при условии оплаты Исполнителю фактически понесенных им расходов.

5. Ответственность сторон

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим гражданским законодательством.

5.2. В случае просрочки оплаты стоимости услуг Заказчик выплачивает Исполнителю пени в размере [ значение ] % от суммы долга за каждый день просрочки.

5.3. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему договору, если они докажут, что оно явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы, возникших после заключения договора в результате событий чрезвычайного характера.

6. Порядок разрешения споров

6.1. Все споры и разногласия между Сторонами, возникающие в период действия настоящего договора, разрешаются Сторонами путем переговоров.

6.2. В случае невозможности урегулирования споров и разногласий путем переговоров спор подлежит разрешению [ наименование арбитражного суда ] в соответствии с законодательством РФ.

7. Заключительные положения

7.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания и действует до полного выполнения Сторонами своих обязательств по настоящему договору.

7.2. Все изменения или дополнения к настоящему договору действительны, если они подписаны уполномоченными лицами обеих Сторон.

7.3. Настоящий договор может быть расторгнут досрочно по основаниям, предусмотренным Гражданским кодексом Российской Федерации.

7.4. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим договором, подлежит применению гражданское законодательство Российской Федерации.

7.5. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми договор связывает гражданско-правовые последствия для Сторон настоящего договора, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения Стороне или ее представителю.

Юридически значимые сообщения подлежат передаче путем [ вписать нужное — почтовой, факсимильной, электронной связи ].

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило Стороне, которой оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от нее, не было ей вручено или Сторона не ознакомилась с ним.

7.6. Договор составлен в 2 (двух) экземплярах, по одному для каждой из Сторон, имеющих одинаковую юридическую силу.

7.7. Неотъемлемой частью настоящего договора является:

— Приложение N 1 — Акт приема-передачи документов.

Договор хранения документов

ДОГОВОР N _____
хранения документов

г. _________________ «___»____________ ____ г.

___________________, в лице ___________________, действующ___ на основании ___________________, именуем__ в дальнейшем «Хранитель», с одной стороны, и ___________________, в лице ___________________, действующ___ на основании ___________________, именуем__ в дальнейшем «Поклажедатель», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий Договор, именуемый далее по тексту «Договор», о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Хранитель осуществляет хранение документов Поклажедателя на бумажных и других носителях информации, которые переданы Поклажедателем и приняты Хранителем (далее по тексту — «данные Поклажедателя»).
1.2. Хранитель осуществляет хранение данных Поклажедателя в своих охраняемых помещениях (далее по тексту — «хранилище»). Хранитель является профессиональным хранителем.
1.3. Хранитель гарантирует, что хранилище поддерживается в состоянии, пригодном для хранения данных Поклажедателя, и постоянно обеспечивает:
— охрану хранилища;
— ограничение доступа в хранилище и к данным Поклажедателя в соответствии с положениями настоящего Договора;
— регистрацию и сохранение любой информации, предоставленной Поклажедателем Хранителю в формуляре описания документов и касающейся данных Поклажедателя.
1.4. Настоящий Договор заключен на срок _______________________.
Настоящий Договор вступает в силу с даты передачи Поклажедателем данных на хранение.
1.5. Хранитель оказывает Поклажедателю услуги по экспертизе ценности документов и оформлению ее результатов.

Другие публикации:  Все льготы инвалидам 2 группы на 2019 год

2. ПРЕДМЕТЫ, ЗАПРЕЩЕННЫЕ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ

2.1. Поклажедателю запрещается передавать в качестве какой-либо части данных Поклажедателя материалы, которые обычно считаются легковоспламеняющимися (кроме бумаги), взрывоопасными, токсичными, радиоактивными, а также какие-либо материалы, зараженные паразитами или насекомыми, органические материалы, привлекающие паразитов или насекомых, и любые другие материалы, которые являются незаконными, опасными или небезопасными для обращения (далее по тексту — «предметы, запрещенные для хранения»).
2.2. Хранитель имеет право проверить наличие в принимаемых на хранение данных Поклажедателя предметов, запрещенных для хранения. Хранитель вправе отказаться хранить предметы, запрещенные для хранения.

3. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ И ДОСТУП К ДАННЫМ ПОКЛАЖЕДАТЕЛЯ

3.1. Условия настоящего Договора являются конфиденциальной информацией для Поклажедателя и Хранителя и не могут разглашаться или обсуждаться с какой-либо третьей стороной.
3.2. Хранитель выдает данные Поклажедателя только назначенному(ым) представителю(ям) Поклажедателя, указанному(ым) Поклажедателем в формуляре, который выдается Хранителем и заполняется Поклажедателем (такой формуляр может периодически исправляться Поклажедателем) (далее по тексту — «формуляр разрешенного доступа»).
Указание Поклажедателем какого-либо лица в формуляре разрешенного доступа является заверением Поклажедателя, что данное лицо имеет полномочия запрашивать предоставление услуг в отношении данных Поклажедателя, а также сдавать и получать такие данные.
3.3. Любой заказ направляется Хранителю посредством факсимильной связи, посредством курьерской доставки или в электронном виде. Хранитель не обязан предоставлять Поклажедателю какую-либо информацию относительно данных Поклажедателя, пока Поклажедатель не заполнил формуляр разрешенного доступа и не вернул его Хранителю.
3.4. Поклажедатель несет ответственность за точность сведений, содержащихся в действующем формуляре разрешенного доступа.
3.5. По просьбе Поклажедателя Хранитель может инспектировать данные Поклажедателя в специальной комнате для просмотра, находящейся на территории Хранителя.
3.6. Поклажедатель может иметь доступ в хранилище (но не к самим хранящимся данным) для общей проверки только при условии постоянного сопровождения представителя Поклажедателя представителем Хранителя в пределах ограниченной зоны доступа.

4. ОКАЗАНИЕ ХРАНИТЕЛЕМ УСЛУГ

4.1. По заявке Поклажедателя Хранитель оказывает услуги по экспертизе ценности документов и оформлению ее результатов (п. 1.5 настоящего Договора).
4.2. Услуги оказываются Хранителем в порядке и сроки, установленные Приложением N 1 к настоящему Договору.
4.3. По окончании каждого календарного месяца Стороны составляют и подписывают акт об оказанных услугах, который содержит указание на виды, объем и стоимость оказанных услуг.
4.4. В случае оказания Хранителем услуг с отступлениями от настоящего Договора Поклажедатель вправе по своему выбору потребовать от Хранителя:
— безвозмездного устранения недостатков в разумный срок;
— соразмерного уменьшения стоимости услуг.
4.5. По заявке Поклажедателя Хранитель может в качестве части предоставляемых услуг уничтожить данные Поклажедателя. При этом Хранитель не несет ответственности в связи с уничтожением таких данных.

5. ВОЗНАГРАЖДЕНИЕ ЗА ХРАНЕНИЕ

5.1. Поклажедатель уплачивает Хранителю вознаграждение за хранение в размере _____ (__________) рублей в месяц.
5.2. Вознаграждение за хранение, установленное п. 5.1 настоящего Договора, уплачивается Поклажедателем не позднее ______ числа месяца, следующего за отчетным путем перечисления денежных средств на расчетный счет Хранителя.
5.3. Вознаграждение за хранение, установленное п. 5.1 настоящего Договора, не включает в себя стоимость услуг, оказываемых Хранителем в соответствии с разделом 4 настоящего Договора, которая определяется в соответствии с Приложением N 1 к настоящему Договору.
Стоимость услуг, оказанных Хранителем, определенная в соответствии с Приложением N 1 к настоящему Договору, уплачивается в срок, установленный п. 5.2 настоящего Договора, одновременно с уплатой вознаграждения за хранение.
5.4. Расходы на хранение данных Поклажедателя включены в вознаграждение за хранение.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

6.1. Хранитель отвечает за утрату, недостачу или повреждение данных Поклажедателя, принятых на хранение, если не докажет, что утрата, недостача или повреждение произошли вследствие непреодолимой силы, либо из-за свойств данных Поклажедателя, о которых Хранитель, принимая их на хранение, не знал и не должен был знать, либо в результате умысла или грубой неосторожности Поклажедателя.
6.2. Убытки, причиненные Поклажедателю утратой, недостачей или повреждением его данных, возмещаются Хранителем в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
6.3. В случае нарушения Поклажедателем срока уплаты вознаграждения или стоимости услуг, установленных п. п. 5.2, 5.3 настоящего Договора, Хранитель вправе предъявить Поклажедателю требование об уплате неустойки в размере ________% от неоплаченной в срок суммы за каждый день просрочки.
6.4. За неисполнение или ненадлежащее исполнение иных обязанностей по настоящему Договору Стороны несут ответственность, установленную действующим законодательством Российской Федерации.

