Блог

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков: проблемы работника и работодателя

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2013, N 11

ОТСУТСТВИЕ ГРАФИКА ОТПУСКОВ: ПРОБЛЕМЫ РАБОТНИКА И РАБОТОДАТЕЛЯ

Практика показывает, что работодатели нередко игнорируют требования закона о ежегодном предоставлении работникам оплачиваемых отпусков. Это, в свою очередь, ведет к нарушению кадровой службой правила о составлении графика отпусков и контроле за его соблюдением. Как правило, появление графика связано с обращением работников в федеральную инспекцию труда, прокуратуру, суд или в действующий в организации профсоюзный орган. При этом нередко принуждение к составлению графика отпусков происходит путем неоднократного наложения административного штрафа в размерах, определенных ст. 5.27 КоАП РФ. Рассмотрим, какие права работника нарушаются представителями работодателя из-за несоставления или несоблюдения графика отпусков на очередной календарный год, а также судебную практику.

Что говорит закон

В ч. 5 ст. 37 Конституции РФ работающему по трудовому договору гарантируется ежегодный оплачиваемый отпуск, что продублировано в ч. 1 ст. 122 ТК РФ. В ст. ст. 114 и 115 ТК РФ эти положения детализируются:

— работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка;

— ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (минимальная продолжительность);

— ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами. К таким работникам отнесены, например, педагоги, которым полагается отпуск не менее 42 и не более 56 календарных дней.

В свою очередь, ст. 116 ТК РФ гарантирует ежегодное предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков работникам:

— занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

— имеющим особый характер работы;

— с ненормированным рабочим днем;

— работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

В ст. 120 ТК РФ уточняется, что при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

Кроме того, следует учитывать, что на основании ст. 423 ТК РФ в части, не противоречащей ТК РФ, действуют положения Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30.04.1930 N 169. В них содержатся важная дополнительная информация, в частности о том, что такое «рабочий год», и примеры для уяснения норм статей гл. 19 ТК РФ об отпуске. Напомним, есть и иные подзаконные акты, но касаются они порядка предоставления оплачиваемых отпусков отдельным категориям работников различных отраслей экономики и сфер предоставления услуг.

На практике также нужно применять указания, содержащиеся в пересмотренной в 1970 г. Конвенции МОТ N 132 «Об оплачиваемых отпусках», вступившей в силу в России 06.09.2011. Так, в ст. 10 Конвенции предписано, что время (не очередность) предоставления отпуска, если оно не установлено иными способами, соответствующими национальной практике (см. ч. 4 ст. 123 ТК РФ), определяется работодателем после консультации с работником или с его представителями. При определении времени предоставления отпуска должны учитываться потребность предприятия в рабочей силе и возможности для отдыха, доступные работнику.

Итак, у каждого работающего именно по трудовому договору сотрудника есть гарантированное Конституцией и ТК РФ право на ежегодный оплачиваемый отпуск разной продолжительности, зависящей от вида профессиональной деятельности работника. Однако данное право с учетом иных норм ТК РФ можно реализовать по-разному, что порождает для работника одновременно и соответствующие правовые последствия, например определенные в абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ. Это следует из допускаемой ст. 122 ТК РФ возможности использовать отпуск или авансом, или после выработки стажа работы, дающего право на ежегодный как основной, так и дополнительный оплачиваемый отпуск. При этом исходя из ст. 121 ТК РФ и положений Правил об очередных и дополнительных отпусках следует такой вывод: стаж работы, дающий право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска без негативных материальных последствий для работника при увольнении, равен 12 месяцам в каждом рабочем году с учетом нахождения в этот период в отпуске минимальной продолжительности.

Тем не менее ч. 2 — 4 ст. 122 ТК РФ допускают предоставление отпуска в любое время рабочего года (в том числе, как было отмечено выше, авансом) в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у конкретного работодателя. В этих целях ст. 123 ТК РФ обязывает каждого работодателя ежегодно определять очередность предоставления оплачиваемых отпусков путем составления и утверждения соответствующего графика, который обязателен как для работодателя, так и для сотрудников.

