Блог

Компенсация за отпуск в т2

Компенсация за отпуск в т2

Вопрос: При увольнении работника, организация выплатила ему компенсацию за неиспользованный отпуск.

Нужно ли заполнять в личной карточке (форма № Т-2) раздел VIII «Отпуск»? Ведь приказ на предоставление отпуска в этом случае не издается.

Компенсация за неиспользованные дни отпуска при увольнении

Компенсация за неиспользованный отпуск в программах 1С

Ответ от 24.06.2016 :

Порядок заполнения унифицированной формы № Т-2 «Личная карточка работника» регулируется Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Заполнению раздела «Отпуск» данной формы посвящен отдельный абзац, в котором указано, что в разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Каких-либо дополнительных пояснений о порядке заполнения данного раздела и основаниях внесения в него записей Указания не содержат.

В соответствии со ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Поскольку выплата денежной компенсации фактически заменяет работнику отпуск, то сведения о ней, по сложившейся практике, также отражаются в разделе «Отпуск» формы № Т-2.

При этом в графе 1 «Вид отпуска» следует указать, какой отпуск заменяется денежной компенсацией (основной, дополнительный). Графы 2 и 3 «Период работы» заполняются по общим правилам.

В графе 4 «Количество календарных дней отпуска» следует отразить количество дней, которое подлежит замене.

В графах 5 и 6 нужно сделать запись: «замена отпуска денежной компенсацией на основании ст. 127 ТК РФ», а в графе 7 «Основание» указать реквизиты приказа об увольнении.

Однако, поскольку в законодательстве нет четкого порядка заполнения раздела «Отпуск» формы № Т-2, отсутствие записи о выплате денежной компенсации при увольнении не является нарушением.

Как задать вопрос

Учет отпусков в отделе кадров

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 9

Учет отпусков в отделе кадров

В статье подробно описаны действия работника отдела кадров по учету отпусков сотрудников. Как учесть пересечение отпусков, дни, взятые заранее в счет отпуска, накопившиеся отгулы, переносы с прошлого года и многое другое.

Полный спектр действий по учету отпусков

Сотрудник отдела кадров на практике сталкивается с различными сложностями при учете отпусков работников организации. Во-первых, он должен как следует представлять себе процесс документооборота при уходе работников в отпуск и своевременно составить и заполнить необходимые документы. Во-вторых, даже не в очень большой организации сотрудники не только уходят в отпуск, как часы, в соответствии с графиком, но и разбивают отпуск на части, их отзывают, они пишут заявления с просьбами предоставить им свободные дни в счет отпуска. И все это совершенно законно, и все это надо учесть, чтобы не нарушить права работников и соблюсти интересы работодателя.

Попробуем составить список, что должен делать отдел кадров в этом направлении:

— составление графика отпусков;

— напоминание об уходе в отпуск сотрудников по графику;

— учет отпусков произвольных типов и видов;

— учет периодов, за которые сотруднику полагается отпуск;

— учет дополнительных отпусков по штатному расписанию (ненормированный рабочий день, вредные условия труда);

— учет остатков отпуска;

— учет отзывов из отпуска;

— контроль за пересечением отпусков между собой;

— отслеживание равномерности ухода сотрудников в отпуск;

— контроль за пересечением отпусков, командировок и больничных;

— возможность продления отпусков;

— учет компенсаций за отпуск.

График отпусков приведен в журнале в разделе «Документы к теме номера», форма уведомления сотрудника тоже там есть, а мы рассмотрим подробно далее главный документ, в котором ведутся все записи по учету отпусков.

Личная карточка сотрудника. Раздел VIII «Отпуск»

Основной учет отпусков на каждого сотрудника ведется в его личной карточке — форма N Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. На 4-й странице этой формы есть разд. VIII «Отпуск». В этот раздел надо вносить все отпуска: ежегодный, учебный, за свой счет (без сохранения заработной платы).

Унифицированная форма. Образец заполнения

4-я страница формы N Т-2

Вид отпуска
(ежегодный,
учебный, без
сохранения
заработной платы
и др.)