7. ИЗМЕНЕНИЕ И РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА

7.1. Настоящий Договор может быть изменен или дополнен по соглашению Сторон, составленному в письменной форме и подписанному обеими Сторонами.
7.2. Стороны вправе по взаимному соглашению, .

Договор хранения, образец и рекомендации по подготовке документа

Если компания передает контрагенту имущество на временное содержание, передачу оформляют договором хранения. Что нужно знать об особенностях такого договора.

Используйте образец, чтобы составить договор хранения

Сделки о хранении заключают в соответствии со специальными нормами главы 47 ГК РФ, а также общими правилами договорной работы. Договором хранения называют соглашение о том, что одна сторона передала имущество другой (ст. 886 ГК РФ). Сторонами сделки являются поклажедатель и хранитель. Поклажедатель имеет право заключить такой договор:

  • с профессиональным хранителем – компанией, которая предоставляет соответствующие услуги широкому кругу лиц. Например, со складской компанией;
  • с контрагентом, который согласился принять вещи поклажедателя, но постоянно услуги хранения не оказывает.

После того как хранитель возьмет имущество, он несет ответственность за его состояние и сохранность, а также обязуется вернуть вещи в срок, который указали в договоре хранения (ст. 886 ГК РФ).

Сделку нужно оформить в письменном виде (ст. 887 ГК РФ). Однако для соблюдения письменной формы не обязательно оформлять единый документ. Действительность договора могут подтвердить иные документа, например, это:

  • расписка о передаче имущества, квитанция, письменное свидетельство и т. п., если на документе присутствует подпись хранителя;
  • жетон с номером или иной знак, который выдают поклажедателю, когда принимают объекты на хранение. Обратите внимание, что такая форма подтверждения должна быть установлена в законе или ином правовом акте как обычная для данного вида хранения (п. 2 ст. 887 ГК РФ).

Тем не менее, удобнее всего прибегнуть к заключению договора в виде единого документа. Это позволит подробно перечислить все условия сделки.

Образец договора с указанным сроком хранения имущества

Посмотрите другие образцы в Системе Юрист

Образец пригодится для составления договоров хранения разных видов. Но при подготовке учите особенности конкретной сделки. Например, на отдельные виды хранения компании-хранителю требуется получить лицензию. (Ее наличие и срок действия проверяют перед сделкой.) Также проверьте, какие подзаконные акты регулируют данный тип сделок и что они требуют. Так, при хранении автомобилей на автостоянке договор должен содержать специальные пункты. Закон специально выделяет договоры хранения:

  • на складе (§ 2 гл. 47 ГК РФ);
  • в ломбарде (ст. 919 – 920 ГК РФ);
  • в банке (ст. 921 – 922 ГК РФ);
  • в камерах хранения компаний, которые занимаются транспортировкой (ст. 923 ГК РФ);
  • в гардеробах (ст. 924 ГК РФ);
  • в гостиницах (ст. 925 ГК РФ);
  • о секвестре (ст. 926 ГК РФ).

Если между компаниями составляют соглашение смешанного типа, часть, которая имеет отношение к хранению, нужно сформировать с учетом общих норм о договоре и о его конкретном виде. Например, такие пункты могут понадобиться при заключении сделки о транспортировке или поставке.

Обратите внимание: когда покупатель хранит товар, который должен забрать продавец, нужно руководствоваться положениями статьи 514 ГК РФ. В этом случае покупатель берет имущество на ответственное хранение, поскольку возвращает товар продавцу. Данное понятие не равно понятию сделки о хранении в рамках главы 47 ГК РФ. Особенность этой правовой ситуации в том, что обязанность покупателя сохранить товар до момента передачи продавцу – требование закона, а не соглашения. Если продавец и покупатель составили соглашение о сохранении имущества, это отличается от обычного договора хранения.

Какие положения включают в договор при заключении сделки о хранении

Задача договора – послужить доказательством, что компания передала контрагенту имущество на сохранение. Если говорить о том, каким договором является соглашение о хранении – консенсуальным или реальным, – то по общему правилу предполагается, что это реальный договор. Передачу имущества необходимо подтвердить отдельными документами, например, актом. Однако если компания заключает сделку с профессиональным хранителем, договор может вступать в силу с момента согласования существенных условий.

Другие публикации:  Образец заявления на признание отцовства после смерти отца

К обязательным для хранения условиям законодатель относит только предмет договора. Для согласования этого условия нужно:

  1. Написать, что хранение является целью передачи имущества.
  2. Указать имущество, которое поклажедатель передает хранителю. Здесь перечисляют наименования объектов, их количество, а также индивидуально-определенные и/или родовые признаки.