Для этого работодатель обязан до утверждения графика отпусков учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (при ее наличии и по правилам ст. 372 ТК РФ). Затем не позднее чем за две недели до наступления очередного календарного года (т. е. до 17 декабря), исполняя требования абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ, с утвержденным графиком отпусков необходимо ознакомить работников под личную подпись. При этом работодатель должен удовлетворить пожелания отдельных категорий сотрудников, которым отпуск по закону предоставляется в удобное для них время или связан с конкретными событиями их личной жизни (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Более того, о времени начала отпуска работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). А согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ ему обязаны произвести оплату отпуска не позднее чем за три дня до его начала. При несоблюдении этих норм работник может потребовать перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Споры, касающиеся графиков отпусков, можно условно разделить на две категории. Во-первых, это споры, связанные с самовольным уходом работника в ежегодный отпуск.

Судебная практика. Обращаясь в суд, истица среди прочего просила восстановить ее на работе, признать приказы о дисциплинарных взысканиях незаконными, взыскать заработную плату за период вынужденного прогула, компенсацию морального вреда. По ее словам, приказы о привлечении ее к дисциплинарной ответственности незаконны, поскольку дисциплинарных проступков она не совершала. А отсутствие на рабочем месте было обусловлено уважительными причинами, поскольку в период нахождения в отпуске она болела, в связи с чем ее отпуск продлился на период нетрудоспособности.

Ответчик исковые требования не признал, пояснив, что она была уволена с должности по двум причинам — по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей), а также по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (прогул без уважительных причин).

Суд установил, что работодатель не составлял график отпусков на 2011 г., поэтому работники вынуждены были писать заявления о предоставлении отпусков. Более того, заявление истицы на отпуск как документ, требующий учета и исполнения, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28, подлежал регистрации, чего ответчик не сделал. Поскольку в организации отсутствовал график отпусков, отражающий сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков на календарный год, суд пришел к выводу, что днем начала отпуска истицы являлась дата, указанная в ее заявлении.

Как следует из ст. 124 ТК РФ, если во время ежегодного оплачиваемого отпуска работник болел, работодатель обязан продлить этот отпуск или перенести его на другой срок. Сроки продления и перенесения отпуска определяются работодателем с учетом пожелания работника. Так как один из дней нетрудоспособности истицы пришелся на день отпуска, она имела право на продление отпуска на один календарный день, следовательно, отсутствие на рабочем месте в день планового выхода из отпуска нельзя считать прогулом.

В связи с этим суд признал приказы незаконными и отменил их, восстановив истицу на работе, и взыскал с ответчика заработную плату за период вынужденного прогула и компенсацию морального вреда (Решение Центрального районного суда г. Хабаровска от 29.11.2011, Кассационное определение Хабаровского краевого суда от 15.02.2012 по делу N 33-1029).

Во-вторых, это споры, возникающие из требований работника компенсировать несвоевременное предоставление отпуска из-за отсутствия у работодателя графика отпусков.

Судебная практика. До увольнения по собственному желанию с 25.11.2011 истица ни разу не была в отпуске, хотя работала у ответчика с 31.12.2009. При увольнении ей не была выплачена компенсация за неиспользованные отпуска. В ходе заседания было установлено, что у ответчика отсутствовали графики отпусков, табели учета рабочего времени, справки формы N 2-НДФЛ, а также приказы о предоставлении истице отпусков и выплате при увольнении компенсации за неиспользованные отпуска.

Работодатель ссылался на отсутствие вины, поскольку истица работала бухгалтером и сама была виновата в том, что должным образом не оформляла отпуска и не начисляла отпускные, хотя это входило в ее непосредственные обязанности. Суд отверг данный довод, указав, что общий контроль за работой предприятия, в том числе и за предоставлением ежегодных оплачиваемых отпусков, лежит на его директоре, который согласно уставу является единственным исполнительным органом общества.

Суды указали на ст. 56 ГПК РФ, в соответствии с которой каждая сторона должна доказать те обстоятельства, на которые она ссылается как на основания своих требований и возражений. Между тем ответчиком ни в суд первой, ни в суд апелляционной инстанций не было подано допустимых доказательств предоставления истцу в оспариваемый период отпусков или выплаты компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении (график отпусков, приказы на отпуск и пр.).

На этом основании суд первой инстанции удовлетворил иск в полном объеме, а суд апелляционной инстанции оставил без удовлетворения жалобу работодателя (Решение Цимлянского районного суда Ростовской области от 02.02.2012, Апелляционное определение Ростовского областного суда от 05.04.2012 по делу N 33-3731).

Другие публикации:  Быстров нС Нотариус

В некоторых случаях, однако, отсутствие графика отпусков не влияет на выводы суда.