Количество
календарных
дней отпуска

Приказ N 67 от
14.05.2009

Приказ N 91 от
29.07.2009;
приказ об отзыве
от 22.08.2009

Отпуск без
сохранения
заработной платы

Приказ N 104 от
14.09.2009

Ежегодный
(неиспользованная
в связи с отзывом
из отпуска часть)

Приказ N 152 от
08.12.2009,
листок
нетрудоспособности

Отпуск без
сохранения
заработной платы

Приказ N 3 от
22.01.2010

Отпуск без
сохранения
заработной платы

Приказ N 27 от
15.03.2010

Приказ N 91 от
30.08.2010

Периоды работы, дающие право на ежегодный отпуск

Не надо забывать, что вовсе не все периоды работы в организации дают право на ежегодный отпуск. В этом вопросе надо опираться на ст. 121 ТК РФ.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

— время фактической работы;

— время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в т. ч. время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

— время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

— период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

— время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

— время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;

— время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

Мы видим, что существует целый ряд периодов, которые нужно вычитать из стажа работы, дающего право на ежегодный основной отпуск. Например, в приведенном образце заполнения личной карточки мы видим, что при отпуске за второй год работы из стажа было вычтено 5 дней, поскольку именно на такое количество была превышена норма в 14 дней отпуска без сохранения заработной платы.

Интересно также, на какие документы должен опираться сотрудник отдела кадров, если ему надо исключить из стажа периоды отсутствия работника на работе без уважительных причин, например, вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.

В случае непрохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда надо ориентироваться на протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы. На основании этих документов должен быть издан приказ об отстранении от работы. Аналогичными документами оформляется факт отстранения от работы в связи с непрохождением обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра. В случае выявления в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором, руководитель должен издать приказ.

Внесение правок и изменений

Записи в таблицу вносятся каждый раз при уходе работника в отпуск и возвращении из него. Не рекомендуется сразу при уходе проставлять и дату начала и дату окончания отпуска, так как сотрудника могут отозвать из отпуска, он может заболеть. Некоторые специалисты предлагают все же заполнять сразу всю строку, а в случае изменения зачеркивать неправильную запись, вписывая затем правильную [2]. Личная карточка — не трудовая книжка и запрета на зачеркивание записей в нормативных документах нет, так что такая рекомендация вполне легитимна. Но все же автору представляется, что лишние зачеркивания не нужны никакому документу и лучше их избегать. С другой стороны, если изменение все же произошло, например, изменилось количество дней отдыха работника в связи с отзывом его из отпуска, то придется зачеркнуть первоначальную цифру.

Стоит обратить внимание на то, что если работник болел в течение отпуска, что подтвердил больничным листом, то дата его выхода из отпуска, соответственно, изменяется, а вот количество дней отдыха может остаться прежним, если он сообщил о своей временной нетрудоспособности и отпуск был продлен, а не перенесен на другое время. Часто возникают вопросы: кто решает, продлевается отпуск или переносится? работник или работодатель? Есть мнение, что в этом случае надо обращаться к Правилам об очередных и дополнительных отпусках, утв. Народным комиссариатом труда СССР 30.04.1930 N 169 (далее — Правила), которые в силу ч. 1 ст. 423 ТК РФ применяются в части, не противоречащей ТК РФ. Пункт 17 Правил также говорит о переносе или продлении отпуска в случае нетрудоспособности работника, а п. 18, детализируя порядок продления или перенесения отпуска, устанавливает следующие принципы: если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению работодателя с работником. Если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом работодателя. Эксперты считают, что из приведенной нормы следует, что если болезнь наступила во время отпуска, то срок возвращения из отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней. В ситуации, когда болезнь наступила до начала отпуска, отпуск переносится на новый срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника [3].

Возникают проблемы с тем, что быстро заканчивается 4-я стр. формы N Т-2; действительно, если работник берет ежегодный отпуск в разбивку, учится, то разд. VIII «Отпуск» очень быстро оказывается заполненным. В этом случае можно просто напечатать дополнительную страницу рассматриваемого раздела с таблицей, озаглавить ее «Вкладной лист к личной карточке Иванова И. И.» и спокойно продолжать заполнение. В случае если этот вкладной лист закончится, то можно делать вкладной лист N 2 и т. д.

Журнал регистрации приказов на отпуск

Если личная карточка полностью решает вопрос учета отпусков в отношении конкретного сотрудника, то не стоит забывать, что необходимо еще и совместить все эти пересечения, учесть заранее, чтобы в связи с переносами и отзывами сотрудников не пересекались отпуска значимых для производства работников. Для этой цели следует использовать журнал регистрации приказов на отпуск. Хотелось бы обратить внимание, что если в личную карточку в графу «Основание» заносятся основания для отпуска, то есть приказы руководителя, то в данном журнале в такой графе пишется основание для приказа. Такими основаниями будут графики отпусков, заявления работников, справки-вызовы из учебных заведений.