Одна из характеристик договора – это возмездность или безвозмездность хранения. Если контрагент получит вознаграждение, сумму указывают в тексте соглашения. Кроме того, определяют порядок выплат: в виде одного перечисления в конце срока хранения или в виде регулярных отчислений. Во втором случае указывают расчетный период. Если контрагент хранит имущество бесплатно, об этом также пишут в соглашении.

Помимо сведения о стоимости сделки, в договор вносят положения:

  • об условиях хранения;
  • о сроке действия;
  • о порядке возмещения расходов по содержанию имущества, в том числе непредвиденных;
  • о порядке досрочного расторжения;
  • об ответственности поклажедателя за оставление имущества дольше срока, а также об ответственности обеих сторон за те или иные нарушения условий и т. д.

Самые популярные рекомендации в Системе Юрист в этом месяце

Восемь опасных условий договоров аренды, услуг и подряда
Смотрите, какие условия суды чаще всего оценивают по-разному. Возьмите в договор безопасные формулировки таких условий. Используйте позитивную практику, чтобы убедить контрагента включить условие в договор, а негативную – чтобы убедить отказаться от условия.

Как судиться с приставами: алгоритм работы
Оспаривайте постановления, действия и бездействие пристава. Освобождайте имущество от ареста. Взыскивайте убытки. В этой рекомендации все, что нужно: четкий алгоритм, подборка судебной практики и готовые образцы жалоб.

Как налоговая на самом деле проверяет сведения в ЕГРЮЛ
Читайте восемь негласных правил регистрации. Основано на показаниях инспекторов и регистраторов. Подойдет для компаний, которым ИФНС поставила метку о недостоверности.

20 новых правовых позиций судов о взыскании судебных расходов
Свежие позиции судов по неоднозначным вопросам взыскания судебных расходов в одном обзоре. Проблема в том, что множество деталей до сих пор не прописано в законе. Поэтому в спорных случаях ориентируйтесь на судебную практику.

Обзор практики по уведомлению контрагентов
Отправляйте уведомление на сотовый, по e-mail или бандеролью.

Организацией заключается договор хранения документов. К договору в качестве приложения мы планируем оформить реестр документов, которые передаются на хранение, то есть в этом приложении будет индивидуализирован предмет договора. Поскольку реестр очень бол

По договору хранения одна сторона (хранитель) обязуется хранить вещь, переданную ей другой стороной (поклажедателем), и возвратить эту вещь в сохранности (п. 1 ст. 886 ГК РФ). Передаваемая на хранение вещь является непосредственным объектом договора, а условие, позволяющее определить этот объект, следует считать существенным условием договора хранения (смотрите, например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 22.06.2009 № А58-3730/2008, решение Арбитражного суда Республики Марий Эл от 20.10.2006 № А38-1313-8/156-06).

В рассматриваемом случае договор планируется оформить таким образом, что объект договора хранения (то есть перечень передаваемых на хранение документов), а также условие об их количестве будут согласованы дополнительно. Такой порядок оформления текста договора по закону не запрещен, поэтому стороны вправе зафиксировать указанное условие договора хранения данным способом (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 30.10.2008 № А58-264/08-0215-Ф02-5291/2008). Если сторонами договора установлено, что условие об объекте договора хранения будет зафиксировано письменно в приложении к основному договору, то договор хранения соответствующего имущества будет считаться заключенным (и порождающим для сторон взаимные права и обязанности) только после подписания такого приложения, в котором будет определено данное существенное условие. В этом случае отношения сторон по поводу хранения имущества будут регулироваться одновременно договором и соответствующим приложением к нему.

Как следует из вопроса, договор хранения планируется заключить в письменной форме путем составления двух экземпляров одного документа в бумажном виде, подписанного сторонами. Это согласуется с п. 1 ст. 434, п. 1 ст. 158, п. 2 ст. 160 и 161, п. 1 ст. 887 ГК РФ. Приложение же к договору, как мы поняли, будет существовать только в виде электронного документа.

Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Законодательство не связывает понятие «документ» только с бумажным носителем. Статьей 160 ГК РФ установлено, что сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами. Следовательно, чтобы информация, представленная в электронной форме и содержащая сведения о взаимных обязательствах сторон, имела юридическую силу, а действия сторон по установлению таких обязательств отвечали требованиям о соблюдении письменной формы сделки, электронный документ должен быть подписан сторонами.

Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Возможность использования электронной цифровой подписи предусмотрена Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (см. его статью 6 «Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью»).

Таким образом, оформление сторонами в письменной форме договора хранения и приложений к нему на разных носителях не нарушает требований законодательства о заключении гражданско-правового договора. Если по всем существенным условиям договора хранения стороны достигли согласия, такое оформление договора само по себе не может являться основанием для признания его незаключенным (см. постановление ФАС Московского округа от 12.04.2012 № Ф05-2886/12 по делу №А40-94908/2011, постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 06.08.2012 № 05АП-5867/12).

В договор сторонам целесообразно вписать следующее условие:

Наличие приложения в электронном виде прямо указывается в тексте договора

1.2. Предмет Договора будет уточнен сторонами дополнительно в приложении № 1, оформленном в виде электронного документа, подписанного электронными подписями должностных лиц от каждой Стороны договора. Приложение № 1 является неотъемлемой частью настоящего Договора хранения.

Отметим также, что договор хранения по общему правилу является реальной сделкой (п. 2 ст. 887 ГК РФ). То есть договор хранения считается заключенным с момента передачи вещи на хранение, и обязанности по этому договору могут возникнуть у его сторон именно с момента фактической передачи вещи. Договор хранения может носить и консенсуальный характер, если соглашением сторон предусмотрено, что хранитель обязан принять на хранение вещь от поклажедателя в предусмотренный договором срок. Однако ГК РФ допускает заключение консенсуальных договоров только профессиональными хранителями. Если в рассматриваемом случае договор хранения не содержит подобного условия, для того чтобы считать такой договор заключенным, одного достижения соглашения по всем существенным условиям между его сторонами недостаточно – необходим еще факт передачи документов на хранение, который может быть задокументирован актом.

В ситуации, описанной в вопросе, подобный акт можно составить в бумажном виде (т.е. полное перечисление передаваемых документов останется только в реестре в электронном виде, на который акт будет ссылаться):

Ссылка на перечень передаваемых на хранение документов (в электронном виде) в бумажном акте, фиксирующем факт такой передачи

1. Поклажедатель передал, а Хранитель принял на хранение имущество согласно Реестру (Приложение № 1 к Договору от 10.01.2013 № 24/7), оформленному в электронном виде на CD и заверенному электронными подписями директора ООО «Ромашка» Петрова П.П. и генерального директора ЗАО «РОС» Романова Р.Р.

Порядок и сроки хранения договоров в организации

От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов.

Из статьи вы узнаете:

Почему хранению договоров необходимо уделять повышенное внимание

В своей деятельности ни одна организации не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами. Эти договоры, носящие гражданско-правовой характер, заключаются, в том числе:

  • на выполнение какого то определенного вида или объема работы;
  • на поставку оборудования, комплектующих, сырья и инструментов;
  • куплю-продажу производимой компанией продукции, предоставляемых услуг;
  • аренду помещений;
  • проведение специальной оценки рабочих мест;
  • поставку канцелярских принадлежностей.
Другие публикации:  Санаев хроники раздолбая 2 спор на балу воланда

Этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный. Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.

Всеми договорами, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматриваются взаимные обязательства сторон и сроки выполнения. При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.

Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла. Поэтому хранению договоров в организациях уделяется повышенное внимание, в том числе, когда речь идет о подготовке, передаче и хранению их в архиве.

Кому поручается текущее хранение договоров в организации

Решение о том, какое подразделение будет осуществлять текущее хранение договоров в организации, принимает работодатель, это входит в зону его ответственности.

Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

Обычно, хранить действующие договоры поручается юридической службе или бухгалтерии, на небольших предприятиях этом может вменяться в обязанности секретарю. Но наиболее целесообразным представляется передача этой функции работникам бухгалтерии, при этом в юридическом отделе могут храниться только копии этих документов.

Договоры относятся к документам первичного бухгалтерского учета, поскольку ими подтверждаются производимые хозяйственные операции. Поэтому, как и в отношении всех других первичных учетных документов, хранение договоров должно осуществляться в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г. Согласно этому Положению, для их текущего хранения должны быть выделены специальные несгораемые закрывающиеся на замок шкафы или оборудовано специальное помещение.

Все договоры, заключаемые организацией, прежде, чем будут переданы на хранение, должны быть зарегистрированы. Регистрация этих документов, обычно, входит в функции секретаря.