Судебная практика. Как следует из Апелляционного определения Ростовского областного суда от 19.04.2012 по делу N 33-3990, работник-заявитель не был удовлетворен решением Кировского районного суда г. Ростова-на-Дону от 23.12.2011. Указанным судебным актом частично отменено предписание Государственной инспекции труда по Ростовской области в части начисления и выплаты премии и денежной компенсации работнику в соответствии с требованиями ст. 236 ТК РФ. Предписание было выдано за нарушение работодателем ст. ст. 122 — 124 и 136 ТК РФ (отсутствие графика отпусков и предоставление такого отпуска сотруднику только в следующем году с нарушением сроков его оплаты).

Как выяснилось в процессе рассмотрения дела, предписание инспекции труда было выполнено, взыскания отменены. Также установлено, что первоначально приказом от 20.08.2010 работнику предоставлен отпуск с 31.08.2010. В связи с его болезнью в период с 19.08.2010 по 01.10.2010 первоначальный приказ от 20.08.2010 отменен приказом от 01.10.2010. Работнику предоставлен отпуск с 04.10.2010 по 05.11.2010, а отпускные были перечислены совместно с другими выплатами 31.08.2010, что подтверждается листком начисления и платежным поручением.

Данные обстоятельства свидетельствовали о незаконности предписания инспектора труда о начислении и выплате денежной компенсации за несвоевременную выплату отпускных.

Доводы работника о несвоевременности предоставления отпуска и отсутствии графика отпусков не являются юридически значимыми при решении требований, связанных с наличием у него права на выплату компенсации за нарушение срока оплаты отпуска. В данном случае следует правильно установить первый день отпуска и дату выплаты отпускных сумм. С учетом изложенного решение суда является законным и обоснованным. Оснований для его отмены по доводам апелляционной жалобы не имеется.

Приведенные примеры содержат не единообразное толкование норм, регламентирующих порядок предоставления ежегодных отпусков как со стороны работника и работодателя, так и со стороны суда.

Из анализа судебных актов следует, что суды отказывают работнику в его требовании признать уважительной причиной его отсутствия на работе произвольное нахождение в отпуске. Это в полной мере касается и льготных категорий сотрудников, которые при наступлении гарантированных законом обстоятельств используют ежегодный отпуск даже без его оплаты. Суды действуют, как правило, формально, без учета существа дела о вынужденных поступках работника из-за отсутствия в организации графика отпусков, признавая время использования отпуска, не согласованного с работодателем, прогулом.

Документы для кадровой службы

Какие документы подтверждают правомерное использование работником оплачиваемого ежегодного отпуска? Их можно разделить на оформленные в первый год работы у данного работодателя (комплект из заявления и приказа об отпуске) и в последующие годы (график отпусков и приказ об отпуске).

Именно на их основании происходят отражение сведений о времени ухода в ежегодный оплачиваемый отпуск работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам, учет предоставленных отпусков и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков следует внести соответствующие изменения с разрешения руководителя организации, утвердившего график.

К сведению. На практике применяются утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, а именно форма N Т-7 «График отпусков» и форма N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику». Несмотря на то что с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, большинство работодателей утвердили их в качестве локальных форм первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта. Дело в том, что в соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Как известно из вышеуказанного Постановления Госкомстата, формы N Т-6 и N Т-7 составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации и объявляются работнику под личную подпись.

В первый год право требования использования отпуска путем его предоставления в натуре и даже с частичной денежной компенсацией у работника возникает по истечении шести месяцев его непрерывной работы у конкретного работодателя (см. ст. ст. 121, 122 и 126 ТК РФ). Такой работник, как правило, не включается в график отпусков на очередной календарный год, тем более если он трудоустроился к данному работодателю не с начала года. Учитывая, что график отпусков на конкретный календарный год у добросовестных работодателей действует с 17 декабря предыдущего года, то, как было отмечено выше, реализация права на оплачиваемый ежегодный отпуск оформляется путем подачи заявления и издания приказа о предоставлении отпуска (см. ч. 2 и 3 ст. 122 ТК РФ).

Таким образом, комплект документов, состоящий из заявления работника и приказа руководителя, допустим при строго ограниченных законом обстоятельствах, которые, в частности, указаны в ч. 2 ст. 124 ТК РФ (оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска была произведена несвоевременно либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала).