Другие публикации:  Адвокат усенко

Надо ли отражать в карточке Т-2 получение сотрудником денежной компенсации за дополнительный отпуск?

Вопрос-ответ по теме

Хочу еще уточнить по поводу дополнительного отпуска за ненормированный день, если сотрудник получил денежную компенсацию за доп. отпуск это нужно отражать в карточке Т2 и как это правильно сделать?

Согласно ст. 126 Трудового кодекса РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. В случае, когда работник просит работодателя о замене дополнительного отпуска денежной компенсацией и работодатель не возражает против этого, следует сначала оформить соответствующее заявление работника. На основании завизированного заявления работника оформляется приказ о замене дополнительного отпуска денежной компенсацией. После этого в графике отпусков и в личной карточке по форме N Т-2 также делаются соответствующие отметки. Приказ работодателя, так или иначе касающийся ежегодного оплачиваемого отпуска, логично предполагает отражение его в содержании разд. VIII личной карточки по форме N Т-2.

В карточке отражаете в произвольной форме. Например, выплачена компенсация за 9 календарных дней дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день за рабочий период с 31.03.2015-30.03.2016гг. Приказ от…..Т………

Популярные вопросы

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как оформить замену части отпуска сотрудника денежной компенсацией, не связанной с увольнением

Если сотрудник в период работы решил заменить часть отпуска денежной компенсацией и ограничения по такой замене отсутствуют, то он должен написать соответствующее заявление в произвольной форме (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).

Решение о выплате компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением, принимает администрация организации, и оформляет приказом. Согласиться на выплату компенсации работодатель вправе, но не обязан, то есть он может и отказать (ст. 126 ТК РФ). Правомерность такого подхода подтверждают письмо Минтруда России от 25 апреля 2002 г. № 966-10 и судебная практика, см., например, определение Верховного суда Республики Коми от 15 августа 2011 г. № 33-4410/2011, апелляционное определение Волгоградского областного суда от 17 мая 2012 г. № 33-4594/2012.

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на vip.1kadry.ru
Дата копирования: 09.08.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

Процедура замены отпуска компенсацией

Различают две категории ежегодных оплачиваемых отпусков – основной и дополнительный. В большинстве случаев длительность основного отпуска – 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Когда возможна замена отпуска денежной компенсацией

Некоторым категориям работников в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами предоставляется отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск). К данной категории лиц относятся военнослужащие, гражданские служащие, педагогические работники, несовершеннолетние и другие категории работников.

По заявлению работника замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией возможна в том случае, если работодатель не возражает и работник не относится к категории, для которой не допускается такая замена. Это:

  • беременные женщины;
  • работники в возрасте до 18 лет;
  • работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Во всех остальных ситуациях не допускается замена отпуска денежной компенсацией.

Документальное оформление замены отпуска компенсацией

На основании заявления работодатель оформляет приказ о замене отпуска компенсацией в произвольной форме, так как унифицированной формы данного приказа не существует. С приказом работник знакомится под роспись.

Запись о замене отпуска денежной компенсацией вносится в раздел VIII «Отпуск» личной карточки (унифицированная форма Т-2). В графе 1 необходимо указать вид отпуска (основной, дополнительный). В графе 4 – количество дней, заменяющихся на денежную компенсацию.

Документы для оформления замены части отпуска денежной компенсацией вы можете скачать в формате Word или PDF на нашем сайте.

Компенсация за неиспользованный отпуск

В каких случаях можно компенсировать отпуск?

Первым и наиболее часто встречающимся случаем безусловного денежного компенсирования отпуска является увольнение работника. Согласно ст. 127 ТК РФ в указанной ситуации выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. Поэтому даже в случае, когда вопреки действующему законодательству работник не был в отпуске на протяжении более чем двух лет, компенсируются отпуска за все годы, при этом расчет производится из среднего дневного заработка за последние 12 календарных месяцев. Порядок исчисления среднего дневного заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск указан в ст. 139 ТК РФ.