Регистрационная форма разрабатывается работодателем и представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении.

Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру.

Как организовать учет договоров, находящихся на текущем хранении

Поскольку, как уже было сказано, договоры являются важными документами, должна быть исключена их утеря. С этой целью на предприятии ведется в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров. Ведение реестра, а также журнала учета договоров, как правило, поручается секретарю. В реестре и журнале учитываются уже те документы, которые подписаны и зарегистрированы. При этом неважно, какому из подразделений поручается текущее хранение договоров.

В реестр или журнал вносится следующие сведения о каждом зарегистрированном договоре:

  • порядковый номер записи;
  • наименование (тип) договора;
  • указанная в нем стоимость или цена;
  • информация о второй стороне, подписавшей документ;
  • дата заключения договора;
  • срок его действия (если он оговорен);
  • наличие изменений, дополнительных соглашений к документу;
  • текущий статус договора (действует, расторгнут, завершен);
  • сотрудник, ответственный за текущее хранение договора;
  • примечание;
  • номер дела в котором хранится договор.

Как осуществляется временное хранение договоров

Сроки хранения архивных документов устанавливаются в зависимости от их типов в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень.

По истечении календарного года договоры, срок действия которых уже истек, необходимо подшить в дела и организовать их временное хранение в структурном подразделении до того момента, как практическая надобность в них отпадет и они будут переданы в общий архив организации.

Договоры, сформированные в дела, должны быть внесены в номенклатуру дел. Чтобы легче, быстрее и правильнее организовать хранение договоров при формировании дел, советуем действовать в такой последовательности:

Составьте список всех видов договоров, которые заключает предприятие;

Определите в соответствии с Перечнем сроки для каждого из тех видов договоров, которые специально оговорены в нем;

Сформируйте разного типа в дела с учетом их сроков . Желательно, чтобы в одно дело были подшиты документы, имеющий одинаковый срок хранения.

Фрагмент номенклатуры дел представлен ниже.

Обратите внимание! Листы согласования к договорам, протоколы разногласий и согласования разногласий, не являются отдельными документами, это часть соответствующего договора. Они должны подшиваться и храниться вместе с основным документом.

Сроки хранения договоров в архиве

Хранение договоров в архиве организации осуществляется в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Порядок хранения гражданско-правовых договоров не отличается от того, что установлен в отношении типовых архивных документов. Сроки хранения, хоть и указаны в Перечне, но определить их зачатую бывает достаточно сложно. В этом регламенте не отражены многие виды договоров, которые на практике встречаются часто. Так, например, в Перечне не упоминается договор купли-продажи, а к числу договоров об оказании услуг отнесены только юридические и аудиторские.

Облегчить установление срока хранения договоров в архиве поможет статья 436 Перечня, она называется «Договоры организаций» и под это определение подпадают все те документы, которые в самом Перечне не упоминаются.

Поэтому те договоры, которые будут храниться в архиве организации условно могут подразделяться на две группы:

Те, которые упоминаются отдельными статьями Перечня;

Те, которые не упоминаются в Перечне и срок хранения которых определяется в соответствии со статьей 436.

Фрагмент Перечня с указанием статьи 436 выглядит так:

При установлении сроков хранения договоров в архиве следует учесть, к какой категории они отнесены. Так, например договоры отчуждения имеют постоянный срок хранения и подлежат обязательной передаче в муниципальный или государственный архив. К этой категории относятся такие виды договоров:

Трудовые договоры также хранятся в организации до того момента, пока она не ликвидирована, а в случае ликвидации должны быть переданы в муниципальный архив и хранится там на протяжении еще 75 лет. Срок хранения любого из видов этих документов не должен быть менее10 лет.

Кроме того, правилами предусматривается увеличение сроков хранения архивных документов во избежание возможных ошибок. На протяжении еще пяти лет с того момента, как истечет срок хранения, не уничтожаются такие виды договоров:

  • на поставку товаров, оказания услуг и выполнение работ;
  • мены, займа и кредита;
  • аренды транспортных средств и оказания услуг по перевозке;
  • найма;
  • на медицинское обслуживание;
  • о материальной ответственности.

Когда начинается отсчет установленного срока хранения договора

При определении сроков хранения договоров также следует учесть, что отчет этих сроков начинается не с того момента, когда истекает срок действия договора. Отсчет начинается с момента формирования дел — с 1 января следующего года. И, если действие договора закончилось, например, в марте 2017 года, отсчет срока его хранения начнется с 1 января 2018 года.