Таким образом, отсутствие в организации графика отпусков лишает и работодателя, и работника возможности планировать эффективное предоставление и использование ежегодного оплачиваемого отпуска за второй и последующие годы работы в организации. К тому же график отпусков должен быть утвержден работодателем после учета мнения профкома организации (при его наличии), поэтому несоблюдение данной процедуры будет являться еще одним нарушением ТК РФ.

Работнику, по сути, безразлично, каким образом работодатель оформит ежегодный оплачиваемый отпуск. Другое дело, если отпуск не будет оформлен своевременно, тогда-то и начинается поиск действенных способов защиты своего конституционного права на оплачиваемый ежегодный отпуск (часть пятая ТК РФ, ст. ст. 352 — 419), что приводит к конфликтам.

Если работодатель своевременно не доведет до сведения сотрудников график отпусков, предварительно согласовав с ними желательные даты, то в начале очередного календарного года они могут избрать один или несколько вариантов воздействия на работодателя с целью заставить его исполнить предписания ч. 2 ст. 22 и ст. 123 ТК РФ.

Причем лишь индивидуальный трудовой спор, который рассматривается комиссией по трудовым спорам (при ее наличии в организации) и судами, требует от работника предварительного обращения к работодателю для непосредственного урегулирования с ним этой ситуации (что следует из норм ст. 381 ТК РФ). Остальные способы защиты своего права на гарантированный ежегодный оплачиваемый отпуск (обращение в государственную инспекцию труда) допускают действия работника в установленном ТК РФ порядке, без первоначальной попытки решить эту проблему с работодателем.

Вместе с тем независимо от способа защиты своего права на использование, перенос, продление, выход на работу из оплачиваемого ежегодного отпуска работник не должен действовать самовольно, без соблюдения соответствующих норм ТК РФ. Если это произойдет, то он сам станет нарушителем закона.

Мнение. Радмила Хосаева, юрист ООО «Прогресс»

На первый взгляд кажется, что отсутствие графика отпусков не так уж страшно. Справляется же как-то организация без него. Однако работодателю следует иметь в виду, что любая конфликтная ситуация с продолжительностью и периодами отпуска будет упираться в график отпусков. И именно его наличие часто является решающим аргументом в пользу работодателя в судебных спорах.

Приведем пример, с которым мы столкнулись на практике. В организации отсутствовал график отпусков, но существовало негласное правило, согласно которому работникам запрещалось брать отпуск на пять дней с понедельника по пятницу. Допускался только отпуск с понедельника по воскресенье продолжительностью семь календарных дней. Сотрудники, которые приносили подобные заявления, по требованию руководства переписывали их на недельные, даже если были против. В ином случае их просто не отпускали в отпуск. Требование о том, чтобы один из отпусков был продолжительностью не менее двух недель, в компании соблюдалось.

Напомним, ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Причем по соглашению между работником и работодателем он может быть разделен на части, одна из которых должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Никаких ограничений и требований, касающихся оставшихся 14 дней, законодательство не содержит, в том числе и в отношении выходных дней. Поэтому они могут быть предоставлены сотруднику частями и приходиться только на рабочие дни или только на выходные либо и на те и на другие дни (Письмо Роструда от 17.07.2009 N 2143-6-1).

Но вернемся к нашему примеру. Подобная практика существовала в компании довольно долго, пока в организацию не пришел «просвещенный» сотрудник, руководивший профсоюзом на прошлом месте работы. После того как его заявление на отпуск на пять дней «завернули», он написал заявление с просьбой предоставить ему оставшиеся две недели отпуска по одному дню в пятницу еженедельно на зимние месяцы. Работодатель также ему отказал, сославшись на сложный документооборот и загрузку бухгалтерии. Сотрудник обратился в трудовую инспекцию. Проверка не заставила себя долго ждать и выявила не только отсутствие графика отпусков, но и другие нарушения. С тех пор работодатель согласовывает отпуск на пять дней всем желающим.

Если бы график отпусков в компании был, то в случае спора (когда не могут согласовать разбивку отпуска на части в течение года) он имел бы приоритетное значение и именно ему должны были бы следовать работник и работодатель (ст. 123 ТК РФ).

Штрафы при составлении графика отпусков

Добрый день, всем.
Помогите разобраться, или где можно почитать, чтобы узнать за что могут быть назначены штрафы при составлении графика отпусков.

Спасибо всем, надеюсь на помощь.