Обратите внимание! В случае смерти работника и выдачи членам его семьи не полученной им заработной платы (ст. 141 ТК РФ) также производится компенсация неиспользованного отпуска, поскольку она выплачивается при увольнении работника, а смерть работника является одним из оснований для прекращения трудового договора (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). О порядке уплаты НДФЛ при перерасчете заработной платы и компенсации за неиспользованный отпуск в связи со смертью работника сказано в Письме УФНС по г. Москве от 16.07.2009 N 20-15/3/073541@.

При увольнении работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). Обратим внимание: формулировка ч. 2 ст. 127 ТК РФ говорит о том, что предоставление отпуска с последующим увольнением осуществляется на основании письменного заявления работника и с согласия работодателя. Поэтому, если работник не желает брать отпуск с последующим увольнением или работодатель не согласен на его предоставление, при увольнении выплачивается компенсация.

Другой случай — компенсация не всего отпуска, а лишь его части, превышающей 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Для этого также необходимы письменное заявление работника и согласие работодателя. Указанная компенсация предоставляется еще во время работы данного сотрудника в организации. Следует помнить, что согласно ч. 2 ст. 126 ТК РФ при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Таким образом, можно заменить денежной компенсацией, например, дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день, часть удлиненного оплачиваемого отпуска. В отношении последнего учтите: часть удлиненного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 дней, предоставляемого, например, преподавателям, может быть заменена денежной компенсацией, но только с согласия работодателя. На практике такое встречается крайне редко. Если работодатель не согласен на замену денежной компенсацией части отпуска, работник не вправе требовать этого.

Вместе с тем не всегда возможно предоставление компенсации. В частности, согласно ч. 3 ст. 126 ТК РФ не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении):

— работникам в возрасте до 18 лет.

Кроме названных категорий, в указанной выше статье говорится и о том, что работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, нельзя компенсировать ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу в соответствующих условиях, также за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Часто возникает на практике вопрос о том, нужно ли компенсировать ежегодный оплачиваемый отпуск работникам, проработавшим в организации менее шести месяцев. Ведь согласно ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Но Кодексом не установлено ограничений на предоставление отпуска до истечения шести месяцев. Поэтому при увольнении работника, проработавшего менее шести месяцев на предприятии, ему необходимо также выплатить компенсацию за неиспользованный ежегодный, дополнительные оплачиваемые отпуска пропорционально отработанному времени. Об этом же говорится в Письме Роструда от 23.06.2006 N 944-6.

Расчет дней, за которые положена компенсация

Чтобы определить количество дней отпуска, за которые работнику следует выплатить денежную компенсацию, необходимо сначала определиться с периодом времени, за который ему положен отпуск или отпуска. Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

— время фактической работы;

— время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

— время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

— период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

— время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Кроме того, следует помнить о периодах времени, которые не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. К ним относится время:

— отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;

— отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Обратите внимание! В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

Рабочий год, за который положен оплачиваемый отпуск продолжительностью минимум 28 календарных дней, составляет промежуток времени со дня приема на работу и оканчивается в следующем году в день, предшествующий дате начала работы. Например, работник принят на работу 09.06.2009, соответственно, отпуск ему полагается за период с 09.06.2009 по 08.06.2010.

Ситуация 1. Работник принят на работу 09.06.2009, уволен 27.04.2010. Ему полагается отпуск 28 календарных дней за каждый год работы. В течение указанного времени работы ему был предоставлен отпуск 14 календарных дней. Необходимо рассчитать количество дней отпуска, за которые работнику положена денежная компенсация.

Расчет. Во-первых, определим, какое количество полных месяцев было отработано. Полным месяцем считается 15 и более дней, отработанных в течение месяца. В приведенном примере за период с 09.06.2009 по 27.04.2010 было отработано полных 10 месяцев и 19 дней. Поскольку 19 дней округляются до полного месяца, считаем, что за указанный период работник отработал полных 11 месяцев.

Другие публикации:  На адвоката заочно

При отпуске 28 календарных дней за каждый месяц работы полагается 2,33 дня отпуска (28 дн. / 12 мес.). В связи с этим количество положенных работнику дней отпуска за период с 09.06.2009 по 27.04.2010 составит: 2,33 дня отпуска/мес. x 11 мес. = 25,63 дня отпуска.

Учитывая, что по заданным условиям работнику было уже предоставлено в этом периоде 14 календарных дней, компенсировать необходимо: 25,63 — 14 = 11,63 дня отпуска.

Ситуация 2. Возьмем условия ситуации 1, изменив лишь дату увольнения работника на 22.04.2010.

Расчет. В приведенном примере за период с 09.06.2009 по 22.04.2010 полных отработанных месяцев — 10, а 14 дней будут исключены из подсчета. Тогда количество положенных работнику дней отпуска составит: 2,33 дня отпуска/мес. x 10 мес. = 23,3 дня отпуска. Компенсировать работнику необходимо: 23,3 — 14 = 9,3 дня отпуска.

Ситуация 3. Возможны случаи, когда работник использовал отпуск, а уволился ранее окончания периода, за который отпуск был предоставлен. В этом случае с работника будет удерживаться сумма за дни отпуска, превысившие отработанный срок. Например, работник принят на работу 09.06.2009, уволен 20.01.2010, при этом по истечении шести месяцев работы ему был предоставлен полный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

Расчет. Количество полных месяцев, отработанных за указанный период времени, составляет 7 месяцев и 12 дней, которые исключаются из подсчета. За полных семь месяцев работы ему полагается: 2,33 дня отпуска/мес. x 7 мес. = 16,31 дня. Количество дней отпуска, за которые работодатель должен удержать с работника начисленные последнему денежные средства, составляет: 28 — 16,31 = 11,69.

Согласно ст. 121 ТК РФ время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ, а также время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Если время по уходу за ребенком работники кадровых служб исключают из подсчета при определении стажа работы, дающего право на основной оплачиваемый отпуск, то дни прогулов, отстранения от работы в случаях, предусмотренных в ст. 76 ТК РФ, и в других случаях отсутствия на работе без уважительных причин зачастую не исключаются из подсчета. Если количество пропущенных дней значительно, то исключение их из подсчета может существенно сдвинуть срок предоставления отпуска. Поэтому рекомендуем работникам кадровых служб не пренебрегать данным правом. Приведем пример расчета.

Ситуация 4. Основываясь на данных ситуации 1, сформулируем новую задачу: работник был принят на работу 09.06.2009. Несколько раз за время работы в организации отсутствовал на работе без уважительных причин, а именно 12.10.2009, 28.10.2009, 17.11.2009, 13.01.2010. Кроме того, в связи с непрохождением в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда он был отстранен от работы в порядке ст. 76 ТК РФ на период с 19.04.2010 по 26.04.2010. После этого 27.04.2010 трудовой договор с ним расторгнут. Рассчитаем количество дней, за которые данному работнику необходимо выплатить компенсацию, с учетом того, что в 2009 г. ему предоставлено 14 дней ежегодного оплачиваемого отпуска.

Расчет. Учитывая данные расчета в ситуации 1, знаем, что работник отработал 10 месяцев и 19 дней, что округляется до полных 11 месяцев работы, за которые (с учетом уже использованных 14 дней отпуска) ему должны быть компенсированы 11,63 дня отпуска. Однако из стажа работы, составляющего 10 месяцев и 19 дней, согласно ст. 121 ТК РФ мы вправе исключить дни, когда работник отсутствовал на работе без уважительных причин, а также дни, когда он был отстранен от работы в соответствии со ст. 76 ТК РФ. Таких дней по условиям задачи всего 12. Поэтому стаж работы данного работника составляет 10 месяцев и 7 дней. Указанные семь дней исключаются из подсчета. Таким образом, работником было отработано полных десять месяцев, за которые полагается: 2,33 x 10 = 23,3 дня отпуска. С учетом предоставленных 14 дней отпуска работодатель обязан компенсировать работнику: 23,3 — 14 = 9,3 дня отпуска.

Документальное оформление

Для начала рассмотрим документальное оформление компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. Первым в данном случае составляется приказ об увольнении по форме N Т-8, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Приведем пример по данным, указанным выше в ситуации 1.

Унифицированная форма N Т-8

МЛПУ «Городская больница N 84»

о прекращении (расторжении) трудового

договора с работником (увольнении)

Прекратить действие трудового договора от «9» июня 2009 г. N 16,уволить «27»апреля 2010 г.

Кривцова Елена Георгиевна

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника,пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Основание заявление работника от 15.04.2010

С приказом (распоряжением) Кривцова 27 апреля 2010

Далее составляется записка-расчет по форме N Т-61. Отметим, что работником кадровой службы заполняется лишь лицевая сторона записки-расчета, обратную сторону заполняет бухгалтер.

Кроме того, необходимо сделать отметки об увольнении работника в графике отпусков и в личной карточке работника (форма N Т-2).