Добрый день!
Предлагаю вам статью, которая даст подробный ответ на ваш вопрос:

Согласно ч. 2 ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для сотрудника. Отсутствие графика при определенных условиях или отступление от него представители трудовой инспекции вполне могут квалифицировать как нарушение трудового законодательства. Следовательно, чтобы избежать неприятностей, работодателю необходимо вовремя позаботиться о составлении графика отпусков.
Штрафы и ответственность за несоблюдение графика отпусков

Другие публикации:  Пенсия по старости и трудовая пенсия в чем разница

Как уже упоминалось ранее, наличие у работодателя графика отпусков является обязательным требованием законодательства в отношении порядка предоставления отпусков. На практике в силу разных причин графики отпусков нарушаются (например, по производственной необходимости либо по желанию самого работника). Объективную сторону состава данного административного правонарушения представляют действия (бездействие), которые нарушают законодательство о труде. В этом случае трудовая инспекция может привлечь организацию к административной ответственности за нарушение законодательства о труде. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц — от 300 до 500 минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Если в график отпусков лицом, ответственным за его составление, не были внесены изменения, работодатель может воспользоваться нормами гл. 30 ТК РФ. Основанием привлечения к дисциплинарной ответственности является дисциплинарный проступок, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Привлечение к дисциплинарной ответственности является правом работодателя, а не обязанностью. Кроме того, за работодателем остается право выбора меры ответственности либо отказ от наложения взыскания (ст. 192 ТК РФ).

Если работников немного, график отпусков обычно не составляется. Сотрудник подает заявление и нередко на следующий день может уйти в отпуск. В подобной ситуации возникает сразу несколько нарушений. Уйти в отпуск на следующий день после подачи заявления сотрудник не сможет, так как согласно ст. 136 ТК РФ обязан получить отпускные не позднее чем за три дня до ухода. То есть приказ о предоставлении отпуска, а также бухгалтерские документы должны быть изданы заранее. Отдельно санкций за несоблюдение или отсутствие графика не предусмотрено. Однако отсутствие документа, как и несвоевременная выплата отпускных, будет расценено трудовой инспекцией как нарушение законодательства о труде. Возможный штраф для предпринимателя — от 1000 до 5000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Штрафовать предпринимателя за нарушения трудового законодательства вправе трудовая инспекция.

В последнее время участились случаи, когда работник не хочет уходить в отпуск, желая дополнительно подработать у своего же работодателя. Работодатель также в этом заинтересован. Сегодня ТК РФ не позволяет работодателю легально оставлять работника на работе во время отпуска и заменять обязательную часть отпуска (28 дней) денежной компенсацией. В результате работодатели и работники идут на всякого рода ухищрения. Например, работника оформляют как находящегося в отпуске, а он продолжает работать (зарплату за это время получает как премию, например) или на время отпуска работника принимают фиктивного работника, а фактически работает тот же работник, оформляют договоры подряда с работником и т.п. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам для восстановления сил в процессе трудовой деятельности по истечении определенных периодов. Более того, эволюция трудового законодательства показывает, что продолжительность непрерывного ежегодного отпуска постоянно увеличивается. Можно понять желание работников за счет своего отпуска дополнительно заработать, в том числе в той же организации, где они постоянно трудятся, а также стремление работодателей использовать труд работников без фактического предоставления последним отпусков. При этом применяются различные способы, однако по большей части они являются грубым нарушением трудового законодательства, даже если применяются на основе взаимного согласия. Трудовое законодательство предоставляет различные легальные возможности для дополнительной работы и улучшения материального положения, такие как совместительство (как внешнее, так и внутреннее), совмещение, сверхурочная работа.
Источник :»Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2008, N 11
«Нюансы составления графика отпусков и ответственность за его несоблюдение»
Н.Гридина

Как составить утвердить график отпусков работников, форму скачать excel, заполнить

Зачем нужен График Отпусков, составлять или нет, Заявление на отпуск

Нужно ли составлять график отпусков? Зачем работодателю график отпусков? Ответственность за отсутствие графика отпусков. Право на отпуск. Отпускной стаж. Продолжительность отпуска. Пожелания работников.

До нового года необходимо составить и утвердить график отпусков. Как правильно его подготовить и какие моменты при этом следует учесть?

Согласно пункту 5 статьи 37 Конституции РФ каждому гражданину, работающему по трудовому договору, гарантируется ежегодный оплачиваемый отпуск. Очередность предоставления отпусков работникам одной организации определяется графиком отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ ).

СОСТАВЛЯТЬ ИЛИ НЕ СОСТАВЛЯТЬ ГРАФИК ОТПУСКОВ?

Во многих организациях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. Эта практика нарушает права работника, поскольку он лишен возможности планировать время отдыха и организовать его наиболее эффективным образом. Иногда сотрудник вообще не может воспользоваться гарантированным правом на отдых в течение календарного года.

Зачем работодателю график отпусков

Составление графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и дает ряд преимуществ работодателю.

Во-первых , если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, это позволяет заблаговременно его оформить и подготовиться к выплате отпускных. Они выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ ).

Во-вторых , у работодателя при необходимости будет время найти замену уходящему в отпуск сотруднику.

В-третьих , график позволяет контролировать своевременность предоставления работникам отпусков. При условии его соблюдения у сотрудников не будут накапливаться не отгулянные отпуска.

В график НЕ нужно включать

1) Подрядчиков. Даже если договор длительный, такие работники не имеют права на ежегодный отпуск. Если включить подрядчика в график отпусков, это будет дополнительным поводом для трудинспекторов переквалифицировать договор в трудовой.

2) Сотрудниц, которые весь 2018 год будут в декрете или отпуске по уходу за ребенком, в график можно не включать. Если в отпуске по уходу сотрудница работает неполный день, это не имеет значения. Ей все равно не положено два отпуска одновременно. Даже если мама решит прервать детский отпуск и взять ежегодный, в графике это можно не прописывать. Если отпуск заканчивается в 2018 году, уточните, будет ли женщина брать ежегодный отдых сразу после детского отпуска. Если будет, пропишите в графике 28 дней сразу после окончания детского отпуска.

Прежде чем составить график отпусков, необходимо учесть:

  • положения действующего законодательства РФ об отпусках;
  • специфику деятельности организации (например, наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск, распределение штатных сотрудников по подразделениям, возможность взаимозаменяемости, планы развития (сворачивания) производства);
  • пожелания работников.

ПРАВО на ОТПУСК

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Право на его использование у сотрудника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Нужно ли заявление на отпуск ?

Обязаны ли сотрудники организации писать заявление на очередной ежегодный отпуск? Согласно ст. 122 ТК РФ ежегодный отпуск предоставляется работникам на основании графика отпусков и изданного в соответствии с ним приказа руководителя.

При наличии таких документов писать заявление необязательно. Однако существуют исключения для следующих случаев:

  • в графике обозначен только месяц, в котором работник уходит в отпуск. В этом случае сотруднику необходимо написать в заявлении точную дату начала своего отпуска ;
  • работник уходит в отпуск не по графику . При согласовании с администрацией организации на основании данного заявления должен быть изменен график отпусков.

Кроме этого, Трудовой кодекс обязывает писать заявление тем сотрудникам, которые имеют право на отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Инженер Н.А. Гайкин приступил к работе 23 апреля 2008 го да. С какого дня он имеет право взять первый отпуск?

РЕШЕНИЕ. Право на отпуск за первый год работы возникнет у Н.А. Гайкина 23 октября 2008 года.

График отпусков составляется на очередной календарный год (с 1 января по 31 декабря) с учетом того, когда начался рабочий год каждого сотрудника. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время в соответствии с очередностью, установленной графиком (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

Инженер Н.А. Гайкин, приступивший к работе 23 апреля 2008года, в 2008 году не воспользовался правом пойти в отпуск. В графике отпусков на 2009 год запланировано три отпускных периода для этого работника:
— с 12 января 2009 года — 28 календарных дней за 2008 год;
— с 16 марта 2009 года — 14 календарных дней за 2009 год;
— с 31 августа 2009 года — 14 календарных дней за 2009 год.

Правильно ли составлен график отпусков?

РЕШЕНИЕ. Неверным является предоставление отпуска за рабочий год, который еще не начался (его начало приходится на 23 апреля 2009 года), поскольку он предоставляется за отработанный, так называемый рабочий, а не календарный год.

Первый отпуск с 12 января 2009 года будет правомерно предоставлен за период с 23 апреля 2008 года по 22 апреля 2009 года.

Второй отпуск на 14 календарных дней с 16 марта 2009 года запланирован неправомерно, поскольку период, за который он предоставляется (второй рабочий год с 23 апреля 2009 года по 22 апреля 2010 года), к моменту начала отпуска еще не наступит. У работника не возникнет права на отпуск за второй рабочий год.