Выдержка из личной карточки формы N Т-2

Вид отпуска
(ежегодный,
учебный, без
сохранения
заработной
платы и др.)

Количество
календарных
дней
отпуска

Продолжаем заполнять личные карточки работников

В этом материале мы ответим на оставшиеся вопросы по поводу ведения личных карточек. Рассмотрим нюансы внесения некоторых сведений о работнике, а также заполнения разделов карточки о переводах, отпусках, обучении.

Не тяните с оформлением личных карточек

В течение какого срока со дня приема на работу нового сотрудника на него надо завести личную карточку?

: Такой срок законодательно нигде не установлен.

Оптимально будет завести ее сразу после того, как запись о приеме на работу внесена в трудовую книжку работника. Ведь в личной карточке повторяются все записи, вносимые в трудовую книжку на основе приказов, и с этими записями работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его карточк е п. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила) . Напомним, что организации и предприниматели обязаны оформить трудовые книжки на основных работников, проработавших свыше 5 дней ст. 66 ТК РФ . Поэтому личные карточки на тех, кто проработал менее 5 дней, можно не заводить.

«Брачные» формулировки

Как правильно в личных карточках заполнять пункт 9 «Состояние в браке»? Есть ли какие-то официальные формулировки или можно писать произвольно?

: Этот пункт предполагает также указание определенного кода по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95 утв. Постановлением Госкомстата от 31.07.95 № 412 . В Классификаторе даны следующие формулировки для брачного состояния:

  • никогда не состоял (не состояла) в браке;
  • состоит в зарегистрированном браке;
  • состоит в незарегистрированном браке;
  • вдовец (вдова);
  • разведен (разведена);
  • разошелся (разошлась).

Однако на наш взгляд, это чересчур подробная градация. И далеко не каждый работник согласится сообщать о себе подобную информацию.

Полагаем, что для этой графы вполне достаточно двух нейтральных формулировок «состоит» и «не состоит». Кстати, в самостоятельно разработанных формах личных карточек пункт «Состояние в браке» можно вообще не предусматривать.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрены требования о наличии определенных сведений в документах по учету кадров, необходимых как для предъявления проверяющим органам, так и для работодателя. Например, применительно к личной карточке это сведения об образовании и профессии, вносимые в раздел I «Общие сведения», если работа требует специальных знаний, графа «Личная подпись владельца трудовой книжки» в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу», сведения, содержащиеся в разделе II «Сведения о воинском учет е» ст. 65 ТК РФ; п. 12 Правил .

Сведения о состоянии в браке к обязательным не относятс я ” .

Коды в карточке — элемент необязательный

Я веду кадровый учет в обычной коммерческой фирме, и у меня такой вопрос. В разделе «Общие сведения» унифицированной формы личной карточки почти для всех пунктов предусмотрены поля для кодирования, где указываются коды по различным классификаторам (ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР). Обязательно ли заполнять эти поля? И если мы будем разрабатывать свою форму личной карточки, можно ли в ней вообще не предусматривать поля для кодирования?

: Вот что нам ответили по этому поводу в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Незаполнение полей для кодирования в унифицированной форме личной карточки не нарушает ни трудовых прав работника, ни законодательство о труде, вследствие чего не может являться основанием для привлечения организации или ее должностных лиц к административной ответственности.

Что касается формы личной карточки, самостоятельно разработанной работодателем, то в ней должны присутствовать все обязательные реквизиты первичного учетного документ а ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Коды к таким реквизитам не относятся. Поэтому наличие полей для кодирования не является обязательны м ” .

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Нужно ли в личной карточке указывать место работы в филиале

У нас госпредприятие. Сотрудник работает в филиале. Надо ли указывать наименование филиала в графе «Структурное подразделение» раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки?

: Личная карточка заполняется на основании приказа о приеме на работу, который, в свою очередь, оформляется на основании трудового договора с работнико м ст. 68 ТК РФ . Поэтому в графе «Структурное подразделение» раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки:

  • структурное подразделение указано в трудовом договоре, то указываете наименование филиала. Такое условие обязательно для включения в трудовой договор, если филиал расположен в другой местност и ст. 57 ТК РФ ;
  • оно не указано в трудовом договоре, то филиал не указываете. Но если вам нужна эта информация, можете указать наименование филиала в разделе X «Дополнительные сведения».

Увеличение зарплаты в личной карточке отражается не всегда

Приказом руководителя были повышены на 20% оклады тем сотрудникам, которые проработали в нашей фирме более 10 лет. Надо ли как-то фиксировать это в их личных карточках?

: В личной карточке графа «Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.» содержится в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу». И заполняется эта графа, соответственно, только на основании приказов о приеме на работу либо о переводе на другую работ у Указания, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (далее — Указания) .

Если же работники, которым были повышены оклады, остались в прежних структурных подразделениях и на прежних должностях, то указывать их новые оклады в личных карточках не нужно.

Другие публикации:  Получение гражданства рф ребенком при рождении

Что было до вас — то неважно.

Подскажите, нужно ли отражать в разделе V личной карточки тот факт, что принятый на работу сотрудник до устройства к нам прошел курсы повышения квалификации, организованные его прежним работодателем?

Личные карточки работников должны храниться в организации 75 лет п. 658 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 .

: Не обязательно, и вот почему.

В раздел V вносится информация о повышении квалификации работника, проведенном исключительно в период работы у нынешнего работодателя. Аналогично дело обстоит и с такими разделами, как «Аттестация», «Профессиональная переподготовка», «Награды (поощрения)». Но если для вас такая информация важна, то укажите ее в личной карточке.

Как отразить временный перевод в личной карточке

Кассир, которая работает у нас с 01.04.2014, переведена с 08.06.2015 на должность старшего кассира для исполнения обязанностей сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком. Надо ли вносить сведения о таком переводе в личную карточку и если да, то как это сделать?

: У вашего сотрудника временный перевод на другую работ у статьи 72, 72.2 ТК РФ . Личные карточки ведутся на основе записей в трудовой книжке. А в трудовую книжку вносятся записи только о переводах на другую постоянную работ у п. 4 Правил . В то же время и в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки, и в Указания х утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (там, где говорится о заполнении этого раздела) сказано, что записи о переводах вносятся на основе приказов. При этом не уточняется, сведения о каких переводах вносятся в раздел. Поэтому целесообразно указывать в этом разделе сведения как о переводах на другую постоянную работу, так и о временных переводах.

В вашем случае это можно оформить так.

III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Не забывайте, что с каждой записью в этом разделе надо знакомить работника под роспись.

В отпуск — по приказу

Сотрудница уходит в декретный отпуск. Что указывать в личной карточке в качестве основания для предоставления такого отпуска: больничный лист или приказ руководителя?

: Отпуск по беременности и родам предоставляется работницам по их заявлению и на основании листка нетрудоспособност и ст. 255 ТК РФ . При этом все отпуска, предоставляемые работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами, трудовым договором, должны оформляться соответствующим приказом руководител я Указания (за основу можно взять унифицированную форму № Т-6). Следовательно, основанием предоставления любого отпуска, в том числе декретного, является приказ.

А при заполнении сведений о декретном отпуске в разделе VIII «Отпуск» личной карточки графа «Период работы» не заполняется.

Отражаем в карточке отпуска за разные годы

Работнику предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 15.06.2015 на 28 календарных дней. Из них:

  • 10 календарных дней — за период работы с 01.02.2014 по 31.01.2015;
  • 18 календарных дней — за период работы с 01.02.2015 по 31.01.2016.

Как заполнить раздел VIII «Отпуск» личной карточки?

: В разделе VIII «Отпуск» вам необходимо отразить сведения о предоставлении отпуска за каждый рабочий год отдельно.

«Законные» льготы тоже вписываем в карточку

Для чего в личной карточке раздел «Социальные льготы»? Что, к примеру, там указывается?

: В раздел IX вносится информация о льготах, на которые работник имеет право по закону, и об основаниях их предоставления. Это, например, льготы:

  • для инвалидов (в частности, сокращенное рабочее время, удлиненный ежегодный отпус к) ст. 92 ТК РФ; ст. 23 Закона от 24.11.95 № 181-ФЗ ;
  • для работников, имеющих детей-инвалидов (дополнительные выходные дни ст. 262 ТК РФ );
  • для ветеранов боевых действий (отпуск за свой счет подп. 11 п. 1 ст. 16 Закона от 12.01.95 № 5-ФЗ ).

Также в этом разделе нужно указать реквизиты документа, дающего право на льготы (например, справки, подтверждающей факт установления инвалидности, удостоверения ветерана боевых действий).