Отпуск с 31 августа на 14 календарных дней запланирован правомерно, поскольку в соответствии с трудовым законодательством отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время этого рабочего года.

Необходимо внести изменения в график отпусков и перенести дату начала второго отпускного периода на более позднее время (после 23 апреля 2009 года).

Согласно части 1 статьи 121 Трудового кодекса в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается:

  • время фактической работы;
  • время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность);
  • время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении в прежней организации;
  • период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
  • время предоставляемых по просьбе работника отпусков без со хранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Другие публикации:  Налоговый вычет для погашения ипотеки

В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не включается время (ч. 2 ст. 121 ТК РФ):

  • отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин;
  • отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными (опасными) условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

Отпускной стаж влияет на момент завершения очередного рабочего года. Если работник, к примеру, брал длительный отпуск за свой счет, окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней, превышающее 14.

Если последний день рабочего года переносится на более поздний срок, количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, на которое может претендовать работник, изменяется. Если отпускной стаж не прерывается, то по истечении рабочего года сотрудник сможет отгулять 28 календарных дней. В противном случае ему полагается меньше отпускных дней. Как их рассчитать? Особой методики для этого не предусмотрено. На практике используется два варианта.

Первый вариант. Вначале нужно определить количество полных месяцев, которые включаются в отпускной стаж за определенный рабочий год. За каждый из них работнику полагается 2,33 дня отпуска (28 календ. дн. : 12 мес.). Сложность возникает при расчете дней отпуска, которые полагаются сотруднику за не полностью отработанный месяц рабочего года. В этом случае можно применить другой способ расчета.

Второй вариант. Он дает возможность более точно рассчитать количество дней отпуска, на которые работник имеет право в определенный момент. Расчет строится не на основе календарных месяцев, а исходя из календарных дней. Определяется количество календарных дней, приходящихся на отработанное в течение рабочего года время. В полностью отработанном рабочем году — 365 (366) календарных дней. За это время работнику полагается 28 календарных дней отпуска. Если в рабочем году были периоды, исключаемые из отпускного стажа, то сотрудник имеет право на меньшее количество календарных дней отпуска. Например, 326 календарных дней из 365 возможных, приходящихся на отработанное в рабочем году время, дают право на 25 календарных дней от пуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн. x 326 календ. дн.). Рассмотрим пример.

К.С. Бубликов поступил на работу в ООО «Сласти» 2 мая 2007 года. В июне 2008 года он находился в неоплачиваемом отпуске продолжительностью 20 календарных дней.

С 2 мая 2009 года работник планирует уйти в отпуск. Необходимо определить, сколько календарных дней отпуска полагается работнику по состоянию на 1 мая 2009 года включительно, если отпуск за первый рабочий год он использовал полностью.

РЕШЕНИЕ. Первый рабочий год сотрудника закончился 1 мая 2008 года. За этот период он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск в полном объеме.

Теперь нужно выяснить, когда закончится второй рабочий год. Если бы К.С. Бубликов не брал неоплачиваемый отпуск в 2008 году, второй рабочий год закончился бы 1 мая 2009 года. Но в данной ситуации рабочий год сдвинется на шесть календарных дней (20 календ. дн. — 14 календ. дн.). То есть 14 календарных дней отпуска за свой счет не исключаются из стажа. Таким образом, за период с 2 мая 2008 года по 1 мая 2009 года отпускной стаж сотрудника составит 359 календ. дн. (365 календ. дн. — 6 календ. дн.).

За один календарный день, приходящийся на отработанное время во втором рабочем году, сотрудник заработал 0,0767 дня отпуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн.). Следовательно, за 359 календарных дней работнику полагается 27,54 календарного дня отпуска (359 календ. дн. x 0,0767 дн.). Фактически сотруднику можно предоставить 27 календарных дней отпуска, поскольку 0,46 дня (1 дн. — 0,54 дн.) к указанной дате он еще не заработал.

ПОЖЕЛАНИЯ сотрудников и Продолжительность отпуска, ОПРОСНЫЙ лист

Опросите сотрудников, когда они планируют отпуска

Чтобы заполнить график, сначала соберите со штатных работников информацию, когда они планируют отпуска в следующем году.

Запланировать ежегодные отпуска придется даже сотрудникам, которые собираются увольняться, уйти в декрет или в отпуск по уходу за ребенком.