Абсолютно все отпуска включаются в личную карточку

Надо ли вносить в личную карточку сведения об отпуске, предоставленном работнику для лечения после несчастного случая на производств е подп. 10 п. 2 ст. 17 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ? Если надо, то как это правильно сделать?

: В разделе VIII «Отпуск» личной карточки отражается информация обо всех отпусках работника в период работы в организаци и Указания . В том числе и об отпуске для санаторно-курортного лечения в связи с наступлением страхового случая на производств е подп. 10 п. 2 ст. 17 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ . А заполнить карточку надо так.

Куда писать про дисциплинарные взыскания

Вносятся ли в личные карточки записи о замечаниях и выговорах? Если да, то в какой раздел?

: В личной карточке не предусмотрен специальный раздел для внесения сведений о применяемых к работнику дисциплинарных взысканиях. Вместе с тем, когда дисциплинарным взысканием является увольнение за виновные действия, информация об этом вносится в раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».

Если вы все же решите вносить в личные карточки еще и сведения о замечаниях и выговорах, используйте раздел X «Дополнительные сведения». Это может пригодиться вам, например, для того, чтобы отслеживать наличие у работника дисциплинарных взысканий и их количество. Ведь если работник, уже имеющий взыскание, в течение года снова нарушит трудовую дисциплину, работодатель имеет полное право его уволит ь п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ .

Вот как это можно оформить.

X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

16.03.2015 — объявлен выговор. Основание: приказ от 16.03.2015 № 18к

07.09.2015 — снят выговор, объявленный на основании приказа от 16.03.2015 № 18к. Основание: приказ от 07.09.2015 № 35к

Копию своей личной карточки работник требовать не вправе

Один из наших бывших работников спустя месяц после увольнения попросил предоставить ему копии некоторых документов, связанных с работой, в том числе и копию его личной карточки. Разве мы обязаны ее предоставлять? Я всегда считала, что это внутренний кадровый документ.

: По Трудовому кодексу работодатель обязан бесплатно в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления выдать ему документы (их заверенные копии), связанные с работо й ст. 62 ТК РФ , например:

  • копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы, о премировании;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о заработной плате, о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР, о периоде работы у этого работодателя;
  • документы о прохождении обязательных аттестаций.

Что касается личной карточки, то тут нельзя с ходу дать однозначный ответ. Например, суды высказывали противоположные мнения. Одни говорили, что выдача копий личных карточек законом не предусмотрен а см., например, Определение Мосгорсуда от 20.06.2011 № 33-18698 , а другие, наоборот, утверждали, что право работника требовать копии «рабочих» документов распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у этого работодател я см., например, Постановление Президиума Мособлсуда от 08.02.2012 № 41 .

Мы решили узнать, что думают на этот счет в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Представляется, что личная карточка работника не относится к документам, копии которых работодатель обязан выдавать работнику. Ведь в карточке, как правило, находят отражение сведения, фиксируемые в других документах (например, в приказах, трудовой книжке, справках) либо содержащиеся в документах, уже имеющихся у самого работника (например, в паспорте, документах об образовании, о воинской служб е) ” .

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Однако, учитывая, что в личной карточке не содержится никаких секретных сведений, полагаем: если работник просит выдать ее копию, то его просьбу вполне можно удовлетворить.

Вести личные карточки обязаны все работодатели

У нас небольшая фирма. Работает всего несколько человек. Разве нам обязательно заводить на них личные карточки?

: Да, обязательно, а неведение личных карточек чревато для работодателя штрафами от трудинспекции. Это нам подтвердили в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Отсутствие личных карточек работников свидетельствует о нарушении работодателем требований законодательства о труде. Таким требованием является обязанность, установленная п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книже к утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 : с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Следовательно, личная карточка является документом, посредством которого выполняется требование нормативного правового акта. Если личные карточки не будут вестись, будет нарушено указанное требование. В то же время личная карточка — документ, в котором работодатель отражает свои решения для своего удобства.

Отсутствие личных карточек работников, а также неотражение в них информации о приеме на работу, о переводах, об увольнении нарушает указанное требование трудового законодательства, что, в свою очередь, повлечет за собой ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ” .

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Сведения в разделы III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» нужно вносить в соответствии с записями в трудовой книжк е п. 12 Правил . Если у вас коммерческая организация, то остальные сведения о работнике вносите в карточку в случае необходимости. И не бойтесь ошибиться, ведь обязательных требований по заполнению личной карточки нет.