Используйте опросные листы. В них попросите работников отразить, в какое время они хотят уйти в отпуск (образец ниже).

Если работники затрудняются выбрать период отпуска, то попросите их написать примерные даты. Нельзя оставлять в графике пустые строки. Позже работники смогут согласовать с руководством перенос дней отпуска.

Поясните работникам, какие дни отпуска им нужно запланировать в опросном листе.

Основные отпуска. У большинства работников ежегодный основной отпуск длится 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но некоторым сотрудникам, например инвалидам и несовершеннолетним, надо предоставлять больше дней. Так, отпуск несовершеннолетнего сотрудника составляет 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), а работника-инвалида — 30 календарных дней в год (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ).

Предупредите сотрудников, что они могут разбить отпуск на части. Но хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Продолжительность отпуска, планируемого на следующий календарный год, зависит не только от даты возникновения соответствующего права и отпускного стажа. К рассчитанной продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска следует добавить не использованное работником количество календарных дней отпуска за предыдущий период.

Кроме того, необходимо учесть, что некоторые работники имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116—119, 173— 176 и 350 ТК РФ). Согласно части 2 статьи 120 Трудового кодекса при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Это значит, что в графике от пусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска.

Важно . Отдельные категории работников имеют право на удлиненный отпуск — более 28 календарных дней (ст. 115, 267 и 334 ТК РФ).

Дополнительные отпуска. Некоторые работники имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск. Его продолжительность зависит от категории работника (см. таблицу ниже).

Штраф за отсутствие графика отпусков 2018

На каждом предприятии должен быть график отпусков. Штрафы за его отсутствие достаточно велики. Как подготовить график, учитывая требования действующего законодательства? Есть ли установленные сроки для его составления и утверждения? Кто отвечает за разработку графика на предприятии? На эти и другие вопросы, в том числе, как не получить штраф за график отпусков расскажем в статье.

Есть работники – должен быть график

От работодателей требуется безусловное исполнение действующего законодательства. В частности, реализация конституционного права работников на отдых. Напомним, что все сотрудники организации (индивидуального предпринимателя), с которыми заключены трудовые договоры, имеют право на ежегодные оплачиваемые отпуска. Для указания конкретных сроков отпускных периодов применяется специальный документ – график отпусков. Штраф за несоблюдение законодательства является гарантией соблюдения прав работников.

Составление графика – отнюдь не фикция. Этот документ является обязательным для исполнения работниками и работодателем (ст. 123 ТК РФ). Отменить или перенести запланированный сотрудником отпуск после утверждения документа можно только по обоюдному согласию сторон трудовых отношений. Поэтому нужно проявить большую внимательность, составляя график отпусков. Ответственность за отсутствие документа является серьезным стимулом для его подготовки.

Готовим сани летом

Несмотря на то, что график отпусков составляется на будущий год, задуматься о нем нужно в текущем периоде. Трудовым кодексом установлен крайний срок его утверждения руководителем организации. В соответствии с нормой график отпусков должен быть утвержден за две недели до Нового года. Таким образом, утверждая график на 2018 год, нужно уложиться в срок до 17 декабря включительно. Иначе, предприятию грозит штраф за график отпусков 2018.

В ходе хозяйственной деятельности может возникнуть ситуация, когда запланированный отпуск сотрудника нужно перенести. Причем инициатором такого переноса может быть, как работник, так и администрация. Причины могут быть различными. Например, получен большой заказ от клиентов, и уход работника в отпуск поставит на нем крест. Или же на предприятии началась выездная налоговая проверка и требуется обязательное присутствие работников бухгалтерии, в первую очередь, главного бухгалтера.

В таких обстоятельствах очередной отпуск сотрудника может быть отложен в связи с производственной необходимостью.

Санкции за нарушение закона

На предприятии обязательно должен быть составлен график отпусков. Штраф за отсутствие 2018 составляет:

  • для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 руб. (в первый раз можно отделаться предупреждением);
  • для индивидуальных предпринимателей – от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.

Отметим, что, если график составлен, но работодатель отказывается исполнять его, то к нему будет применен штраф в том же размере, что и за отсутствие документа. Также к дисциплинарной ответственности можно привлечь и работника, отказывающегося уходить в запланированный в графике отпуск.

Таким образом, штраф за отсутствие графика отпусков совпадает с санкциями за его неисполнение.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями: